So organisieren Sie Ihre Kontakte im CRM System

Es gibt viele verbreitete Kategorien, in die Kontakte und Kunden eingeteilt werden. Das beginnt bei der Einteilung in “Kunde" oder “Interessent", doch je nachdem was Ihre Firma verkauft und wie Sie mit Kontakten arbeiten, sind vielleicht ganz andere Einteilungen sinnvoll.

Schicken Sie zum Beispiel regelmäßig Broschüren oder Newsletter an Ihre Kontakte? Dann versehen Sie die entsprechenden Kontakte mit einem Tag im CRM System und Sie müssen nie wieder die Liste aller Kontakte durchgehen, sondern finden die richtigen Personen mit einem Klick und exportieren die Daten für das persönliche Anschreiben oder den Serienbrief. Damit Sie Ordnung bewahren und nicht ähnliche Tags mehrfach erstellen, werden bei der Eingabe ähnliche direkt Tags vorgeschlagen.

Anschließend finden Sie alle vergebenen Tags in der Übersicht Ihrer Personen. Dort können Sie alle Kontakte mit den gewünschten Tags filtern und zusätzlich nach Postleitzahl oder Stadt eingrenzen.

Übrigens: Um häufig genutzte Tags schneller zu finden oder zu Kategorien zusammenzufassen, können Sie Sonderzeichen wie '@' oder '#' nutzen. In der Abbildung haben wir zum Beispiel die Kontaktarten Kunde, Lieferant, Promoter und Sonstige mit dem '§' gruppiert. So bleibt zusammen was zusammen gehört.

Was zur Organisation von Personen funktioniert klappt natürlich auch bei Firmen und Ihren Angeboten im CRM System. Hier könnten Sie zum Beispiel Tags für die Produktkategorie oder die Herkunft der Chance vergeben, um einfach danach gruppieren zu können.

Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Kontakt-Organisation im CRM System. Sie werden Ihnen viel Zeit und Arbeit bei der Suche und dem hin- und her kopieren zwischen verschiedenen Quellen sparen.