Ordnung im CRM: Ordnung dauerhaft halten

Im Arbeitsalltag passiert es schnell, dass neue Kontakte im CRM nur unvollständig angelegt werden. Das kennen Sie bestimmt auch von sich selbst: Gerade hat ein Kunde angerufen und Sie legen ihn schnell mit Namen und Telefon-Notiz im CRM an - alle weiteren Kontaktdaten wollen Sie nachtragen, wenn Sie Zeit haben. Aber wie das so ist: Zeit hat man eigentlich nie und wenn Sie Wochen später nach der E-Mail-Adresse des Kunden im CRM suchen, werden Sie feststellen, dass die Daten immer noch unvollständig sind. Andere Kontakte finden Sie nie wieder, weil sie nicht richtig getagged wurden oder sie führen ein Dasein als Karteileichen, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Zeit. Daher ist es so wichtig, neue Kontakte im CRM immer sofort vollständig anzulegen.

Aufgabe der Woche

Daher besteht die Aufgabe dieser Woche darin, feste Abläufe zu definieren, nach denen die Daten zukünftig ins CRM eingetragen werden.

So gehen Sie vor:

1. Definieren Sie einen Prozess für das Anlegen neuer Kontakte

Definieren Sie mit den Kollegen, welche Daten zu neuen Kontakten IMMER eingetragen werden müssen: Benötigen Sie die Social Media Profile des Kontaktes? Soll bei jedem neuen Kontakt notiert werden, woher dieser stammt? Ist ein Profilbild wichtig?

Unsere Empfehlung:

Füllen Sie bei den Kontaktdaten immer mindestens die folgenden Felder im CRM aus:

Vorname (oder Anrede)
Nachname
Unternehmen
E-Mail
So sorgen Sie dafür, dass zumindest alle E-Mails abgelegt werden können und die Person dem richtigen Unternehmen zugeordnet wird. Darüber hinaus empfehlen wir auch diese Felder gleich zu Beginn auszufüllen:
Position
Telefon
Webseite
Postadresse
Vergeben Sie beim Anlegen von Kontakten immer passende Tags, um sie zu kategorisieren und sie später wiederfinden zu können.
Hinterlegen Sie für jeden neuen Kontakt einen Verantwortlichen, damit der Kontakt nicht als Karteileiche im CRM endet.

2. Nutzen Sie das Webformular für neue Kontakte

Neue Kontakte legen Sie in der Regel natürlich selbst im CRM an. Aber Sie können sich dabei von Ihren Kunden helfen lassen, indem Sie das Webformular von CentralStationCRM nutzen. Dieses können Sie in Ihre eigene Webseite einbinden und alle Daten, die Ihre Kunden dort eingeben, landen automatisch im CRM - inkl. der Tags, die Sie zuvor definiert haben. Webformulare können Sie auch an verschiedenen Stellen auf Ihrer Webseite einbinden - beispielsweise für allgemeine Anfragen, für Muster-Bestellungen und zur Anmeldung bei Veranstaltungen. Die jeweiligen Einträge landen dann immer mit thematisch passendem Tag direkt im CRM.

3. Definieren Sie einen Kontrolleur

Wie heißt es so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gerade wenn es darum geht, neue Prozesse im Unternehmen einzuführen, ist es wichtig, dass diese auch kontrolliert werden. Definieren Sie daher einen Verantwortlichen für die Ordnung im CRM. Mit einem Regeltermin lässt sich einmal wöchentlich oder monatlich leicht kontrollieren, ob neue Kontakte nach den definierten Vorgaben angelegt wurden. Für diesen Zweck können Sie sich die Kontakte nach Erstelldatum sortiert anzeigen lassen.

Aller Anfang ist schwer

Ja, wir wissen, dass es gar nicht so einfach ist, sich an selbst definierte Ziele zu halten. Aber wir versprechen: Es lohnt sich! Nehmen Sie sich beim Anlegen neuer Kontakte einmal die Zeit, diese vollständig anzulegen, das spart im weiteren Verlauf viel Zeit und Nerven!

Damit sind wir am Ende unserer Artikel-Serie "Gute Vorsätze im CRM". Wir hoffen, dass Sie die letzten Wochen genutzt haben, um Ordnung in Ihre Daten zu bringen, so dass Sie CentralStationCRM jetzt noch beser nutzen können.