Ordnung im CRM: Tags aufräumen

Die Organisation von Kontakten ist eine der Hauptaufgaben von einem CRM. Das funktioniert am besten mit Tags, die dazu da sind, Kontakte nach selbst gewählten Kriterien zu kategorisieren. Sicherlich gehst auch du bei der Vergabe von Tags nicht immer ganz penibel vor. Manchmal muss es schnell gehen, dann legt man einen Kontakt an, ohne passende Tags zuzuordnen oder vergibt ohne großes Nachdenken neue Tags.

Das führt dazu, dass nach einer Weile ein gewisses Tag-Chaos herrschen kann - gerade wenn verschiedene Nutzer neue Tags im CRM anlegen.

Aufgabe der Woche

Daher besteht die Aufgabe diese Woche darin, in deinen Tags aufzuräumen! Denn nur so profitierst du von den Tags im CRM: Indem du mit wenigen Klicks die Personen oder Firmen herausfiltern kannst, die du beispielsweise für eine konkrete Vertriebsaktion ansprechen willst.

So gehst du vor

1. Die eigene Tag-Struktur analysieren und hinterfragen

Im ersten Schritt solltest du einen Moment inne halten und dir die eigene Tag-Struktur vor Augen führen. Nach welchen Kriterien kategorisierst du aktuell deine Kontakte und sind diese sinnvoll? Erfasst du über die Tags mehr Details, als du im Arbeitsalltag nutzt? Oder geht es dir manchmal so, dass du gerne eine ganz spezifische Kundengruppe ansprechen möchtest, diese aber nicht ohne weiteres herausfiltern kannst?

Beim Aufbau der eigenen Tag Struktur können folgende Aspekte hilfreich sein:

Tags zum Kontakt-Verhältnis:

Mit Tags kannst du klassifizieren, in welchem Verhältnis du zum jeweiligen Kontakt stehst. Handelt es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessent?

Tags zur Beschreibung der Kontakte:

Um wen handelt es sich bei einem Kontakt? Welcher Branche gehört eine Firma an? Welche Position hat eine Person inne?

Tags zu bestimmten Ereignissen:

Du verschickst Einladungen zu einer Messe, sendest einen Newsletter an eine spezifische Kundengruppe oder betreibst Telefonakquise: Zu all diesen Ereignissen solltest du ein entsprechendes Tag anlegen, so dass du jederzeit nachvollziehen kannst, mit wem du wann Kontakt hattest. Das vereinfacht im Nachhinein das Durchführen von Erfolgsanalysen und Follow Up Aktionen.

2. Tags zusammenführen oder aufsplitten

Je nachdem wie häufig ein Tag zugeordnet wurde, kann es Sinn machen, dieses aufzusplitten. Statt Zehntausenden Kontakten das Tag “Kunden” zu geben, kann es beispielsweise sinnvoller sein, diese in A-Kunden, B-Kunden und C-Kunden aufzusplitten.

Genauso kann es sinnvoll sein, Tags zusammenzufassen. Oft werden im Eifer des Gefechts neue Tags angelegt, die inhaltlich sehr nah an bestehenden Tags sind. Diese zusammenzufassen kann zu einer besseren Übersichtlichkeit führen.

In der rechten Spalte auf den Übersichtsseiten findest du die Option “Tags verwalten”. Dort können Tags gelöscht und umbenannt werden. Außerdem ist es natürlich möglich, mehrere Kontakte gleichzeitig mit einem Tag zu versehen. Wie das geht, liest du in unserem Hilfeartikel.

3. Sortierung der Tags anpassen

Die Tags in CentralStationCRM werden grundsätzlich in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn du an mancher Stelle eine thematische Sortierung vorziehst, dann kannst du dir mit Zahlen und Sonderzeichen behelfen. Setz also beispielsweise eine Zahl vor “01-A-Kunde”, “01-B-Kunde” und “01-C-Kunde!”, dann werden alle drei Tags ganz oben gelistet und nicht bei A, B und C.

4. Kontakte ohne Tags identifizieren

Legst du hin und wieder Kontakte an ganz ohne Tags zu vergeben? Dann solltest du das jetzt nachholen. Mit einem Klick kannst du dir alle Kontakte anzeigen lassen, die keine Tags besitzen. Auf der jeweiligen Übersichtsseite in der rechten Spalte relativ weit oben findest du das Tag “Hat keine Tags”.

Hinweis zu Tags auf unterschiedlichen Ebenen

Tags kannst du übrigens nicht nur auf Personenebene vergeben, sondern auch für Firmen, Angebote und Projekte. Die Branche beispielsweise ist auf Firmenebene sinnvoller - du kannst Personen auch nach Tags auf Firmenebene filtern.