Ordnung im CRM: Tags aufräumen

Die Organisation von Kontakten ist eine der Hauptaufgaben von einem CRM. Das funktioniert am besten mit Tags, die dazu da sind, Kontakte nach selbst gewählten Kriterien zu kategorisieren. Sicherlich gehen auch Sie bei der Vergabe von Tags nicht immer ganz penibel vor. Manchmal muss es schnell gehen, dann legt man einen Kontakt an, ohne passende Tags zuzuordnen oder vergibt ohne großes Nachdenken neue Tags.

Das führt dazu, dass nach einer Weile ein gewisses Tag-Chaos herrschen kann - gerade wenn verschiedene Nutzer neue Tags im CRM anlegen.

Aufgabe der Woche

Daher besteht die Aufgabe diese Woche darin, in Ihren Tags aufzuräumen! Denn nur so profitieren Sie von den Tags im CRM: Indem Sie mit wenigen Klicks die Personen oder Firmen herausfiltern können, die Sie beispielsweise für eine konkrete Vertriebsaktion ansprechen wollen.

So gehen Sie vor

1. Die eigene Tag-Struktur analysieren und hinterfragen

Im ersten Schritt sollten Sie einen Moment inne halten und sich die eigene Tag-Struktur vor Augen führen. Nach welchen Kriterien kategorisieren Sie aktuell Ihre Kontakte und sind diese sinnvoll? Erfassen Sie über die Tags mehr Details, als Sie im Arbeitsalltag nutzen? Oder geht es Ihnen manchmal so, dass Sie gerne eine ganz spezifische Kundengruppe ansprechen möchten, diese aber nicht ohne weiteres herausfiltern können?

Beim Aufbau der eigenen Tag Struktur können folgende Aspekte hilfreich sein:

Tags zum Kontakt-Verhältnis:

Mit Tags können Sie klassifizieren, in welchem Verhältnis Sie zum jeweiligen Kontakt stehen. Handelt es sich um einen Kunden, Lieferanten oder Interessent?

Tags zur Beschreibung der Kontakte:

Um wen handelt es sich bei einem Kontakt? Welcher Branche gehört eine Firma an? Welche Position hat eine Person inne?

Tags zu bestimmten Ereignissen:

Sie verschicken Einladungen zu einer Messe, senden einen Newsletter an eine spezifische Kundengruppe oder betreiben Telefonakquise: Zu all diesen Ereignissen sollten Sie ein entsprechendes Tag anlegen, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, mit wem Sie wann Kontakt hatten. Das vereinfacht im Nachhinein das Durchführen von Erfolgsanalysen und Follow Up Aktionen.

2. Tags zusammenführen oder aufsplitten

Je nachdem wie häufig ein Tag zugeordnet wurde, kann es Sinn machen, dieses aufzusplitten. Statt Zehntausenden Kontakten das Tag “Kunden” zu geben, kann es beispielsweise sinnvoller sein, diese in A-Kunden, B-Kunden und C-Kunden aufzusplitten.

Genauso kann es sinnvoll sein, Tags zusammenzufassen. Oft werden im Eifer des Gefechts neue Tags angelegt, die inhaltlich sehr nah an bestehenden Tags sind. Diese zusammenzufassen kann zu einer besseren Übersichtlichkeit führen.

In der rechten Spalte auf den Übersichtsseiten finden Sie die Option “Tags verwalten”. Dort können Tags gelöscht und umbenannt werden. Außerdem ist es natürlich möglich, mehrere Kontakte gleichzeitig mit einem Tag zu versehen. Wie das geht, lesen Sie in unserem Hilfeartikel.

3. Sortierung der Tags anpassen

Die Tags in CentralStationCRM werden grundsätzlich in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie an mancher Stelle eine thematische Sortierung vorziehen, dann können Sie sich mit Zahlen und Sonderzeichen behelfen. Setzen Sie also beispielsweise eine Zahl vor “01-A-Kunde”, “01-B-Kunde” und “01-C-Kunde!”, dann werden alle drei Tags ganz oben gelistet und nicht bei A, B und C.

4. Kontakte ohne Tags identifizieren

Legen Sie hin und wieder Kontakte an ganz ohne Tags zu vergeben? Dann sollten Sie das jetzt nachholen. Mit einem Klick können Sie sich alle Kontakte anzeigen lassen, die keine Tags besitzen. Auf der jeweiligen Übersichtsseite in der rechten Spalte relativ weit oben finden Sie das Tag “Hat keine Tags”.

Hinweis zu Tags auf unterschiedlichen Ebenen

Tags können Sie übrigens nicht nur auf Personenebene vergeben, sondern auch für Firmen, Angebote und Projekte. Die Branche beispielsweise ist auf Firmenebene sinnvoller - Sie können Personen auch nach Tags auf Firmenebene filtern.