CentralStationCRM im Einsatz: Das Netzwerk freier Mitarbeitern im Blick behalten

Die Unternehmensberatung Riva Partners ist spezialisiert auf Innovationsentwicklung und Produktentwicklungsprozesse. Dabei wird cross-funktional über verschiedene Fachabteilungen hinweg unterstützt, zum Beispiel bei der Optimierung von Prozessabläufen oder der Gestaltung von Strukturen. Zu den Kunden der Unternehmensberatung gehören Mittelständler und Konzerne aus dem produzierenden Gewerbe, aus den Branchen Automobilzulieferung, Medizintechnik, Elektro-Kleingeräte oder Maschinenbau.

... Und dann kam Windows

Eigentlich war Knodels Firma zufrieden mit ihrem CRM, damals das Apple-System Daylite. Da die gesamte IT-Landschaft mit Apple-Rechnern lief, kein Problem. Dann allerdings wuchs die Firma und neue Kollegen kamen hinzu, die nicht auf Apple iOS arbeiten wollten. Also mussten vereinzelte Windows-Rechner her und damit eine neue CRM Lösung.


Schnell war klar, dass das neue System nicht nur plattformunabhängig sein musste, sondern auch unabhängig von der eigenen Infrastruktur. “Darauf aufmerksam geworden, kurz getestet, für gut befunden und einfach ausprobiert”, beschreibt Knodel den Wechsel zu CentralStationCRM. “Besonders der Einstieg in die Probephase wird dem Kunden sehr leicht gemacht, das ist toll”.

Mittlerweile nutzt Riva Partners CentralStationCRM seit etwa einem halben Jahr. Das dezentrale CRM-System für Unternehmensberatungen unterstützt die Arbeitsweise der Firma, denn die meisten Mitarbeiter sind nahezu ständig unterwegs, beim Kunden vor Ort oder auf Auswärtsterminen. Dazu kommen Home Office Tage oder der Büroplatz.

“Deswegen ist es wichtig, dass man von überall auf das CRM zugreifen kann”, so Knodel.



Aber CentralStationCRM kann noch mehr als Userdaten auf einem Server in der Cloud zu speichern. “Früher haben wir unsere Aufgaben in einer großen Excel-Liste organisiert”, erzählt Knodel. Die stand auf einer Sharepoint Seite online und konnte von jedem Mitarbeiter abgerufen werden. Die Arbeitsweise hat sich bewährt, und für nicht kundenbezogene Themen, wie die eigene Infrastruktur oder interne Themen, nutzen sie diese Excel-Liste immer noch. Allerdings hat die Liste einen entscheidenden Nachteil: Die Komponente der Aufgabendelegation fehlt, und damit verbunden die Kommunikation unter den Teilnehmern. Wer übernimmt welche Aufgabe, wer hat woran schon wie gearbeitet?

“Das ist ein großer Vorteil bei CentralStationCRM. Hier kann man sehr gut Aufgaben delegieren und weiß auch, dass es beim entsprechenden Mitarbeiter ankommt. Kundendaten, Angebote und Emails kann man direkt mit Mitarbeitern verknüpfen”, freut sich Knodel.

Gesprächsverläufe festhalten, den Mitarbeiter-Pool verwalten

Der Akquiseprozess im Beratungsgeschäft ist häufig an sehr lange Vorlaufzeiten gebunden. Auch bei Riva Partners sind bis zu 12 Monate Vorlaufzeit vom ersten Kontakt bis zum gemeinsamen Projekt keine Seltenheit. “In dieser Zeit laufen Treffen, Emails und schriftliche Korrespondenz. Da bietet CentralStationCRM eine tolle Möglichkeit, die Historie anzulegen und nachzuverfolgen, damit man den Überblick und die Erinnerung nicht verliert.” Dafür wird das System auch gewissenhaft gepflegt. Der Erstkontakt läuft meistens schriftlich, wird aber als Dateianhang manuell im CRM hinterlegt. Wenn nachtelefoniert wird, kommt das CRM am häufigsten zum Einsatz, um die Historie zu verfolgen, Gesprächsnotizen zu dokumentieren und Wiedervorlagen zu organisieren.

Kommt eine wichtige Information rein, die auch für Kollegen interessant ist, werden die entsprechenden Ansprechpartner verknüpft bzw. in den Verteiler aufgenommen. So erfahren die Kollegen auch, wann sie tätig werden sollen.



Neben Knodel arbeiten noch fünf weitere Mitarbeiter im CentralStationCRM Account, also das Kernteam. Die übrigen Mitarbeiter sind freiberufliche Netzwerkpartner.



Für die Verwaltung dieser Netzwerkpartner übrigens wird CentralStationCRM besonders intensiv genutzt. 

“Wir haben ein großes Netzwerk an freien Mitarbeitern, da ist es gar nicht so leicht, immer an die richtigen Leute zu denken und auf dem Schirm zu haben, wenn ein neues Projekt ansteht”

Die Freiberufler werden also ebenso wie die Kunden in CentralStationCRM angelegt und über die Tag-Funktion organisiert. Die gibt Aufschluss über die entsprechende Qualifikation des Mitarbeiters oder bestimmte Leistungen/Mitarbeit in Projekten. Steht ein neues Projekt an, hilft die Filter-Funktion bei der Auswahl der richtigen Mitarbeiter.



Abschließend möchte Marcel Knodel noch einmal betont loben, “dass CentralStationCRM wahnsinnig einfach und zugänglich ist. Es hat genau den Funktionsumfang, den wir brauchen und alles weggelassen, was uns nur verwirren würde.”



Wir freuen uns über das Lob und wünschen Marcel Knodel und Riva Partners alles Gute und viel Erfolg.



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