Outlook ist der meist verbreitete Mail-Client und hat große Stärken im Business-Umfeld. In Kombination mit der passenden CRM-Software kann insbesondere in kleinen Unternehmen der Vertrieb auf eine ganz neue Ebene gehoben werden. Denn Outlook kann vieles, aber nicht alles. Ein schlankes CRM-System ist die perfekte Ergänzung.
"Wenn man eine CRM-Software nicht innerhalb einer halben Stunde versteht, dann ist es zu kompliziert. CentralStationCRM schafft genau das!"
Florian Lewerken, Kiebitzberg Gruppe · Familienunternehmen im Schiffbau
"Wir sind froh, mit CentralStationCRM ein einfaches und unkompliziertes CRM gefunden zu haben, das genau unseren Anforderungen entspricht. Besonders der schnelle und persönliche Kontakt zum Team ist wohl einmalig unter den Softwareherstellern."
Michael Schmid, RTA Design · Werbeagentur
"Das beste an CentralStationCRM ist, dass der User nicht zur Nutzung überredet werden muss. Er nutzt es von allein, weil es so einfach und doch umfassend ist."
Dirk Haverkemper, PI Company · Online Assessments für Unternehmen
Outlook hat in einer Einzelanwendung große Stärken. Eine vielseitige Kontaktverwaltung, ein umfangreicher Mail-Client und ein zuverlässiger Kalender sind gerade in kleinen und mittleren Firmen (KMU) unersetzlich. Im Geschäftsumfeld arbeitet man jedoch in den wenigsten Fällen alleine, und da erlebt man die Schwächen von Outlook, z.B.:
CentralStationCRM ist eine Kontaktverwaltung speziell für kleine Unternehmen. Der Fokus der CRM-Software liegt neben der einfachen Nutzung in erster Linie auf der Kundenbeziehung - und damit auf der Kontakthistorie. In CentralStationCRM lassen sich beispielsweise E-Mails aus Outlook mit nur einem Klick direkt beim Kontakt ablegen, inklusive der Dateianhänge. Auch Gesprächsnotizen, Aufgaben und Wiedervorlagen oder Termine werden alle direkt beim Kontakt hinterlegt. So können Sie und Ihre Team-Kollegen jederzeit genau nachvollziehen, wer zuletzt mit einem Kunden gesprochen hat, was vereinbart wurde und welche die geplanten Schritte sind. Das beste daran: selbst bei größeren Datenmengen läuft das CRM schnell und flüssig.
Outlook wird in vielen Firmen als Einzelplatzanwendung und damit lokal eingesetzt. Die Web-Varianten Outlook.com und Office365 ermöglichen nun auch den dezentralen Zugriff, beschränken sich, abgesehen vom Kalender, jedoch hauptsächlich auf die eigenen Daten. Mit einer CRM Web-Software wie CentralStationCRM haben Sie nicht nur immer und überall Zugriff auf Ihre Daten, sondern können auch gemeinsam im Team daran arbeiten. Kollaboration heißt hier das Stichwort. Hinterlegen Sie beispielsweise eine Telefonnotiz im CRM, ist diese für alle Teammitglieder sofort einsehbar und kann kommentiert werden. Die Kollegen, welche es direkt betrifft, erhalten zudem automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung in ihrem Outlook und können aus der Mail darauf reagieren, ohne sich vorher im CRM-System einloggen zu müssen. Weist im Anschluss ein Teammitglied einem Kollegen im CRM eine Aufgabe zu, erscheint diese auf Wunsch auch in dessen Outlook-Kalender.
Firmen und auch Personen funktionieren im Geschäftsleben in der Regel als Netzwerk. Mit den aus Outlook importierten Kontakten lassen sich in CentralStationCRM diese Beziehungen hinterlegen. Sei es zwischen Firmen (Tochterfirma, Lieferant, etc.) oder zwischen Personen (sitzen gemeinsam im Vorstand von X, kennen sich von Y), überall bestehen Verbindungen. Solche Informationen können im Vertrieb Gold wert sein, erleichtern sie doch eine gezielte Ansprache ungemein. Zudem wird es auch für neue Kollegen wesentlich leichter, die Zusammenhänge der eigenen Kunden und Kontakte schnell zu überschauen.
Ist ein Kontakt erst einmal angelegt, darf er nicht im “digitalen Nirwana” verschwinden, sondern muss stets dann wieder aufkommen, wenn es zeitlich und thematisch richtig ist, ihn anzusprechen. Damit genau das möglich wird, kann man in CentralStationCRM Kontakte mit Hilfe von Schlagwörtern und Eingabefeldern sehr einfach filtern. So erhalten Sie z.B. mit drei Klicks alle Kontakte einer bestimmten Branche und Region, die zuletzt Ihren Messestand besucht haben. Eine Ansprache dieser Zielgruppe in einem E-Mail-Newsletter oder Serienbrief kann inhaltlich viel genauer abgestimmt werden und hat somit auch nachhaltig eine viel höhere Erfolgsaussicht, als die klassische “Gießkannenmethode”.
Eine Software, egal ob Outlook oder ein CRM-System, ist im Tagesgeschäft wesentlich effizienter, wenn die Anbindung zu anderen digitalen Anwendungen gut funktioniert. Das betrifft zunächst das Zusammenspiel zwischen Outlook und dem CRM-System selbst. Bei CentralStationCRM wurde darauf geachtet, dass der Einsatz von Outlook problemlos möglich ist, ohne jedoch einen direkten Datenzugang (inkl. Passwort) zu benötigen. Der Nutzer kann mit wenigen Klicks seine Outlook-Kontakte ins CRM importieren, seine Termine aus dem CRM-Kalender in seinen Outlook-Kalender abonnieren, und klickt er im CRM auf eine E-Mail-Adresse, öffnet sich sein Outlook mit einer neuen Mail, die beim Versenden direkt auch beim Kontakt im CRM-System abgelegt wird. Darüber hinaus lassen sich aus der CRM-Software jedoch auch Newsletter-Kampagnen über Newsletter2Go erstellen oder Angebote und Rechnungen über Fastbill.
Die wirklich praktische Ergänzung wird CentralStationCRM jedoch zu Ihrem Outlook, weil es so unschlagbar einfach ist. Während andere CRM-Anbieter im Wesentlichen auf Zahlenkolonnen und Analytik setzen, liegt bei CentralStationCRM der Fokus ganz klar auf dem ganz pragmatischen Einsatz im Tagesgeschäft. Dafür bedarf es keiner unzähligen und komplexen Funktionen, die kaum jemand durchdringt, sondern einer kurzen, einfachen und intuitiven Bedienung. Und wenn doch mal etwas unklar ist? Dann hilft der kompetente Support direkt weiter, ohne lange Wartezeiten. Man glaubt es kaum, aber das gibt es noch. Machen Sie die Probe!
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