Ist kostenlose Agentursoftware wirklich kostenlos?

Das Hauptargument, mit dem die Anbieter von kostenlosen Angeboten locken, ist gerade für kleinere oder neu gegründete Agenturen verlockend: Es kostet nun mal nichts. Geschenkt kann also gar nicht verkehrt sein, oder?

Klar, von den 20 Euro im Monat kann man schon mal Pizza bestellen. Für zwei Personen. Aber so richtig gespart hat man damit auch wieder nicht. Wie wir sehen werden, bezahlt man meistens mit Funktionalität und Zeitaufwand.

Der billigste und leider oft genutzte Trick bei kostenloser Software ist es, ein eingeschränktes Funktionspaket anzubieten. Wirkt auf den ersten Blick auch logisch - wer nichts zahlt, bekommt auch weniger dafür.

Nur funktioniert dieses Modell gerade bei Software-as-a-Service überhaupt nicht. Wie sollen potenzielle KundInnen abschätzen, ob die Software für die eigene Arbeit geeignet ist, wenn gar nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen?

Beispielsweise muss für Agenturen klar sein, wie das Projektmanagement der neuen Software funktioniert. Mit der Einführung eines neuen Tools ändert sich ja auch immer die Art und Weise, wie das Unternehmen seine Workflows strukturiert. Gibt es eine Zeiterfassung - wird diese überhaupt gebraucht? Kann man nur seine eigenen Kunden verwalten, oder wird ein kollaborativer Ansatz bei Projekten verfolgt? Sind alle Mitarbeiter über den Funktionsumfang der Software im Bilde? Solche Fragen lassen sich natürlich nur dann ausführlich beantworten, wenn man auch alle Möglichkeiten gesehen hat.

Für unsere CRM-Software CentralStationCRM haben wir uns daher für einen kostenlosen Tarif entschieden, der vom Start weg alle Funktionen zur Verfügung stellt. Wir möchten, dass Agenturen direkt mit dem vollen Funktionsumfang bei Kundendaten, Workflows und Projekten arbeiten können. Wie wir gleich sehen werden, weist aber auch diese Variante Einschränkungen für den Nutzer auf.

Die nächste Einschränkung gilt auch für das kostenlose Paket von CentralStationCRM - die kostenlose Variante bietet weniger Speicherplatz als die kostenpflichtigen Pakete. Das liegt einfach daran, dass in Deutschland sicher gehosteter Speicherplatz normalerweise Geld kostet und das Verschenken von zu viel Speicher irgendwann wirtschaftlich nicht mehr zu vertreten ist.

Diese Einschränkung können Sie theoretisch umgehen und immer das löschen, was Sie nicht mehr benötigen. Dann aber zahlen Sie mit einer für Agenturen noch viel wichtigeren Ressource, nämlich mit Zeit. Wären Sie wirklich bereit, existierende Kontakte immer wieder zu löschen und neue anzulegen, nur um den monatlichen Betrag zu sparen?

Ganz abgesehen vom Aufwand würden Sie damit auch dem Kernkonzept eines CRM zuwiderhandeln: Dabei geht es ja darum, den Kunden durch die Aufzeichnung aller Interaktionen und Notizen als Team besser kennenzulernen. Wenn ich aber immer wieder meine Datensätze lösche, fange ich jedes Mal wieder bei null an - außer, ich habe nur sehr wenige Kunden und bin der Ansicht, dass das so bleiben wird.

Für kleine Agenturen mit wenigen Mitarbeitern ist dieser Nachteil ehrlich gesagt zu verschmerzen. Sie werden wahrscheinlich nie mehr als zwei bis drei Nutzer für ihre Agenturverwaltung benötigen. 

Sobald das Geschäft aber gut läuft und vielleicht noch weitere Mitarbeiter eingestellt werden können, sollte überlegt werden, ob ein kostenpflichtiges Paket nicht mehr Sinn ergibt. Gerade beim Projektmanagement ist das kollaborative Arbeiten, das durch die richtige Agentursoftware ermöglicht wird, unschlagbar. Sie können alle Prozesse von jedem Mitarbeiter einsehen lassen und sind so auch bei Abwesenheit des Verantwortlichen schnell über den Stand der Dinge im Bilde.

Doch auch wenn Sie ein CRM im klassischen Sinne begreifen (also nicht als Zeiterfassung, sondern als Tool, um die Kundenbeziehung zu verbessern), sind Sie gut beraten, alle beteiligten Mitarbeiter mit ins System zu holen. Sie erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit, Wissen über die Kontakte zu teilen. So erzeugen Sie bei stetig dokumentiertem Kundenkontakt ein umfassendes, informiertes Bild Ihrer KundInnen, das Ihnen bei Kundenbindung und neuen Aufträgen weiterhilft.

Spätestens hier fällt also auf, dass kostenlose Agentursoftware nur dann kostenfrei bleibt, wenn Sie

• keine neuen Kunden gewinnen wollen
• keine neuen Daten abspeichern wollen
• keine weiteren Nutzer ins System einladen wollen

Dann aber stellt sich die Frage, wozu Sie die Software eigentlich brauchen. Für einen kontinuierlichen, sinnvollen Ausbau Ihrer Kundenbeziehungen dienen die oben genannten Punkte eher nicht.

Ehrlich gesagt ärgern wir uns oft darüber, wenn ein vermeintlich kostenfreies Tool die Hälfte seiner Funktionen hinter einem Upgrade versteckt. Was hat den Anbieter daran gehindert, schon vorher darauf hinzuweisen, dass einige Prozesse mit der kostenfreien Variante schlicht nicht möglich sind? Was ist in so einem Fall die kostenfreie Agenturverwaltung anderes als ein billiger Versuch, die KundInnen in ein kostenpflichtiges Paket zu locken?

Wir haben uns deshalb dafür entschieden, auch unsere kostenfreie Version mit allen Funktionen anzubieten. Beschränkungen führen wir beim Speicherplatz und bei der Zahl der aktiven Nutzer ein.

Der Plan dahinter ist, dass Agenturen zunächst das kostenfreie Paket wählen können, um zu sehen, ob der Service für sie passt. Im Verlauf des Geschäftslebens buchen dann die meisten KundInnen ein kostenpflichtiges Paket.