Dateien mit System: Endlich finden, was man sucht

Jürgen Kurz vom Büro-Kaizen ist der festen Überzeugung, dass man mit kleinen Veränderungen in der Arbeitsstruktur einen großen Schritt in Richtung effizientes Arbeiten machen kann. Als früherer Geschäftsführer eines klassisch produzierenden Mittelständlers erlebte Kurz das Problem der zeitfressenden Unordnung im eigenen Unternehmen. Ein schwäbischer Controller jedoch erträgt vieles, aber keine vermeidbaren Kosten. 

Glücklicherweise kam Kurz in der Produktion mit dem Kaizen-Prinzip in Kontakt. Hier galt neben der Maxime der kontinuierlichen Verbesserung das Prinzip: alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Diese scheinbar einfache Logik erwies sich als Schlüssel, um im eigenen, wie auch in zahlreichen externen Unternehmen ungeahnte Potentiale zu heben. Der Erfolg gab ihm recht und so wurde aus dem früheren Manager Jürgen Kurz "der Aufräumer", oder wie seine Tochter ihn liebevoll nennt, Deutschlands bestbezahlter Putzmann.

Als Software-Unternehmen ging es uns natürlich weniger um aufgeräumte Schreibtische oder fehlendes Kopierpapier, sondern um die Probleme der digitalen Welt. Wir haben ihn deshalb gefragt, wie man auf ein sinnvolles System umsteigen kann, das Sie schnell und effektiv zu Ihren gewünschten Dateien führt. 

Das Problem - Datenchaos

Die Zeiten dicker Papierakten sind längst vorbei. Zahlreiche Unternehmen, unter anderem wir selbst, setzen weitgehend auf eine digitale Dateiablage. Doch je größer das Volumen der abzulegenden Dateien, desto unübersichtlicher wird es oftmals. Dateien, welche einen direkten Bezug zu Kunden oder Lieferanten haben, legen wir natürlich direkt beim konkreten Kontakt zentral in unserem CRM-System ab. Das geht aber nicht bei allem, z.B. bei Grafiken oder Texten für unsere Webseite oder anderen internen Dokumenten.

Kaum jemand im Unternehmen erinnert sich dann an den genauen Namen der gesuchten Dokumente und man vertut wichtige Arbeitszeit damit, diese im System zu finden. Höchste Zeit für eine einheitliche Ordnung. Und zwar nicht nur eine für die übergeordnete Ordnerstruktur, sondern vor allem auch eine für die einzelnen Dateien.

Sven Sester: Herr Kurz, Sie bezeichnen sich selbst als "Experte für Effizienz im Büro" und werden als solcher auch immer wieder in Funk und Fernsehen zu Rate gezogen. Haben Sie denn vielleicht ein paar gute Tipps parat, mit denen wir und unsere Leser die Unordnung der Dateien in den Griff bekommen?

Jürgen Kurz: Das ist eigentlich einfacher als man denkt und im Grunde reicht schon das Beherzigen weniger Routinen.

Mein Tipp 1: Benennen Sie einheitlich

Das Kernproblem der lästigen Suche nach den richtigen Dateien ist ja oftmals der Name derselben. Können Sie sich noch genau daran erinnern, wie Sie Ihr letztes Projekt konkret im Laufwerk abgelegt haben? Damit Sie es in Zukunft innerhalb von Sekundenbruchteilen wissen, empfehle ich eine einheitliche Benennung Ihrer Dateien. Dazu gehört vor allem, dass der Name logisch ist und ohne separates Öffnen auf den Inhalt der Datei schließen lässt. Das hilft ja auch bei den Dateien, die im CRM-System abgelegt werden und bei denen im Verlauf oftmals nur der Dateiname als Link angezeigt wird.

Vergeben Sie also sinnvolle Namen statt loser Zahlenkombinationen. Benennen Sie Ihre Dateien nach einem einheitlichen System, zum Beispiel mit dieser Folge: Datum –> Kundennummer –> Projektnummer. So sehen Sie auf einen Blick, was die angeklickten Dateien beinhalten und können sie zweifelsfrei zuordnen. Das Datum sollte dabei immer zu Beginn des Dateinamens stehen, da nur so eine chronologische Sortierung mehrerer Objekte technisch möglich ist. Ihr Dateiname des dritten Projekts von Kunde 640 vom 01.07.2016 könnte also so aussehen: 20160701-640-03.

Sven Sester: OK, eine einheitliche Benennung klingt schon mal logisch und schlüssig, so lange man die Disziplin hat diese Struktur auch durchzuhalten. Nun arbeitet man längst nicht bei allen Dateien mit kollaborativer Software, sprich dass mehrere Kollegen immer auf die exakt selbe Datei zugreifen, sondern es werden ständig neue Versionen angelegt. Und Gerade wenn unterschiedliche Personen die Dateien bearbeiten, kann es da aber schon mal schnell schwierig werden. Haben Sie dafür auch eine Empfehlung?

Jürgen Kurz: Ja, das ist richtig. Solange nur ein Einzelner eine logische Benennung seiner Dateien vornimmt, ist das Ende des Datenchaos' leider noch nicht in Sicht. Aber auch dafür gibt es Hilfestellungen.

Mein Tipp 2: Arbeiten Sie mit Musterdokumenten

Es ist unabdingbar, dass jeder im Unternehmen das festgelegte einheitliche System kennt und damit arbeitet. Dies erreichen Sie mithilfe einfacher Musterdokumente. Diese können Sie so einrichten, dass der Dateipfad immer automatisch in Kopf- oder Fußzeile eingefügt wird. Das erspart Zeit beim Erstellen der Dokumente und sichert den Fortbestand der einheitlichen Struktur. Außerdem können Sie so auch bei ausgedruckten Dateien direkt ersehen, wo genau diese digital abgelegt sind.

Sven Sester: Auch wenn wir versuchen von gedruckten Daten wegzukommen, kann ich mir bei dem Tipp gut vorstellen, dass das hilft. Man erspart sich ja eine Stichwortsuche u.ä. Sie schreiben auf Ihrem Blog und in Ihren Publikationen immer wieder, dass auch ein aufgeräumter Arbeitsplatz elementar sei für eine einheitliche Dateistruktur. Hat das eine mit dem anderen denn überhaupt viel zu tun? Viele schwören doch auf ihr "kreatives Chaos".

Jürgen Kurz: Was der Desktop mit einer sinnvollen Dateienstruktur zu tun hat? Sehr viel mehr als Sie vielleicht meinen! Denn wichtig ist, dass Ihr Arbeitsgerät aufgeräumt und strukturiert ist. Innen wie außen.

Mein Tipp 3: Schaffen Sie einen übersichtlichen Desktop

Also zuerst einmal weg mit den Post-its am Monitor und für eine äußere Ordnung sorgen. Und im nächsten Schritt ran an das Zentrum falsch benannter Dateien. Denn die lauern vor allem auf dem Desktop. Natürlich hat hier jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur – eine gewisse Einheitlichkeit ist trotzdem unabdingbar. Denn wenn jeder auf seinem persönlichen Desktop Dateien unter anderem Namen abspeichert, führt dies zwangsläufig zu Verwirrung und lässt die zeitraubende Suche nach der richtigen Datei wieder aufflammen. Ihr Desktop sollte immer aufgeräumt sein. Legen Sie Dateien, die Sie aktuell bearbeiten, nie im Original auf dem Desktop ab, sondern arbeiten Sie mit Verknüpfungen.

Sven Sester: Gut, bei den Post-Its bin ich ganz bei Ihnen, dafür gibt es in der Regel ja auch die Wiedervorlagen in unserem CRM :). Aber selbst wenn ich auf meinem Desktop und in meiner Dateiablage Ordnung halte, vieles scheint mir bei dem Thema doch eine Frage der Absprache zu sein. Gerade in jüngeren Unternehmen und Startups, die im Zuge von Cloud-Software vermehrt auf dezentrales Arbeiten setzen, fallen zudem viele Meetings weg. Ganz abgesehen davon, dass wir der z.B. in Konzernen üblichen Meeting-Kultur nicht viel abgewinnen können, weil sie unseres Erachtens effizientes Arbeiten eher verhindert als fördert. Was würden Sie solchen Kleinunternehmen empfehlen?

Jürgen Kurz: Sie haben vollkommen recht, gute Absprachen sind bei der Benennung von Dateien enorm wichtig. Wenn Sie regelmäßige Team-Meetings halten, legen Sie dort fest, wie die Dateienbenennung in Ihrem Unternehmen aussehen soll. Wenn nicht, empfehle ich die zuvor angesprochenen Musterdokumente, welche ja auch in der Cloud liegen können. Ob das im CRM-System, in der Dropbox oder beispielsweise bei Google Docs der Fall ist, ist ja vielleicht mal abgesehen vom Datenschutzgedanken, zunächst kein Unterschied. Wichtig ist, halten Sie die einmal geschaffene Struktur kurz und bündig schriftlich fest, sodass jeder Mitarbeiter eine präzise Orientierungshilfe für seinen Arbeitsalltag hat.

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Sven Sester: Welche Erfahrungen haben Sie gemacht, was die genannten Tipps in den Unternehmen bewirken?

Jürgen Kurz: Einheitlichkeit sorgt für Struktur. Und Struktur letztlich ganz automatisch für Effizienz! Wenn alle an einem Strang ziehen und ihre Dateien nach demselben Muster benennen, finden Sie nicht nur schneller, wonach Sie suchen. Sie vermeiden auch ungewollte Mehrfachspeicherung von Dateien und möglicherweise daraus resultierende Missverständnisse. Auch der interne und externe Datenaustausch wird erleichtert, wenn jeder Beteiligte anhand des Dateinamens auf den ersten Blick sieht, worum es geht. Nennt ein Kunde Ihnen den entsprechenden Dateipfad, ist die Mail mit den benötigten Dateien im Handumdrehen verschickt. Ein langes Nachhaken und Suchen entfällt. Am Ende auch ein Gewinn für die Arbeitsmotivation. Denn wo effizient gearbeitet wird, steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Und dass gerade die oftmals entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist, ist heute hinlänglich bekannt.

Sven Sester: Die Erfahrung kann ich teilen, bzw. auch seitens unserer Kunden bestätigen. Die Möglichkeit auch bei bis dato unbekannten Vorgängen jederzeit und von jedem Ort mit wenigen Klicks auf gesuchte Informationen zugreifen zu können, ohne sich vorher mit zig Kollegen abstimmen zu müssen, ist nicht nur effizient, sondern macht viele Leute echt froh. Herr Kurz, ich danke Ihnen für das Gespräch!

Jürgen Kurz: Sehr gerne.

Und Sie?

Wie ordnen Sie Ihre Dateien einheitlich und welche Tricks helfen Ihnen bei der Benennung? Schreiben Sie es uns gerne in den Kommentaren!

Und übrigens, wer mehr über den "Aufräumer" Jürgen Kurz und seine Arbeitsweise erfahren möchte, dem sei sein Blog empfohlen. Dort gibt es mehr weiterführende Artikel wie zum Beispiel zu Themen wie Dateien oder den angesprochenen Post-its.