Es gibt viele verbreitete Kategorien, in die Kontakte und Kunden eingeteilt werden. Das beginnt bei der Einteilung in „Kunde“ oder „Interessent“, doch je nachdem, was deine Firma verkauft und wie du mit Kontakten arbeitest, sind vielleicht ganz andere Einteilungen sinnvoll.
Schickst du zum Beispiel regelmäßig Broschüren oder Newsletter an deine Kontakte? Dann versiehst du die entsprechenden Kontakte mit einem Tag im CRM System und du musst nie wieder die Liste aller Kontakte durchgehen, sondern findest die richtigen Personen mit einem Klick und exportierst die Daten für das persönliche Anschreiben oder den Serienbrief. Damit du Ordnung bewahrst und nicht ähnliche Tags mehrfach erstellst, werden bei der Eingabe ähnliche direkt Tags vorgeschlagen.
Anschließend findest du alle vergebenen Tags in der Übersicht deiner Personen. Dort kannst du alle Kontakte mit den gewünschten Tags filtern und zusätzlich nach Postleitzahl oder Stadt eingrenzen.
Übrigens: Um häufig genutzte Tags schneller zu finden oder zu Kategorien zusammenzufassen, kannst du Sonderzeichen wie '@' oder '#' nutzen. In der Abbildung haben wir zum Beispiel die Kontaktarten Kunde, Lieferant, Promoter und Sonstige mit dem '§' gruppiert. So bleibt zusammen, was zusammen gehört.
Was zur Organisation von Personen funktioniert, klappt natürlich auch bei Firmen und deinen Angeboten im CRM System. Hier könntest du zum Beispiel Tags für die Produktkategorie oder die Herkunft der Chance vergeben, um einfach danach gruppieren zu können.
Nutze die Möglichkeiten zur Kontakt-Organisation im CRM System. Sie werden dir viel Zeit und Arbeit bei der Suche und dem hin- und herkopieren zwischen verschiedenen Quellen sparen.
