Ordnung im CRM: Ordnung dauerhaft halten

Im Arbeitsalltag passiert es schnell, dass neue Kontakte im CRM nur unvollständig angelegt werden. Das kennst du bestimmt auch von dir selbst: Gerade hat ein Kunde angerufen und du legst ihn schnell mit Namen und Telefon-Notiz im CRM an - alle weiteren Kontaktdaten willst du nachtragen, wenn du Zeit hast. Aber wie das so ist: Zeit hat man eigentlich nie und wenn du Wochen später nach der E-Mail-Adresse des Kunden im CRM suchst, wirst du feststellen, dass die Daten immer noch unvollständig sind. Andere Kontakte findest du nie wieder, weil sie nicht richtig getaggt wurden oder sie führen ein Dasein als Karteileichen, weil sich niemand verantwortlich fühlt.

Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Zeit. Daher ist es so wichtig, neue Kontakte im CRM immer sofort vollständig anzulegen.

Aufgabe der Woche

Daher besteht die Aufgabe dieser Woche darin, feste Abläufe zu definieren, nach denen die Daten zukünftig ins CRM eingetragen werden.

So gehst du vor:

1. Definiere einen Prozess für das Anlegen neuer Kontakte

Definiere mit den Kollegen, welche Daten zu neuen Kontakten IMMER eingetragen werden müssen: Benötigst du die Social Media Profile des Kontaktes? Soll bei jedem neuen Kontakt notiert werden, woher dieser stammt? Ist ein Profilbild wichtig?

Unsere Empfehlung:

Fülle bei den Kontaktdaten immer mindestens die folgenden Felder im CRM aus:

Vorname (oder Anrede)
Nachname
Unternehmen
E-Mail
So sorgst du dafür, dass zumindest alle E-Mails abgelegt werden können und die Person dem richtigen Unternehmen zugeordnet wird. Darüber hinaus empfehlen wir auch diese Felder gleich zu Beginn auszufüllen:
Position
Telefon
Webseite
Postadresse
Vergib beim Anlegen von Kontakten immer passende Tags, um sie zu kategorisieren und sie später wiederfinden zu können.
Hinterlege für jeden neuen Kontakt einen Verantwortlichen, damit der Kontakt nicht als Karteileiche im CRM endet.

2. Nutze das Webformular für neue Kontakte

Neue Kontakte legst du in der Regel natürlich selbst im CRM an. Aber du kannst dir dabei von deinen Kunden helfen lassen, indem du das Webformular von CentralStationCRM nutzen. Dieses kannst du in deine eigene Webseite einbinden und alle Daten, die deine Kunden dort eingeben, landen automatisch im CRM - inkl. der Tags, die du zuvor definiert hast. Webformulare kannst du auch an verschiedenen Stellen auf deiner Webseite einbinden - beispielsweise für allgemeine Anfragen, für Muster-Bestellungen und zur Anmeldung bei Veranstaltungen. Die jeweiligen Einträge landen dann immer mit thematisch passendem Tag direkt im CRM.

3. Definiere einen Kontrolleur

Wie heißt es so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Gerade wenn es darum geht, neue Prozesse im Unternehmen einzuführen, ist es wichtig, dass diese auch kontrolliert werden. Definiere daher einen Verantwortlichen für die Ordnung im CRM. Mit einem Regeltermin lässt sich einmal wöchentlich oder monatlich leicht kontrollieren, ob neue Kontakte nach den definierten Vorgaben angelegt wurden. Für diesen Zweck kannst du dir die Kontakte nach Erstelldatum sortiert anzeigen lassen.

Aller Anfang ist schwer

Ja, wir wissen, dass es gar nicht so einfach ist, sich an selbst definierte Ziele zu halten. Aber wir versprechen: Es lohnt sich! Nimm dir beim Anlegen neuer Kontakte einmal die Zeit, diese vollständig anzulegen, das spart im weiteren Verlauf viel Zeit und Nerven!

Damit sind wir am Ende unserer Artikel-Serie "Gute Vorsätze im CRM". Wir hoffen, dass du die letzten Wochen genutzt hast, um Ordnung in deine Daten zu bringen, sodass du CentralStationCRM jetzt noch besser nutzen kannst.