Eigentlich sollte es jede Person und jede Firma im CRM exakt einmal geben. Dennoch kommt es vor, dass Personen oder Firmen doppelt oder mehrfach angelegt wurden. Wir sprechen dann von sogenannten Dubletten. Das kann beispielsweise beim Importieren von Kontakten passieren oder wenn beim Anlegen unterschiedliche Schreibweisen gewählt wurden.
Mehrere Einträge zu einem Kontakt verhindern, was das CRM verspricht: Die Übersicht aller Daten zu einem Kontakt an einem zentralen Platz. Daher lautet unsere Aufgabe der Woche für Sie: Machen Sie einen Dublettencheck bei Personen und Firmen.
Wichtig: Beim Zusammenführen von Dubletten gehen Informationen nicht verloren, sie werden nur zusammengeführt. Wenn Sie also zwei Personen zusammenfassen, dann sind unter der Person im Anschluss alle Daten und Notizen zu finden, die vorher bei beiden Personen waren. Bevor Sie Dubletten zusammenfassen, sollten Sie dennoch sicher sein, dass es sich um ein und denselben Kontakt handelt und nicht bloß um einen Namensvetter. Denn die Dublettenentfernung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Im ersten Schritt geht es darum, Dubletten zu identifizieren. Dafür können Sie die Personen und Firmen einzeln durchgehen und dann über "Person bearbeiten” + “nach Dubletten zu dieser Person finden" im CRM suchen lassen. Deutlich schneller geht es aber mit unserem automatischen Dublettencheck. Den finden Sie (als Accountinhaber/Admin) in den Accounteinstellungen. Hier können Sie definieren, anhand welcher Kriterien das CRM Dubletten identifiziert. Am sichersten ist eine Kombination aus E-Mail-Adresse und Namen.
Wenn Sie das erste mal einen Dublettencheck machen, dann empfehlen wir, dass Sie auf jeden Fall den Vorschau-Modus wählen, der standardmäßig eingestellt ist. Das führt dazu, dass zwar Dubletten automatisch identifiziert, aber nicht direkt zusammengeführt werden. Stattdessen werden alle Dubletten mit einem entsprechenden Tag versehen (“Dublette”). So haben Sie die Möglichkeit, diese im Anschluss einmal durchzugehen und selbst zu entscheiden, ob es sich tatsächlich um doppelte Einträge von ein und der gleichen Person bzw. Firma handelt.
Weitere Informationen zum Dublettencheck finden Sie in unserer Online-Hilfe.
Einleitung: Gute Vorsätze 2020 - Ordnung im CRM
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