So greifen CRM und Outlook ineinander!

Outlook ist der meistverbreitete Mail-Client und hat große Stärken im Business-Umfeld. In Kombination mit der passenden CRM-Software kann insbesondere in kleinen Unternehmen der Vertrieb auf eine ganz neue Ebene gehoben werden. Denn Outlook kann vieles, aber nicht alles. Ein schlankes Outlook CRM System ist die perfekte Ergänzung.

Eine vielseitige Kontaktverwaltung, ein umfangreicher Mail-Client und ein zuverlässiger Kalender sind gerade in kleinen und mittleren Firmen unersetzlich.

Im Geschäftsumfeld arbeitet man jedoch in den wenigsten Fällen alleine, und da erlebt man die Schwächen von Outlook.

Schwächen von Outlook

1. Keine Kontakthistorie, deshalb mangelnde Transparenz
2. Teamarbeit schwierig, da kein gemeinsamer Datensatz
3. Kein Netzwerk zwischen Kontakten und Firmen
4. Kaum Filtermöglichkeiten
5. Schwache Integration
6. Umständliche Kontaktpflege

Auch Gesprächsnotizen, Aufgaben und Wiedervorlagen oder Termine werden alle direkt beim Kontakt hinterlegt. So kannst du und deine Team-Kollegen jederzeit genau nachvollziehen, wer zuletzt mit einem Kunden gesprochen hat, was vereinbart wurde und welche die geplanten Schritte sind.

Das Beste daran: selbst bei größeren Datenmengen läuft das CRM schnell und flüssig.

Kollaboration heißt hier das Stichwort. Hinterlege beispielsweise eine Telefonnotiz im CRM, ist diese für alle Teammitglieder sofort einsehbar und kann kommentiert werden.

Firmen und auch Personen funktionieren im Geschäftsleben in der Regel als Netzwerk.

Mit den aus Outlook importierten Kontakten lassen sich in CentralStationCRM diese Beziehungen hinterlegen. Sei es zwischen Firmen (Tochterfirma, Lieferant, etc.) oder zwischen Personen (sitzen gemeinsam im Vorstand von X, kennen sich von Y), überall bestehen Verbindungen.

Solche Informationen können im Vertrieb Gold wert sein, erleichtern sie doch eine gezielte Ansprache ungemein.

Zudem wird es auch für neue Kollegen wesentlich leichter, die Zusammenhänge der eigenen Kunden und Kontakte schnell zu überschauen.

Ist ein Kontakt erst einmal angelegt, darf er nicht im “digitalen Nirwana” verschwinden, sondern muss stets dann wieder aufkommen, wenn es zeitlich und thematisch richtig ist, ihn anzusprechen.

Damit genau das möglich wird, kann man in CentralStationCRM Kontakte mithilfe von Schlagwörtern und Eingabefeldern sehr einfach filtern. So erhälst du z.B. mit drei Klicks alle Kontakte einer bestimmten Branche und Region, die zuletzt deinen Messestand besucht haben.

Eine Ansprache dieser Zielgruppe in einem E-Mail-Newsletter oder Serienbrief kann inhaltlich viel genauer abgestimmt werden und hat somit auch nachhaltig eine viel höhere Erfolgsaussicht, als die klassische “Gießkannenmethode”.

Eine Software, egal ob Outlook oder ein CRM-System, ist im Tagesgeschäft wesentlich effizienter und schneller, wenn die Anbindung zu anderen digitalen Anwendungen und Apps gut funktioniert.

Das betrifft zunächst das Zusammenspiel zwischen Outlook und dem CRM-System selbst. Bei CentralStationCRM wurde darauf geachtet, dass der Einsatz von Outlook problemlos möglich ist, ohne jedoch einen direkten Datenzugang (inkl. Passwort) zu benötigen.

Der Nutzer kann mit wenigen Klicks seine Outlook-Kontakte ins CRM importieren, seine Termine aus dem CRM-Kalender in seinen Outlook-Kalender abonnieren, und klickt er im Outlook CRM auf eine E-Mail-Adresse, öffnet sich sein Outlook mit einer neuen Mail, die beim Versenden direkt auch beim Kontakt im CRM-System abgelegt wird.

Darüber hinaus lassen sich aus der CRM-Software jedoch auch Newsletter-Kampagnen über Newsletter2Go erstellen oder Angebote und Rechnungen über Fastbill.