Ordnung im CRM: Nutzer verwalten

Aufgabe der Woche

Die Aufgabe der Woche besteht daher darin, deine Nutzerverwaltung im CRM auf den aktuellen Stand zu bringen.

So gehst du vor

1. Nutzer auf aktuelle und ehemalige Mitarbeiter prüfen

Im ersten Schritt prüfst du, ob die richtigen Personen Zugriff aufs CRM haben. In den Accounteinstellungen findest du als Admin/Account-Inhaber den Menüpunkt “Nutzerverwaltung”. Dort siehst du, wer aktuell Zugriff aufs CRM hat und welche Rechte dem jeweiligen Nutzer eingeräumt sind. Welche unterschiedlichen Rechtemodelle es gibt, siehst du in der rechten Spalte.

Prüfe auch, ob der Accountinhaber richtig definiert wurde. Es kommt vor, dass ein Mitarbeiter mit dem Anlegen des CRM-Accounts beauftragt wird und diesem dann die Inhaber-Rechte gehören, obwohl diese eigentlich beim Geschäftsführer o.ä. liegen sollten. Wie die Inhaber-Rechte deines Accounts übertragen werden können, liest du in unserer Online-Hilfe.

Mitarbeiter, die nicht mehr in deinem Unternehmen arbeiten, können als Nutzer nicht vollständig gelöscht werden, damit die Historie in deinem CRM-Account vollständig bleibt. Du solltest diese aber als Nutzer deaktivieren, damit sie nicht weiter Zugriff auf CentralStationCRM haben. Wenn du auf “deaktivieren” klickst, kannst du im nächsten Schritt Kontakte, offene Aufgaben etc. einem anderen Mitarbeiter übertragen, damit auch die Verantwortung übertragen wird.

2. Kontakte den Kollegen zuordnen

Wenn du CentralStationCRM im Team nutzt, kann es sinnvoll sein, die Kunden einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen. Damit klärst du die Verantwortlichkeit, vermeidest, dass ein Kontakt von mehreren Kollegen angesprochen wird, aber auch, dass Kontakte gar nicht angesprochen werden, weil sich kein Mitarbeiter für sie verantwortlich fühlt.

Bei Personen, Firmen, Angeboten und Projekten kannst du in der rechten Spalte nach den verantwortlichen Kollegen filtern und auch nach solchen Einträgen, die bislang niemandem zugeordnet wurden (“ohne Verantwortlichen”). In der linken Hälfte auf den jeweiligen Übersichtsseiten werden dir dann die gefilterten Daten angezeigt. Über die Kästchen kannst du diese auswählen und einer verantwortlichen Person zuordnen.

3. Datensicherheit durch 2 Faktor-Authentifizierung erhöhen

Schon seit einer Weile hast du die Möglichkeit, durch die 2-Faktor-Authentifizierung die Datensicherheit in CentralStationCRM zusätzlich zu erhöhen. Das heißt, dass man beim Einloggen nicht nur sein Passwort, sondern in bestimmten Abständen auch zusätzlich einen Code eingeben muss, den man durch eine 2-Faktor-App aufs Smartphone erhält. Aber was bringt es dir, wenn du diese Sicherheitsmaßnahme durchführst, deine Mitarbeiter aber nicht?

Daher haben wir ganz neu die Möglichkeit geschaffen, dass Account-Inhaber die 2-Faktor-Authentifizierung für ihre Mitarbeiter verpflichtend einrichten können. Das alles klingt vielleicht kompliziert, ist es aber nicht. In unserem Hilfe-Artikel führen wir dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung.