Das Verfassen von Notizen bei Firmen ist eine der Funktionen, über die wir uns monatelang den Kopf zerbrochen haben. Ist es sinnvoll oder nötig, dass man Notizen, E-Mails und mehr auch bei Firmen ablegen kann? Unsere Antwort liefern wir heute als neue Funktion.
Bislang war unsere Antwort auf die Frage nach Notizen für Firmen ein klares Nein. Die Idee dahinter: Kommuniziert wird mit Personen, nicht mit der Firma selber. Damit Notizen oder Dokumente nicht versehentlich bei der Firma statt bei dem eigentlichen Gesprächspartner abgelegt werden, haben wir erst gar keine Notizen zu Firmen erlaubt. Auf der Firmenseite haben wir als Komfort-Funktion alle Notizen und Ereignisse zu den Mitarbeitern in der Firma zusammengefasst.
Immer wieder haben wir die Frage gehört, warum man keine Notizen bei den Firmen hinterlassen kann. Meistens wurde erwartet, dass man dadurch Zeit bei der Eingabe speichert. Unsere Argumentation, dass man durch die konsequente Speicherung bei Personen eindeutige Zuordnungen zu den Ansprechpartnern hat, wurde von den meisten unserer Kunden geteilt.
Doch stießen wir immer wieder auf zwei Punkte, bei denen eine Firmennotiz durchaus sinnvoll ist. Intern haben wir das Thema häufig diskutiert, verworfen und neu gedacht, was auch die ausführliche Diskussion im Projektmanagement zeigt (hier nur eine Diskussion).
Der erste sinnvolle Fall aus unserer Sicht ist die Kaltakquise. Hier importieren viele unserer Kunden zunächst potentielle Firmen, um diese im Anschluss zu kontaktieren (bei Kaltakquise mit konkreten Ansprechpartnern tritt das Problem nicht auf). In den ersten Schritten der Akquise gibt es jetzt nur das Hintergrund Feld der Firma, um Informationen zu speichern. Bei einer Telefonakquise landet man vielleicht zunächst nur in einem Helpdesk, erhält eine Durchwahl aber noch keinen Ansprechpartner. In dem Fall ist es noch nicht sinnvoll eine Person anzulegen, jedoch möchte man die erste Kontaktaufnahme vielleicht dokumentieren.
Ein anderer Fall tritt auf, wenn man mehr oder weniger Zufällig über eine Information zu einem seiner Kunden stolpert. Vielleicht lesen Sie über den Strategiewechsel eines Bestandskunden und möchten die Information für eines Ihrer nächsten Gespräche als Aufhänger nutzen. In dem Fall fehlt ebenfalls eine Möglichkeit zur Speicherung der Information auf der Firmenseite.
Damit der Unterschied von Notizen bei Personen und Firmen auch intuitiv unterscheidbar bleibt, haben wir uns gegen die einfache Übernahme des Notizmodells von Personen zu Firmen entschieden. Damit der Unterschied deutlich wird, gibt es bei Firmen ab sofort “Recherche Notizen”. Diese erhalten ein eigenes Badge (das farbige Symbol vor der Notiz) und sind weniger prominent auf der Firmenseite.
Außerdem wird bei der Erstellung der Firmennotiz die Zuordnung zu einer Person angeboten, falls bereits Mitarbeiter zu der Firma angelegt sind. Sie können also von der Firmenseite auch Notizen bei einem Mitarbeiter der Firma anlegen.
Als Faustregel gilt: haben Sie die Information von einem Ihrer Kontakte, dann sollte die Notiz auch dort angelegt werden. Geht es um allgemeine Informationen zur Firma oder haben Sie noch keinen Kontakt bei der Firma, so gehört die Information als Recherche Notiz auf die Firmenseite.
Wir hoffen die neue Möglichkeit unterstützt Sie in der Arbeit mit Ihren Kontakten.
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