"Die großen Tools waren nichts für uns"
Weick Consulting verhilft Unternehmen zu öffentlichen Fördermitteln als strategischem Wettbewerbsvorteil.
Die unabhängige Fördermittelberatung um Thomas Weick vertraut bei der zentralen und kollaborativen Verwaltung ihrer Kundendaten auf CentralStationCRM.
Hohe Datenkomplexität in der Kundenberatung
Ausgangslage
Weick Consulting nutzt zunächst Google Drive, um die verschiedenen Daten zu Fördermittelprojekten nachzuhalten. Irgendwann werden jedoch vor allem die Tabellen mit den Gesprächsverläufen immer länger und die Lesbarkeit der Aufzeichnungen nimmt ab.
Da die betreuten Unternehmen im Schnitt lange dabeibleiben und immer wieder neu auf die Unterstützung von Weick Consulting zurückgreifen, wächst die Menge an zu verwaltender Information. Thomas Weick begibt sich also auf die Suche nach einer Lösung, die die Datenkomplexität aus Kundengesprächen und Antragsanforderungen sauber abbilden kann.
Viele Fristen und Details
Herausforderungen
Da die Arbeit im 12-köpfigen Team kollaborativ stattfindet, sind für jedes Projekt immer mehrere MitarbeiterInnen zuständig. „Der eine bekommt die Mail mit dem Fahrzeugschein für einen Antrag, der nächste vielleicht eine Rechnung“, erklärt Thomas. Es wird also ein System benötigt, in dem sich Notizen und Dateien leicht zwischen mehreren Teammitgliedern teilen lassen.
Weiterhin muss bei der Fördermittelbeantragung sehr viel auf Fristen und Details geachtet werden. Thomas erzählt: „Die Komplexität kommt meistens sogar nach der Antragstellung - da wird oft zu früh bestellt, das falsche bestellt, was vergessen zu bestellen. Wenn Sie beispielsweise eine Ladesäulenförderung beantragen, und im Bescheid steht drin: Geld gibt es nur mit neu errichteter Solaranlage. Na und was fehlt dann am Ende? Natürlich die neu errichtete Solaranlage … das passiert wirklich öfter, als man denken würde.“
Die Kunden von Weick Consulting müssen immer wieder daran erinnert werden, was als Nächstes im Förderprozess auf sie zukommt. Das neue System muss also die wichtigsten Daten Personen und Projekten zuordnen und terminierbare Aufgaben stellen können.
„Die großen Tools waren nichts für uns“, erinnert sich Thomas. „Das war uns einfach zu viel: Zuviele Funktionen, zuviel nice to have. Es gab auch Anbieter, da hat man deutlich gemerkt, dass verschiedene Elemente des Programms zusammengekauft und nicht alles organisch entwickelt worden war.“
Ein einfaches CRM mit virtueller Telefonanlage
Lösungsansatz
Dann kommt Weick Consulting zu CentralStationCRM. Das Programm ist einfach - man braucht keine riesigen Studien oder Workshops, um es zu verstehen. Auch passt CentralStationCRM sehr gut zum kollaborativen Arbeitsansatz bei Weick Consulting, da das CRM ebenfalls grundsätzlich kollaborativ angelegt ist.
Zum Start wird vereinbart, alle Telefonate nur noch über CentralStationCRM laufen zu lassen. Zu diesem Zweck nutzt das Team die CRM-Erweiterung zum Anbieter Sipgate. Sipgate bietet eine virtuelle Telefonanlage, mit der Transkripte direkt ins CRM importiert werden können.
Außerdem werden die Daten aus Google Drive schrittweise nach CentralStationCRM überführt. Dabei besteht von vornherein der Plan, nicht alle Daten ins CRM zu überführen, sondern es mit einer Hybridstruktur zu versuchen. „Es sind in unserem Fall einfach zu viele Daten, teilweise für Projekte, die nur einen Monat lang laufen“, erklärt Thomas. „Was aber einen Prozess hat und belastbar erneut gefunden werden muss - das landet im CRM.“
Bessere Dokumentation, schnelleres Arbeiten
Ergebnisse und Nutzen
„Gerade die Dokumentation läuft mit CentralStationCRM besser als vorher“, erklärt Thomas. „Das ist ja überlebenswichtig für uns: Wir haben Fristen und Bescheide, da muss der Kunde im Bedarfsfall angerufen werden, dass er eine bestimmte Rechnung schicken muss, wenn er sein Geld haben will. Wenn ich das nicht irgendwo nachhalte, ist das nicht machbar.“
Auch das kollaborative Arbeiten geht dank CRM jetzt schneller und reibungsloser von der Hand. „Wer gerade frei ist, geht ans Telefon und schaut vorher ins CRM“, sagt Thomas. Dabei sind die bisherigen Abläufe und Daten zum Kunden einsehbar. Darüber hinaus hat Weick Consulting im CRM Ablaufpläne zu immer wiederkehrenden Prozessen hinterlegt. So können auch neue Mitarbeiter schnell auf den Stand der Dinge gebracht werden.
Die aktive Kundenbetreuung profitiert ebenfalls von CentralStationCRM. Durch die zentrale Speicherung aller wichtiger Gesprächsnotizen ist jeder Mitarbeiter stets über das im Bilde, was zuletzt mit der Kundenseite besprochen wurde. Dadurch gewinnt nicht zuletzt auch die Beratung ein Stück weiter an Qualität.
Wir freuen uns, mit unserem CRM die Arbeit bei Weick Consulting unterstützen zu können und wünschen Thomas und seinem Team weiterhin viel Erfolg!
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persofaktum
Lasse Seidel und das Team von persofaktum unterstützen Unternehmen bei der Recherche von HR-Dienstleistern und der Auswahl von Interim-Managern.
CentralStationCRM dient dabei seit 15 Jahren als Grundlage für alle Aktivitäten rund um Vertrieb und Marketing.
