Im Arbeitsalltag gibt es viele Dinge, die sich immer wiederholen – sei es im Akquise-Prozess oder in der Kundenbetreuung. Diese Prozesse lassen sich im CRM in Aufgabenlisten übertragen.
1. Ideen für Aufgabenlisten entwickeln
Mit diesen einfachen Schritten kommst du leicht zu einer Liste für Aufgaben.
- welche Prozesse kommen immer wieder vor, wo lohnt sich die Standardisierung?
- In welche Schritte lassen sich die Prozesse untergliedern?
- In welche Aufgaben lassen sich die einzelnen Schritte aufteilen?
- welche dieser Aufgaben sind immer gleich? Welche sind vom Einzelfall abhängig?
(beispielsweise die Wahl des Speakers bei einem Event – muss gemacht werden (Aufgabe), aber welcher Speaker es ist, wird sich typischerweise von Event zu Event unterscheiden)
2. Scope der Aufgabenlisten definieren – wie funktioniert dein Gehirn?
Du denkst gerne strategisch? Du möchtest den Prozess möglichst genau abbilden und vielleicht sogar hinterher noch an deiner Liste feilen? Dann solltest du mehrere kleine Listen anlegen und die Listen täglich checken. Dein administrativer Aufwand ist höher, dafür vergisst du weniger von dem, was getan werden muss.
Du bist ein operativer Macher, der nur fünf Minuten pro Tag zum Abhaken hat? Dann bietet sich die berühmte "Riesenliste" an, bei der du einfach alles abhakst, was "getan werden muss". Hier kannst du dann auch leichter Dinge dazuschreiben, weil eine richtige Ordnung sowieso nicht existiert.
Beide Ansätze funktionieren. Es kommt darauf an, wie du am besten arbeitest.
3. Aufgabenlisten anlegen
Um eine neue Aufgabenliste anzulegen, klicke auf der Seite einer Person, Firma, eines Angebotes oder Projektes auf "Aufgabenliste anlegen".
Hier kannst du einen Namen und eine Beschreibung für die Liste vergeben und die einzelnen Aufgaben anlegen. Fälligkeit und Verantwortlichkeit der Aufgaben kannst du direkt definieren oder nachträglich ergänzen.
3. Aufgabenliste als Vorlage speichern
Rechts neben dem Titel der Aufgabenliste unter den drei Strichen hast du die Möglichkeit, die Liste als Vorlage zu speichern.
Wenn du dann zukünftig eine Aufgabenliste anlegst, kannst du wählen, ob du eine neue Liste anlegen möchtest oder eine bestehende Vorlage verwenden. Klicke dazu auf "Aufgabenliste anlegen" und "Vorlage wählen". An dieser Stelle werden dir alle bestehenden Aufgabenlisten-Vorlagen angezeigt, unabhängig davon, wo diese initial angelegt wurde, also etwa bei einer Person oder einem Projekt.
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