5 Tipps für ein kundenfreundliches Kontaktformular auf Ihrer Webseite

Ein Kontaktformular ist für die Besucher Ihrer Website, für Interessenten und Kunden ein einfacher und komfortabler Weg, um direkten Kontakt mit Ihnen aufzunehmen - so zumindest der Optimalfall. Manchmal fragen Kontaktformulare aber auch so viele Informationen für eine eigentlich kleine Anfrage ab, dass man gar keine Lust mehr hat, sie auszufüllen. Oder sie sind irgendwo ganz ganz weit unten links in der Ecke so gut versteckt, dass man sie erst gar nicht findet. 

Wie so oft geht es auch bei dem Inhalt und dem Aussehen eines Kontaktformulars um einen möglichst großen Komfort für den Benutzer. Unsere 5 Tipps geben Ihnen ein gutes Gefühl und ein paar Hinweise an die Hand, damit Sie wissen, worauf es bei einem guten Kontaktformular ankommt. 

1. Zeigen Sie Ihr Kontaktformular

Wenn Sie möchten, dass Ihr Kontaktformular genutzt wird, dann müssen Sie es zeigen. Binden Sie das Formular an mehreren Stellen auf Ihrer Website ein, um den Kontakt zu Ihnen möglichst schnell herstellen zu können. Dabei sollten Sie natürlich darauf achten, dass nicht alles nach "Nehmen Sie doch bitte endlich Kontakt auf!" schreit, sodass es nicht aufdringlich wirkt. 

Sie könnten das Formular beispielsweise auch direkt in Ihren Content oder auf Ihre Landingpages einbinden, wenn es Sinn macht. Das vermeidet einen langen "Klick-Weg" durch Ihre Website, bis der Nutzer letztendlich beim Kontaktformular angekommen ist. Jeder zusätzliche Klick ist nämlich eine Hürde für den Nutzer und nur eine weitere Möglichkeit, die Website zu verlassen.

2. Halten Sie das Kontaktformular kurz, knapp und einfach

Niemand füllt gerne lange Formulare aus. Mit jedem zusätzlichen Feld, insbesondere mit Pflichtfeldern, verringern Sie die Chance darauf, dass jemand mit Ihnen Kontakt über Ihr Formular aufnimmt. Zügeln Sie sich also bei der Menge an Informationen, die gegeben werden sollen. 

Damit das Ausfüllen des Kontaktformulars so einfach wie möglich wird, können Sie vorausgefüllte Felder nutzen. Hinterlegen Sie in jedem Feld den erforderten Text beispielsweise in grauer Schrift, damit der Interessent sofort weiß, was er wie eingeben soll. Gerade bei Daten wie der Telefonnummer können Fehler und somit Frustration entstehen, wenn sie in einem bestimmten Format (0221-12345 oder +49 221 12345) gefordert sind, was aber nicht direkt ersichtlich ist.

Bevor Sie Ihre Interessenten nach allen möglichen Daten fragen, fragen Sie zunächst einmal sich selbst: "Welche Daten brauche ich von dem Interessenten wirklich?" Wenn Sie etwas per Mail schicken, brauchen Sie nicht die vollständige Adresse. Außerdem könnten Sie fehlende Daten immer noch dann erfragen, wenn der Kontakt über das Formular bereits hergestellt wurde. Am Ende zahlt es sich aus, auch wenn Sie etwas mehr eigene Recherche machen müssen, bevor Sie adäquat auf die Kontaktanfrage reagieren können. 

Dabei spielt auch der Datenschutz eine Rolle. Niemand gibt gern zu viele sensible Informationen über sich preis, wenn er nicht weiß, wofür sie genutzt werden. Verlagen Sie also sensible Daten, die Sie nicht unbedingt zur Beantwortung einer Frage brauchen, entweder gar nicht, oder zumindest nicht als Pflichtfeld, damit die Kontaktaufnahme nicht daran scheitert.

3. Das Webformular muss ansprechend sein

Achten Sie bei der Gestaltung des Formulars auf ein ansehnliches Äußeres. Niemand liest gerne Textwüsten ohne Struktur. Sorgen Sie für eine sinnvolle Struktur, zum Beispiel indem Sie die wenigen obligatorischen Informationen gesammelt am Anfang des Formulars abfragen und darunter nur noch einige freiwillige Informationen sammeln. Farbakzente, zum Beispiel bei dem Knopf zum Abschicken des Kontaktformulars, sorgen außerdem für eine ansprechende Optik. 

Am Ende Ihres Kontaktformulars sollte eine klare Handlungsaufforderung stehen: Hier klicken!

4. Geben Sie ein klares Feedback

Stellen Sie sicher, dass das Formular in jedem Fall funktioniert. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, aber die Praxis zeigt, dass viele Kontaktformulare genau das nicht tun. Im schlimmsten Fall funktioniert das Abschicken nicht, obwohl alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Nur sehr interessierte Besucher werden dann nach einer alternativen Kontaktmöglichkeit suchen, die meisten sehen Sie nie wieder. 

"Ihre Anfrage ist bei uns eingegangen - vielen Dank! Wir melden uns in der Regel innerhalb von zwei Tagen bei Ihnen zurück."

Nach dem Abschicken sollte der Nutzer ein gutes Gefühl haben und sehen, dass Ihr Kundenservice funktioniert. Er sollte wissen, dass die Nachricht bei Ihnen angekommen ist und was als nächstes passiert. Geben Sie zum Beispiel direkt über Ihrem Formular eine grobe und realistische Antwortzeit an, in der der Nutzer mit einer Rückmeldung rechnen kann. Das schafft Vertrauen und lässt den Interessenten nicht im Dunkeln stehen.

Bei mir bleibt nach dem Abschicken häufig die Frage, ob meine Nachricht auch wirklich übertragen wurde - insbesondere wenn die Webseite zuvor schon an der einen oder anderen Stelle “wackelig” war. Geben Sie Ihrem Interessenten daher ein deutliches Signal, dass alles korrekt funktioniert und seine Zeit gut investiert war. Dann wird er positiv gestimmt auf Ihre Antwort warten. 

5. Machen Sie es sich leicht mit einer CRM Integration 

Ein letzter Tipp, der es Ihnen auch noch einfacher macht: Verknüpfen Sie Ihr Kontaktformular mit Ihrem CRM-System, wenn Sie eines nutzen. Wenn dann ein Interessent oder Kunde mit Ihnen Kontakt aufnimmt, wird er automatisch im CRM angelegt und Sie sparen sich das mühevolle und fehleranfällige Kopieren der hinterlegten Daten. 

Viele CRM Systeme bieten eine Integration, wie beispielsweise unser CentralStationCRM Kontaktformular für Ihre Webseite.

Viel Erfolg bei der Erstellung Ihres Kontaktformulars!

Wir hoffen, unsere Tipps helfen Ihnen dabei. 

Möchten Sie mehr zu Kundenservice oder Kundenbindung lesen? Vielleicht wäre unser Artikel über Dialogmarketing was für Sie!

Oder haben Sie Interesse an Allgemeinen Infos zu Marketing für KMU? Auf unserem Blog ist sicherlich noch etwas Spannendes für Sie dabei.