Dubletten erkennen und entfernen im CRM System

Laut Wikipedia ist eine Dublette (Doublette) ein Datensatz in einer Datenbank, der redundant, d. h. mehrfach, vorhanden ist, dessen Redundanz aber aufgrund abweichender Schreibung nicht durch Prüfung auf gleiche Inhalte erkannt werden kann. Das stimmt auch soweit für Dubletten in einem CRM-System, jedoch mit einem Unterschied - eine Dublette im CRM kann sehr wohl erkannt werden! Doch zunächst zu den Ursachen.

Viele unserer Kunden haben ihre Kontakte in Excel und Outlook gepflegt, bevor Sie zu CentralStationCRM gewechselt sind. Es liegt in der Natur von Excel und Outlook, dass man ab einer gewissen Zahl an Kontakten den Überblick verliert und auf etwa auf Grund von Dubletten die Datenqualität senkt. Gesteigert wird dieses Phänomen nur noch, wenn mehrere Personen mit der Excel-Liste auf dem Netzlaufwerk arbeiten oder wenn Outlook versucht, die Kontakte mehrerer Outlook Installationen synchron zu halten. Dann kennt jeder die Situation, dass man Stunden damit verbringt einen Excel-Verteiler auf Vordermann zu bringen und zu aktualisieren, sich dann jedoch rausstellt, es sind unterschiedliche Versionen des Verteilers im Umlauf gewesen und die Kollegen haben eine andere Version aktualisiert - richtig ärgerlich und zeitfressend! Selbst in CRM Systemen ist das Problem von Dubletten verbreitet und auch CentralStationCRM-Nutzer waren davor bisher nur wenig gefeit. Zwar gibt es schon seit längerem eine Warnung, wenn man eine vermeintliche Dublette anlegt, allerdings hilft dies nicht bei großen Dateiimporten. Jetzt haben wir auch für das Dublettenproblem eine Lösung.

Wir haben einen Mechanismus entwickelt, der sämtliche Kontakte und / oder Firmen in Ihrem CentralStationCRM Account analysiert und Dubletten automatisch zusammenfasst. Als Kriterien für eine Dublette können Sie wählen zwischen der E-Mail-Adresse Ihrer Kontakte, dem Vor- und Nachnamen sowie einer Kombination aus Vorname, Nachname und der Firma. Während die E-Mail Adresse in der Regel ein eindeutiges Merkmal sein sollte und Dubletten klar identifiziert, ist die Erkennung von Dubletten anhand des Vor- und Nachnamen (bei Personen) nicht immer eindeutig. Sie können selbst am besten entscheiden, wie gut die Qualität Ihrer Daten ist und ob Sie bereits mit dem Vergleich von E-Mail Adressen den Großteil der Dubletten entfernen. Wenn dies nicht der Fall ist haben Sie zwei weitere Alternativen, um Ihren Datenbestand um Dubletten zu bereinigen. In unserer Hilfe finden Sie weitere Ausführungen und ein zusätzliches Beispiel zum entfernen von Dubletten.

Dublettenerkennung beim Datenimport

Damit mögliche Dubletten möglichst früh erkannt werden, gleichen wir die Adressen des Imports bereits mit bestehenden Daten im CRM-System ab. Dies geschieht auf Basis der Kombination aus gleichem Namen und der E-Mail-Adresse. Jedoch verhindern wir den Import der Daten nicht (es ist durchaus realistisch, dass Sie einen Thomas Müller mit einer info@konzern-Adresse zwei mal im System haben wollen, das es nur Namensvetter sind), sondern diese Kontakte werden nur als Dublette gekennzeichnet und es wird eine Vorschau generiert. So können Sie selbst im Anschluss entscheiden, ob es sich tatsächlich um redundante Datensätze oder nur um Namensvetter handelt.

Dublette erkannt - wie geht es jetzt weiter?

Wenn wir eine Dublette festgestellt haben werden alle verknüpften Daten (z.B. Telefonnummer, Anschrift, Tags) ebenfalls auf Dubletten kontrolliert und in einer neuen Person oder Firma zusammengefasst. Ein Beispiel:

Die Dublettensuche nach Vor- und Nachname würde Herrn Müller als Dublette erkennen und zu einer Person zusammenfassen. Diese Person verfügt dann über die E-Mail Adresse, die Telefonnummer und Adresse sowie alle drei Tags. Alle Aufgaben, Notizen, Verbindungen und Dateianhänge werden ebenfalls der neuen Person zugeordnet. Es gehen Ihnen also keine Information verloren, ganz egal an welcher der Personen sie zuvor abgelegt waren.

Sie können sich vorstellen, dass der Vergleich aller Personen und der dazugehörigen Stammdaten je nach Umfang Ihres Accounts einige Zeit in Anspruch nimmt. Daher wird die Bereinigung der Dubletten im Hintergrund durchgeführt und Sie werden ähnlich wie bei einem Dateiimport benachrichtigt, sobald Ihr Account um die Dubletten bereinigt ist.

Die Bereinigung ist eine der Funktion, welche Sie nicht rückgängig machen können. Daher ist sie dem Account Inhaber vorbehalten. Insbesondere der Abgleich anhand von Vor- und Nachname sollte nur durchgeführt werden, wenn Sie sicher sind keine zwei real unterschiedliche Personen mit exakt gleichem Vor- und Nachnamen in Ihrem Account zu haben. Der Abgleich anhand der E-Mail Adresse ist in der Regel eindeutig.

Wir hoffen die Dubletten Bereinigung erhöht die Datenqualität in Ihrem CRM System und hilft Ihnen.