Was ist CRM und ein CRM-System? ► Ratgeber
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Was ist CRM? Und was ist ein CRM-System?

CRM

CRM Definition

CRM ist die Abkürzung des englischen Begriffs Customer Relationship Management. Zu deutsch: Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Pflege von Kundenbeziehungen. Durch die Ausrichtung interner Unternehmensprozesse mithilfe spezieller Software (CRM-Systeme) sollen die Akquise von Neukunden und die Pflege von Bestandskunden vorangetrieben werden. Es geht also darum, Kundenbeziehungen systematisch aufzubauen und langfristig zu erhalten.

Was ist CRM?

Customer Relationship Management beschreibt den unternehmerischen Ansatz, die Beziehung zu Kunden und Interessenten nicht dem Zufall zu überlassen, sondern sie aktiv zu gestalten. 

Oder wie es in der CRM-Definition von Wikipedia heißt:

"(...) die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse." 

Ziel ist es, auch bei hohen Kundenzahlen eine individuelle und persönliche Kommunikation sowie einen guten Service zu gewährleisten. Es geht also nicht allein um die CRM-Software, sondern um die gesamte Philosophie. Konkret betrifft das vor allem den Vertrieb, das Marketing und den Support.


Wofür brauche ich ein CRM? Infografik CentralStationCRMWofür brauche ich ein CRM? Infografik CentralStationCRM

Was ist ein CRM-System?

In einem CRM-System laufen alle Fäden erfolgreicher Kundenbeziehungen zusammen. Das beinhaltet  zum Beispiel Tätigkeiten, um Kundendaten wie Adressen und E-Mails zu verwalten. Es geht aber je nach Software noch weit darüber hinaus. 

Typische Funktionen sind:

  • Pflege von Stammdaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten)
  • Speicherung der Kontakthistorie (E-Mails, Telefonnotizen)
  • Kundenselektion (Filterung nach Kriterien wie Umsatz, Region, Branche)
  • Dokumentenmanagement 
  • Aufgabenverwaltung und Projektmanagement
  • Kalender und Terminverwaltung 

Mit der richtigen Software können Unternehmen ihre Kunden und Leads gezielt und umfassend betreuen. Das steigert die Chance auf langfristige, profitable Geschäftsbeziehungen.

Es ist gemeinhin bekannt: Es ist viel teurer, laufend Neukunden und Leads zu akquirieren, als Stammkunden erneut zum Kauf zu bewegen. Hohe Kundenbindung bedeutet jedoch eins ganz besonders: Ein Anbieter kann auch nach Jahren noch das Verhältnis mit einem Käufer nachvollziehen. 

Handelte es sich beispielsweise um einen einmaligen Kauf oder um einen Stammkunden, ging es eher um kleine Produkte oder um große Projekte? Wer waren die Ansprechpartner? Um Fragen wie diese beantworten zu können, braucht es systematische Prozesse. Und die bietet eine CRM-Software.

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Was ist CRM und wann ist es sinnvoll für Ihr Unternehmen?
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Unterschiedliche CRM-Ansätze

Innerhalb des Customer Relationship Managements gibt es verschiedene Schwerpunkte. Die jeweiligen Modelle sind abhängig von der Größe des Unternehmens und deren Geschäftsmodell.

Jeder Ansatz bietet einen eigenen Blick auf den Kunden. Hieraus ergeben sich die Anforderungen  an das jeweilige System. 

Die verschiedenen Ansätze im Überblick:

Operatives CRM

Ein operatives System ist die Grundlage für die laufende Kommunikation mit den Kunden. Speziell der Vertrieb und der Support, aber auch Abteilungen wie das Marketing profitieren von sauber dokumentierten Prozessen.

Ziel ist, die Kundenzufriedenheit zu steigern, indem die Adressdaten stets aktuell sind. Die Teams halten Interaktionen mit Kunden und Interessenten fest, um relevante Themen zum passenden Zeitpunkt gezielt zu platzieren.

Insbesondere kleine Unternehmen sowie Dienstleister im B2B-Geschäft profitieren von einer operativ ausgerichteten Kundenverwaltung. Hier liegt oft viel Potenzial verborgen, um schon kurzfristig den Umsatz zu steigern. 

Der persönliche Kontakt ist einer der größten Vorteile für KMU (kleine und mittlere Unternehmen). Diesen müssen sie nutzen, um die Beziehung zu Leads und Bestandskunden positiv zu gestalten. Das bedeutet nicht nur höhere Kundenzufriedenheit und stabilere Beziehungen, sondern auch langfristige Bindung.

Kollaboratives CRM

Im kollaborativen Customer Relationship Management liegt der Fokus auf den Interaktionen der Mitarbeiter untereinander. Es ist eine wichtige Voraussetzung für loyale Kundenbeziehungen, dass Teams gut zusammenarbeiten können. Ein gutes System unterstützt diese Dynamik. 

In der Praxis heißt Kollaboration beispielsweise, dass alle User auf die gleichen Daten zugreifen. Egal ob der Vertriebsmitarbeiter beim Kunden vor Ort oder der Support im Büro. 

Jeder hat Zugriff auf laufende Prozesse. Kurzfristige Änderungen von Kundendaten gibt das System in Echtzeit wieder. Darüber hinaus ermöglicht diese Form der Kollaboration, dass verschiedene Abteilungen an Projekten oder Datensätzen arbeiten können. Selbst, wenn sie nicht am selben Ort sitzen. 

Dazu gehört auch die Benachrichtigung von Mitarbeitern, wenn Kollegen etwas ergänzen, oder dass User die Einträge von anderen kommentieren können. Die Kommunikation innerhalb der CRM-Lösung erhöht nicht nur die Transparenz für alle Mitglieder des Teams. Sie verhindert vor allem viele unnötige E-Mails und Meetings.

Analytisches CRM

Bei analytisch ausgerichteten Konzepten steuert und beurteilt ein Unternehmen seine Beziehungen auf Basis von Kennzahlen. Hierbei basiert insbesondere die Arbeit von Marketing und Vertrieb auf KPIs (Key Performance Indicators) wie dem Net Promoter Score und der Churn Rate.

Der Bedarf an Analytik steigt mit der Größe des Unternehmens sowie Art und Umfang der Kundendaten. Kontakte werden eher als Nummern denn als konkrete Personen geführt und statistisch ausgewertet. Derartige Prozesse nehmen zu, je umfangreicher die Datenbank eines Unternehmens ist. 

Ein Konzern wird nicht jeden einzelnen Kunden persönlich betreuen, sondern maximal einige Großkunden (Stichwort: Key Accounting). Gleiches gilt für Anbieter von Konsumgütern oder Produkten im unteren Preissegment. 

Niemand kann zu tausenden Kunden, die im Web-Shop mal ein T-Shirt bestellen, eine persönliche Beziehung aufbauen. Hier zählt nur die Skalierung. Das heißt mittels KPIs (Key Performance Indikatoren) die Konversion zu optimieren: von unqualifizierten Adressen, zu Interessenten und schließlich zu Käufern. 

Es herrschen große Unterschiede im Umgang mit Kundendaten und Interaktionen. Eine stark analytische Denke bringt einige Probleme mit sich. Zum einen bietet CRM-Software, die stark auf Kennzahlen ausgerichtet ist, dem Nutzer selten die Möglichkeit, seine Kundenkontakte individuell zu gestalten.

Zum anderen muss das Analysetool sehr viele Daten erfassen. Denn nur dort, wo viele Daten vorhanden sind, können diese auch analysiert werden. 

Die Folge: Es geht sehr viel Zeit drauf für die Erfassung von Kundendaten rund um Leads und co. Darunter leidet die persönliche Betreuung von Interessenten und Bestandskunden.

Welche CRM-Ansätze gibt es. Infografik von CentralStationCRM Welche CRM-Ansätze gibt es. Infografik von CentralStationCRM

Das richtige CRM-System für KMU

Vor der Einführung einer CRM-Lösung sollte man sich genau überlegen, wo der Schwerpunkt der eigenen Maßnahmen liegt. Diese Entscheidung hängt neben der Unternehmensphilosophie auch stark von der Unternehmensgröße ab. 

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bedeutet analytische CRM-Software oft erheblichen Zeitaufwand. Das frisst Geld und lohnt sich in der Regel nicht. Die vielen, teuren Funktionen  brauchen solche Betriebe schlichtweg nicht. Auch personell wäre die Einführung des Tools alles andere als wirtschaftlich. 

Die große Chance kleiner Unternehmen liegt in den operativen und kollaborativen Möglichkeiten eines CRM-Systems. Eine große Anzahl an Auswertungen und Berichten stört dabei nur und bremst das Team.

Es muss leicht fallen und Spaß machen, Kundenbeziehungen im Alltag zu managen. Das heißt, es soll Mitarbeitern im Vertrieb innen und außen Zugriff bieten und die Kommunikation im Team fördern

Hier haben kleine Unternehmen den größten Hebel. Sie können schon mit überschaubaren Maßnahmen, wirksame Ergebnisse erzielen.

Welche Metriken sind für KMU wirklich wichtig?

Hier finden Sie relevante Kennzahlen

Technische Hintergründe von CRM-Systemen

Wie Software grundsätzlich können auch CRM-Systeme auf drei Arten genutzt werden:

  • lokal auf dem eigenen PC
  • auf einem eigenen Server im Unternehmens (on promise)
  • als Cloud-Lösung (SaaS)

Im letzten Fall betreibt der CRM-Anbieter die Software auf eigenen Servern und die Nutzer haben über das Internet Zugriff auf ihre Daten. 

Jede Art der Installation hat ihre Vor- und Nachteile, abhängig von der geplanten Nutzung. 

Vorteile und Nachteile unterschiedlicher CRM-Systeme

Lokale Installation

Geeignet für: Technisch versierte Einzel- und Gelegenheits-User.

Vorteile:

  • Volle Datenhoheit
  • Relativ preiswert

Nachteile:

  • Nur auf dem jeweiligen PC nutzbar, nicht mobil
  • Kein Team-Work mit Kollegen
  • Selbstständige Absicherung gegen Hacker nötig
  • Selbst verantwortlich für Backups
  • Kaum Hilfe in Support-Fällen

Client-Server

Geeignet für: Unternehmen mit mehr als 50 Usern und bestenfalls fachkundigem IT-Personal.

Vorteile:

  • Datenhoheit ggf. im Unternehmen
  • Auf verschiedenen Geräten nutzbar, auch mobil
  • Je nach System viele Anpassungen und Anbindungen möglich
  • Umfangreiche Open-Source-Lösungen verfügbar

Nachteile:

  • Verlangt entweder interne IT-Infrastruktur oder Dienstleister
  • Technisches KnowHow nötig
  • Meist erst bei höheren Mitarbeiterzahlen rentabel
  • Aufwändigere Einrichtung mit Anfangsinvestitionen

Cloud-basiert / SaaS

Geeignet für: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige und Startups.

Vorteile:

  • Schnelle Einrichtung
  • Keine Anfangsinvestitionen
  • Ausgerichtet auf schnelle und flexible Nutzung
  • Wenig technisches KnowHow nötig
  • Mobil, orts- und geräteunabhängig nutzbar (Webbrowser reicht)

Nachteile:

  • Datenhoheit nicht in-house
  • Online-Verbindung nötig

7 Funktionen, die Ihr CRM-Tool auf jeden Fall bieten muss

Screenshot: Sie bearbeiten Sie Personen in der CRM Lösung CentralStationCRMScreenshot: Sie bearbeiten Sie Personen in der CRM Lösung CentralStationCRM

1. Strukturierte Erfassung und Pflege von Kundendaten

Die Pflege von Datensätzen muss im Tagesgeschäft nebenher funktionieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass sie sonst oft auf der Strecke bleibt. Deswegen sollte eine CRM-Software Ihnen die Arbeit so einfach wie nur möglich machen.

CentralStationCRM KommunikationshistorieCentralStationCRM Kommunikationshistorie

2. Übersichtliche Kommunikationshistorie 

Der Dialog mit der Zielgruppe ist der Kern von CRM. Damit keine Infos durchrutschen, müssen Sie sich auf Abruf einen klaren Überblick verschaffen können. 

Und wie? Protokollieren Sie im System schnell und einfach, wer wann was besprochen hat. Damit haben Sie die aktuellsten Informationen immer direkt zur Hand. Das Ganze funktioniert natürlich für alle Nutzer. So werden individuelle Absprachen zentral an einer Stelle gespeichert.

Screenshot von Nutzerverwaltung & Sicherheit in der CRM-Lösung CentralStationCRMScreenshot von Nutzerverwaltung & Sicherheit in der CRM-Lösung CentralStationCRM

3. Zusammenarbeit mehrerer Benutzer:innen

In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen betrifft das Thema Kundenbeziehungen mehr als eine Person oder Abteilung. Die effiziente Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzer:innen ist damit eine der wichtigsten CRM-Funktionen. 

Um die Zufriedenheit und Kundenbindung zu steigern, sollte jede betroffene Person konstant über laufende Prozesse im Bilde sein. Eine zentral geregelte, individuelle Kontakthistorie ist dabei besser als unübersichtliche E-Mails.

Screenshot aus CRM-Lösung CentralStationCRM mit Kalender- & Aufgaben-AnsichtScreenshot aus CRM-Lösung CentralStationCRM mit Kalender- & Aufgaben-Ansicht

4. Integrierter Kalender mit Aufgabenmanagement

Neben den reinen Kontaktdaten Ihrer Kundschaft spielen im Tagesgeschäft vor allem die Verwaltung von Terminen und Aufgaben eine wichtige Rolle. Die Verknüpfung beider Bereiche – Kontakte und Kalender – ist sehr wichtig, damit Sie geplante Maßnahmen auch konsequent umsetzen und Aufgaben weiteren Nutzern zuweisen können. 

Verbinden Sie daher Ihr CRM-System mit Ihrem bestehenden Kalender. Das vermeidet doppelte Arbeit und Sie haben Ihre Termine immer im Blick.

5. Überblick über die Vertriebspipeline

Aktuelle Beziehungen sind das eine, laufende Neukundengewinnung das andere. Ein CRM-Tool ist enorm hilfreich, wenn Sie regelmäßig und strukturiert Akquise betreiben möchten. Sie werden sehen, dass neue Leads viel einfacher in Ihren Verkaufstrichter nachrutschen, wenn Sie eine klare Strategie fahren.

CentralStationCRM Software-IntegrationenCentralStationCRM Software-Integrationen

6. Integration externer Anwendungen 

Kleinere Unternehmen sind häufig überfordert mit den gängigen CRM-Systemen, die vermeintlicher Weise alles können. Daher gilt: “Reduce to the max!” Die Anbindung an einige ausgewählte, externe Programme bringt letztlich mehr als monatelange Einarbeitung in umfangreiche, hochkomplexe Tools. 

Es wäre nicht das erste Mal, dass ein Unternehmen ein System wieder verwirft, nachdem es viel Zeit und Geld in dessen Einführung gesteckt hat. Kein Wunder: Je mehr eine Software kann, desto schwerer fällt die Einschätzung, ob sie zu den eigenen Abläufen passt. Schonen Sie lieber Ihre eigenen Nerven, die Ihrer Belegschaft und nicht zuletzt auch Ihr Konto.

CentralStationCRM 2-Faktor-Authentifizierung DatenschutzCentralStationCRM 2-Faktor-Authentifizierung Datenschutz

7. Sicherheit und Datenschutz 

Seit Einführung der DSGVO ist Datenschutz ein besonders heißes Thema. Doch unabhängig von Pflichten gegenüber Ihren Kontakten sollten Sie Folgendes beachten: 

  • Wo stehen die Server Ihrer CRM-Software? 

  • Wie sind Ihre Daten gesichert? 

  • Werden regelmäßig Backups gemacht? 

Datensicherheit ist nicht nur ein rechtliches Thema. Ein möglicher Verlust so wertvoller Informationen hätte gravierende wirtschaftliche Auswirkungen für Ihr Unternehmen – vom Vertrauensverlust Ihrer Kunden einmal ganz abgesehen.

Welches CRM-System ist das richtige?

Unsere Empfehlung: 

Machen Sie sich bewusst, wo die Schwerpunkte Ihrer Kundenbeziehungen liegen sollen. Wie hoch ist die Anzahl an potenziellen Nutzern? Wie sollen die Kollegen damit arbeiten? 

Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist eine SaaS-Lösung die richtige Wahl. 

Als kleine Firma ohne ausgewiesene IT-Kompetenz im eigenen Haus reduzieren Sie technische Herausforderungen auf ein Minimum und der Support hilft Ihnen schnell weiter. Außerdem ist der Software-Anbieter für alle Updates und Backups verantwortlich und nicht Sie selbst.

Hintergründe und Historie zu CRM

CRM Nutzung Desktop, Tablet, SmartphoneCRM Nutzung Desktop, Tablet, Smartphone

Customer Relationship Management wird heutzutage mit wesentlich mehr Analytik verbunden, als noch vor einigen Jahren. Das ist sicherlich einem größeren Datenreichtum geschuldet. 

Firmen können heute Nutzer und deren User-Verhalten quer durchs Netz verfolgen, aber das ist es nicht allein.

Warum ist Kontaktverwaltung heute oft datengetrieben?

Ein kurzer Ausflug in die Historie von Kundenbeziehungen bis hin zu den heutigen CRM-Lösungen:

Am Anfang stand die direkte Beziehung zu Kunden und Interessenten. Tante Emma kannte in ihrem Laden alle noch persönlich, sie wusste um die Bedürfnisse ihrer Kundschaft. 

Nach und nach führte Massenproduktion zu enormem Wachstum vieler Firmen. Leider verloren sie dadurch langsam den Kontakt zu ihren Käuferinnen und Käufern. Die Prozesse wurden immer unpersönlicher.

Die Kundenbetreuung entwickelte sich zur Massenabfertigung, was die Abnehmerschaft natürlich gemerkt hat. Die Folge war eine geringe Kundenzufriedenheit und -loyalität. Bei der erstbesten Gelegenheit wechselten ehemals treue Interessenten ihren Anbieter. 

Um dieses Problem in den Griff zu bekommen wurde ein neues und ganzheitliches CRM-Konzept ins Leben gerufen. Damit einher gingen Prozesse wie das Key Accounting, also die "Ein-Ansprechpartner"-Philosophie, egal bei welchem Problem. 

Der Kunde sollte möglichst gut und gleichzeitig persönlich behandelt werden. Er sollte problemlos den Service bekommen, den er benötigt. Selbst wenn das für das Unternehmen bedeutete, seine Beziehungen aufwändig zu verwalten.

Die Entwicklung von CRM im Laufe der Zeit. Infografik von CentralStationCRMDie Entwicklung von CRM im Laufe der Zeit. Infografik von CentralStationCRM

Negative Auswirkungen zu vieler Kennzahlen

In den 2000er Jahren kam allerdings wieder das Streben nach Effizienz, Produktivität und mehr Performance auf den Schirm. Es entstanden variable Vergütungsmodelle und stärkeres Controlling.

Unternehmen verfolgten ihre Zielgruppen auf verschiedensten Kanälen. Das Ziel: mehr aus den Kundendaten herausholen. 

Es ging nicht um den einzelnen Kunden. Den kannte der jeweilige Vertriebsmitarbeiter oder Key-Account-Manager ja bereits gut. Es ging darum, Gruppen zu bilden und Prozesse der Kundenbindung zu automatisieren.

Was in der Theorie sinnvoll und praktisch klingt, birgt in der Praxis Probleme. Dieses Effizienzdenken in nackten Kennzahlen führte zu CRM-Lösungen, die dem Benutzer bis heute kaum noch Spielraum für individuelle Interaktionen lassen. 

Die Teams sind so mit der Eingabe von Basisdaten beschäftigt, dass die Betreuung des einzelnen Kunden darunter leidet. Key-Performance-Indikatoren (KPIs) werden in sogenannte “Balanced Scorecards” und “Dashboards” übertragen, um den Vertrieb aus der Vogelperspektive zu steuern. 

Damit es möglichst viele Kennzahlen erheben kann, braucht das Management Zugriff auf detaillierte Kundendaten. Also muss der Vertrieb allerhand Informationen erfassen und eintragen. Auch, wenn das weniger Zeit für heiße Leads bedeutet.

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Vorteile und Ziele von CRM – mehr als Adressverwaltung

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Die Vorteile eines CRM-Systems zeigen sich an verschiedenen Punkten im Marketing- und Vertriebsprozess

  • bei der Segmentierung Ihrer Zielgruppen
  • vor der Kontaktaufnahme durch strukturierte Akquise
  • während der Geschäftsanbahnung mit dem Lead
  • bei der Kommunikation mit potenziellen Interessenten & Bestandskunden
  • beim Abschluss & zukünftigen Kundenbindung

Durch sauberes Kundenmanagement können Sie jeden Lead besser und individueller bedienen. Ihre Kontakte werden schnell merken, dass Sie Wert auf nachhaltige Beziehungen legen. Wenn Sie etwa sofort wissen, was Ihr Interessent wann und mit wem vereinbart hat, wird er schnell Vertrauen fassen.

Wie hilft Ihnen ein CRM-System nach dem Abschluss?

Wenn der Deal erst einmal gemacht ist, hilft Ihnen eine gute Lösung bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit. Indem Sie als Anbieter auch im Falle eines Problems oder einer Rückfrage kompetent und gut vorbereitet reagieren, hinterlassen Sie einen bleibenden Eindruck. 

Es ist naheliegend, dass sich eine höhere Zufriedenheit auch auf die Quote der Wiederkäufer auswirkt. So schaffen Sie es, eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen, Ihr Gegenüber wird es mit seiner Loyalität danken.

Kundenloyalität spart bares Geld

Sie profitieren von der neuen Kundenloyalität nicht zuletzt durch Einsparungen im Marketing. Denn zufriedene Bestandskunden empfehlen sie gerne weiter. Sie berichten ihren Bekannten und Geschäftspartnern von ihren positiven Erfahrungen und bescheren Ihnen damit regelmäßig neue Leads.

Mit dem richtigen Tool entwickeln Sie ertragreiche CRM-Prozesse

Am Ende des Tages beschert Ihnen Ihre Software mehr Umsatz. Ganzheitliches Customer Relationship Management wirkt sich positiv auf den Unternehmenserfolg aus - und zwar langfristig. 

Sie sehen, es braucht kein komplexes Controlling- und Kennzahlensystem, um Profit und Erlöse in die Höhe zu treiben. Extensives Controlling frisst täglich Zeit und Nerven aller Beteiligten. 

Die Erkenntnisse aus diesen umfangreichen Daten muss Ihr Team erstmal mal in wirksame Maßnahmen übertragen. Von der Umsetzung ganz zu Schweigen. Das alles kostet viel Zeit. 

Noch bevor Sie positiven Folgen erwarten können, müssen Sie den Verlust an Produktivität erstmal wieder ausgleichen.

Insbesondere KMU können das nicht leisten. Stattdessen endet es häufig in einvernehmlichem Nicken: "Wir müssten mal..." Wenn sich alle in einer Organisation jedoch auf den Kunden und seine Bedürfnisse konzentrieren, kommt der Erfolg fast von alleine. 

Doch dafür ist eines besonders wichtig: Nur mit einem einfachen, intuitiven CRM-System können kleine Teams gewinnbringend und motiviert arbeiten. Nur so funktioniert es auf Dauer.

Damit verfolgt CRM die gleichen Grundsätze wie Partner Relationship Management (PRM) und Supplier Relationship Management (SRM). Es geht um das Management von Beziehungen: auf der einen Seite zu Kunden, auf der anderen zu Partnerunternehmen (PRM) und zu Zulieferern (SRM). 

Persönliche, nachhaltige Interaktionen sind ein wichtiges Glied in der Wertschöpfungskette.

Die wichtigsten CRM-Funktionen im Überblick. Infografik von CentralstationCRMDie wichtigsten CRM-Funktionen im Überblick. Infografik von CentralstationCRM

CRM aus Sicht des Kunden

Gute und funktionierende Beziehung äußert sich aus Sicht des Kunden vor allem in einem besseren, persönlicheren Service. Er fühlt sich mit seinem Anliegen ernst genommen und verstanden, weil sein Ansprechpartner direkt einen Kontext hat. Der Servicemitarbeiter kennt direkt den Verlauf und die individuelle Vorgeschichte.

Warteschleifen für Rückfragen bei Kollegen oder die Suche nach Dokumenten entfallen. Gute CRM-Systeme bieten alle Kundeninformationen zentral an einem Ort. 

So haben Nutzerinnen und Nutzer unterschiedlicher Abteilungen alles griffbereit, um sich ein Bild über die Situation zu machen. Das spart Zeit und Nerven und erhöht die Chance, Kunden langfristig zu binden.

7 Zeichen, dass ein CRM-Tool im Unternehmen benötigt wird

1.) Kunden beschweren sich über chaotische Organisation.

2.) Kundendaten liegen an vielen Stellen gleichzeitig.

3.) Es ist nicht mehr klar, wer wann mit wem gesprochen hat.

4.) Gesprächsnotizen gehen im Tagesgeschäft unter.

5.) Die Teams haben das Gefühl, nicht effizient zu arbeiten.

6.) Im Team gibt es keine Transparenz & kaum Absprachen.

7.) Die Suche nach Notizen, Dokumenten und aktuellen Stammdaten nimmt viel Zeit in Anspruch.


Zusammenfassung von CRM: 

Das Wichtigste einfach erklärt

Worum geht’s bei CRM?

Der Begriff „Customer Relationship Management“ beschreibt verschiedene Themen rund um Kundenbeziehungen. Zum einen geht es um den strategischen Ansatz, Informationen und Prozesse strukturiert zu erfassen und zu steuern. Zum anderen beschreibt es die operative Arbeit von Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Diese sind analog zu den Phasen Qualifizierung potenzieller Interessenten, Akquise und Kundenbetreuung. Zu guter Letzt ist damit die genutzte Software gemeint.

Was sind CRM-Systeme?

Mit einem CRM-System setzen Teams die strategischen und operativen Maßnahmen zur Gestaltung von Kundenbeziehungen um. Entsprechende Tools unterscheiden sich stark im Funktionsumfang und im Preis. Im Wesentlichen gibt es die drei Arten: analytische, kollaborative und operative Systeme.

Ziele und Vorteile von CRM

Die Beziehung zu Kunden und Interessenten gut zu organisieren, zahlt unmittelbar auf den Unternehmenserfolg ein. Hat es gute Quoten bei der Neukundenakquise und kann eine starke Bindung aufbauen, entwickeln sich daraus loyale Bestandskunden. Eine hohe Zufriedenheit der Käuferschaft sichert langfristig Marktanteile und Erträge.

Technischer Hintergrund

Im Wesentlichen gibt es drei Technologien, um CRM-Lösungen zu nutzen. Es gibt die Installation lokal auf einzelnen Geräten, die Integration im Unternehmensnetzwerk über eigene Server und cloud-basierte Tools, für die das Unternehmen die Nutzungslizenzen kauft.

Woraus müssen kleine Unternehmen achten?

Die meisten Kleinunternehmen und Mittelständler haben besonders im operativen Einsatz von CRM ihre Stärken. Je nach Teamgröße spielt Kollaboration eine große Rolle, wohingegen analytische Technologien eher Konzerne adressieren. Zu viele Kennzahlen und der Fokus auf Daten machen solche Systeme für KMU unpraktikabel, teuer und unübersichtlich.

Das richtige CRM finden

Im unübersichtlichen Markt der vielen Technologien ist es für KMU schwer, die richtige Lösung zu finden. Die Gefahr ist groß, sich für ein unpassendes System zu entscheiden. Entscheidet wählen deswegen am besten die Software, die sie und vor allem die Mitarbeiter mit möglichst geringem Zeit- und Kostenaufwand einführen und dauerhaft nutzen können. Dafür hilft es, vorher die Prozesse, Abläufe und Ziele genau unter die Lupe zu nehmen.

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CentralStationCRM: 

Das einfache CRM-System für kleine Unternehmen

CRM-DevicesCRM-Devices

Unser CRM-System CentralStationCRM unterscheidet sich im Funktionsumfang und in der Ausrichtung stark von anderen Kundenverwaltungen. 

Wir möchten unsere Nutzer nicht mit einem aufgeblähten System überfordern. Als Anwender profitieren Sie von einigen ausgewählten Features und einer einfachen Oberfläche. Anstatt ständig vor einer Vielzahl von Funktionen zu stehen, die Sie ohnehin höchst selten nutzen würden, arbeiten Sie schnell und einfach mit dem Tool.

Sie sparen dadurch nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch bares Geld. Ihrem Team fällt die Einarbeitung und Umsetzung durch Transparenz, Zusammenarbeit und schnelle Kollaboration deutlich leichter. 

Wenn Sie engen Kontakt zu Ihrer Kunden pflegen und die Beziehungen nicht als Einbahnstraßen-Kommunikation verstehen, dann ist CentralStationCRM das richtige System für Sie.

Kontakte, Aufgaben, Angebote und vieles Weiteres verwalten

CentralStationCRM hilft Ihnen bei der Organisation und Pflege Ihrer Kontakte. Neben Stamm- und Adressdaten bietet die Software eine Ablage für Ihre E-Mails, interne Notizen und alle Aufgaben im Team. 

Die schlanke Oberfläche macht Ihnen den Alltag sowohl bei der Akquise neuer Kunden, als auch bei der Pflege von Bestandskunden leichter. Sie speichern Ihre Kundendaten zentral und in strukturierter Form ab. Dadurch sparen Sie enorm viel Zeit, die Sie sonst für Nachfragen und Recherchen aufbringen müssten.

Sie können Ihre Kontakte mit Schlagwörtern versehen, um leicht nach eigenen Kriterien zu filtern. Ähnlich funktioniert es bei den Angeboten und Umsätzen, die Sie so mit wenigen Klicks sinnvoll gruppieren.

Die CRM-Software für alle Betriebsysteme und Geräte

Ihre Kontaktverwaltung muss sauber laufen wie ein Schweizer Uhrwerk und stets verfügbar sein. CentralStationCRM läuft vollständig webbasiert. 

Das bedeutet, es spielt keine Rolle, ob Sie vom Büro, vom Schreibtisch zu Hause oder vom Handy mobil auf Ihre Daten zugreifen. Sie haben immer die aktuellsten Informationen zur Hand

Das bedeutet natürlich auch, dass jeder Ihrer Kollegen in Echtzeit auf die gleichen Details zugreifen kann wie Sie. Dabei spielt die Art des Betriebssystems oder des E-Mail-Programms keine Rolle. 

Ob Sie auf dem PC oder Mac arbeiten, Ihre Mails mit Outlook oder Gmail versenden: Sie sehen Ihre Daten jederzeit und überall.

Alles, was Sie für die Nutzung von CentralStationCRM benötigen, sind ein Webbrowser und eine Internetverbindung. Einfacher und komfortabler geht es nicht.

  • 30 Tage testen ohne Kündigung
    Kein Risiko, volle Flexibilität. Ohne Angabe von Zahlungsdaten.
  • Keine Langzeitverträge
    Wenn Sie kündigen, zahlen Sie ab dem nächsten Tag nicht mehr.
  • Professionelle Infrastruktur
    Redundante Speicherung im Hochsicherheitsrechenzentrum.
  • Schneller 1:1 Support
    Wir sind für Sie erreichbar und helfen bei Fragen.
  • Erweiterter Datenschutz
    Speicherung von Kundendaten in der BRD, Dateianhänge in Irland.
  • Startbereit in fünf Minuten
    Schneller und direkter Import Ihrer Daten.

Neugierig geworden auf? Lernen Sie CentralStationCRM noch besser kennen und...

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Kontaktdaten für Ihren Vertrieb - woher nehmen und wie qualifizieren?
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Vorbereitung Ihres Vertriebs: Wen soll ich ansprechen?
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Serie: Die Grundlagen des Vertriebs für kleine Unternehmen
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