Welche Agentursoftware für kleine Agenturen?

Wenn Sie alles weglassen müssten, was nicht unbedingt benötigt wird - welche Features müsste Ihre Agentursoftware in jedem Fall mitbringen? Hier geht es um die absoluten Must-Haves, ohne die sich der Einsatz für kleine Agenturen nicht lohnt.

Der wichtigste Mehrwert in der Einführung einer Agentursoftware liegt in der Beziehung zu Ihren Kunden.

Dadurch, dass Sie immer genau über Menschen, Befindlichkeiten und Termine Bescheid wissen, können Sie 

• anders auftreten
• anders nachdenken
• andere Angebote machen.

Das bedeutet, jeder einzelne Kunde gewinnt an Wert für Ihr Geschäft.

Natürlich ist eine Agentursoftware an sich kein Umsatzbringer - aber wer einmal mit CRM-Unterstützung gearbeitet hat, wird sie nicht mehr missen wollen. Es geht nicht darum, eine Zeiterfassung oder komplizierte Workflows zu installieren. Vielmehr wollen Sie Ihren Kunden gegenüber informiert und zielgerichtet auftreten. Genau dabei hilft ein CRM-System.

Das zweite Must-Have für kleine Agenturen: Die schnelle Einrichtung der Agentursoftware.

Gerade kleine Agenturen können vielleicht einen halben Tag entbehren, um sich in eine neue Agentursoftware einzuarbeiten. Am nächsten Tag sollten bereits die neuen Prozesse geübt werden.

Die neue Kontaktverwaltung sollte also schnell und einfach einzurichten sein. Achten Sie darauf, einen Anbieter zu wählen, bei dem Kundenservice und schnelle Fehlerbewältigung im Support gelebt wird. So können Sie bei eventuellen Herausforderungen auf schnelle und kompetente Hilfe zählen.

Als kleine Agentur wollen Sie weder Updates fahren, noch sich mit den Feinheiten einer eigens gehosteten Softwarelösung herumschlagen. Wir empfehlen deshalb eine 24/7 verfügbare Online-Lösung: ein Cloud-CRM. Greifen Sie von überallher und jederzeit auf alle Ihre Kundendaten zu. Das einzige, was Sie benötigen, ist ein internetfähiges Gerät.

Natürlich haben Sie mit einer schlankeren Software weniger Möglichkeiten für Customization und Controlling. Sie gewinnen aber Zeit und Geld. Auch können Sie sich viel besser auf die Ressourcenplanung und die Optimierung Ihrer Prozesse konzentrieren, wenn die zugrundeliegende Infrastruktur sauber läuft.

E-Mails sind neben dem Telefon immer noch eins der bevorzugten Kommunikationsmittel der Geschäftswelt. Das gilt für kleine Agenturen genauso wie für große Konzerne. Da die Mail aber gerade bei kleinen Unternehmen oft die ersten persönlichen Meetings ersetzt, ist es umso wichtiger, Gesprächsthemen und -verläufe genau nachhalten zu können.

Suchen Sie sich eine Agentursoftware aus, die eine E-Mail-Integration anbietet. So können Sie sicher sein, dass Informationen aus Ihren Mails auch wirklich da landen, wo Sie im weiteren Kundenprozess gebraucht werden. Von allen Schnittstellen ist die E-Mail-Integration unserer Ansicht nach die wichtigste.

Ein CRM-System für kleine Agenturen muss eine bedarfsgerechte Kostenstruktur aufweisen. Achten Sie darauf, dass Sie auch in preiswerteren Tarifen auf den vollen Funktionsumfang Ihrer Software zugreifen können. 

Nutzen Sie Lösungen, die Ihre Tarife nach Nutzeranzahl und Speicherplatz und nicht nach Funktionen beschränken. Das gilt umso mehr, als dass Sie als kleine Agentur sowieso kein riesiges Funktionspaket benötigen - aber das, was Sie brauchen, brauchen Sie bei einem Kundenstamm von fünf Personen genauso wie bei einem von 50.

Für den Alltag ist es außerdem wichtig, die Agenturverwaltung im Bedarfsfall schnell ausweiten zu können. Egal, ob Sie ein Team oder nur wenige Mitarbeiter verwalten - Fluktuation wird es immer geben. Auch hier sollte sich die Paketstruktur gut anpassen lassen, ohne dass man sich beim Buchen der nächst höheren Stufe übervorteilt fühlt.

Und ja - vor allem für kleine Agenturen gehört Zeit zu den wichtigsten und wertvollsten Ressourcen, auch im Projektmanagement.

Zeit bleibt in der Agenturverwaltung eine wichtige Ressource. Klar, dass der Kalender zum wichtigsten Tool einer kleinen Agentur gehört.

Damit Sie nicht immer zwischen den Apps wechseln müssen, empfiehlt es sich, den Kalender direkt im CRM zu integrieren und so auch Notizen und Kontakte mit den Terminen verknüpfen zu können.

Der unbedingt benötigte Funktionsumfang einer Agentursoftware ist gar nicht so umfangreich, wie Ihnen manche Anbieter das weismachen wollen. Die oben vorgestellten Workflows machen sicherlich 80 Prozent dessen aus, was Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.

Sollte aber trotzdem ein Fall auftreten, in dem Sie unbedingt ein spezielles Feature benötigen, müssen Sie nicht sofort den Anbieter wechseln. Es empfiehlt sich, zunächst bei denen nachzusehen, die sich auf das Verwalten der Schnittstellen spezialisiert haben. Zu den bekanntesten Tools gehört Zapier, die verschiedene CRMs und Anwendungen über sogenannte "Zaps" verknüpfen. Doch auch Pabbly Connect oder SnapAddy bieten Erweiterungen für die Funktionalität Ihrer Agentursoftware.

CentralStationCRM ist die einfache und schlanke Agentursoftware für kleine Agenturen:

• Wir bieten grundsolide, wichtige Funktionen, die von unseren Kunden täglich gebraucht werden. Für alles andere bieten wir Integrationen. Mit diesem Ansatz konzentrieren Sie sich mit Ihrem CRM wieder auf das, wofür es entwickelt wurde: Die Beziehung zu Ihren Kunden zu verbessern.
• Wir zählen bereits zahlreiche Agenturen zu unseren Kunden. Dabei handelt es sich oft um kleine Unternehmen: Künstlervermittlungen, Musikagenturen, Design-Häuser. Die Rückmeldungen, die wir in den letzten zehn Jahren für CentralStationCRM bekommen haben, zeigen uns, dass wir mit einer schlanken und fokussierten Software genau den richtigen Weg gehen. Manchmal ist weniger eben doch mehr.
• Wir sind ein kleines Team aus Deutschland. Wir bieten einen schnellen und persönlichen Support und haben Verständnis für die Feinheiten des deutschen Datenschutzes. Durch unsere Arbeit sorgen wir jeden Tag dafür, dass kleine Teams Großes erreichen.