Das CRM-System für Startups und Gründer

CRM steht für Customer-Relationship-Management, also für die Verwaltung von Kundenbeziehungen. Dabei greift der Begriff Kunde etwas zu kurz und sollte eher als Kontaktmanagement im Allgemeinen verstanden werden. Kurz gesagt, es geht darum alle Informationen, die zu einem Kunden oder Dienstleister vorliegen, zentral und geordnet an einem Platz abzulegen. Das sind zunächst mal die Stammdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer, aber auch alle Mails zu der Person; sowohl die eigenen, als auch die der Kollegen. Ebenso sind das interne Notizen, Dateien oder Angebote. Ein eingebundener Kalender informiert über Termine oder fällige Aufgaben, die zu der Person noch anstehen.

Sinn und Zweck eines solchen CRMs ist es, dass Beziehungen zu Kunden anderen Kontakten nicht mehr zufällig verlaufen, sondern strukturiert und systematisch. Ein gewisses Chaos mag bei Startups dazugehören und macht es auch sympathisch, aber einen großen Auftrag zu verpassen, weil man es im entscheidenden Moment verpasst hat nachzuhaken, oder die relevanten Informationen zufällig in der Mail eines Kollegen steckten, macht nirgendwo Spaß. Da hilft nur, Ordnung hineinbringen!

Wenn in großen Unternehmen Vertriebsmitarbeiter eingestellt werden, bekommen die zum Teil mehrtägige Schulungen, dicke Handbücher und lange Einarbeitungszeiten. Dafür hat kein Gründer Zeit und Nerven. Das CRM muss entweder nach einer Stunde herumprobieren und Hilfe-Artikel lesen bedienbar sein oder es hat seinen Job als Startup-CRM verfehlt. Besser noch, es sollte Spaß machen, mit dem System zu arbeiten.

Um bei den angelegten Kontakten die Ordnung halten zu können, hilft es enorm, wenn man diese, ähnlich wie man es vielleicht von gängigen Foto- oder Musiksoftware-Lösungen kennt, ordnen und kategorisieren kann.

Ein gutes Mittel dafür sind Schlagwort- und Filterfunktionen, mit denen man auf einen Blick sehen kann, welche Kontakte etwa für einen Newsletter oder eine Pressemitteilung infrage kommen. Damit das System aber ansonsten übersichtlich bleibt ist es wichtig, dass es nicht mit zig Funktionen völlig überladen ist. Funktionen, die man zwar praktisch nie nutzt, die eine Software aber langsam machen und gleichzeitig den Nutzer verwirren, sind gerade in Start-up Unternehmen kontraproduktiv, da sie viel Zeit und Nerven kosten.

Moderne Gründerteams verfügen, glücklicherweise, noch nicht über die eingefahrenen hierarchischen Strukturen von Großunternehmen. Das macht sie nicht nur flexibler, schneller und unkomplizierter als ihre Pendants in den Konzernen, es ist auch ein Grund für die besondere Atmosphäre in Startups.

Eine passende CRM Software unterstützt diese Arbeitsweise, etwa indem z.B. alle Nutzer Zugriff auf alle Kontakte oder die abgelegten Mails haben oder Kollegen automatisch durch die Software informiert werden, wenn es zu einem Kontakt Neuigkeiten gibt. Durch Kollaboration im CRM werden von Beginn an kritische Situationen vermieden, in denen sich manche Kollegen “Herrschaftswissen” aneignen oder eher gegen- als miteinander arbeiten.