Einkauf 4.0 - Ein Praxisbeispiel aus der Supply Chain Automatisierung

Geboren am 12. August 1961 einen Tag vor dem Bau der Berliner Mauer, Vater von drei Söhnen und auf Wunsch der eigenen Eltern gelernter Elektriker, ist Andreas Fröhlich heute Experte für die Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung von Supply Chain Prozessen.

Pünktlich zum Fall der Mauer hat er sein Informatikstudium abgeschlossen und führt gemeinsam mit Nicolas Vraux die Nicando Software GmbH.

Nicando - als Start-Up gestartet ist nicando heute ein inhabergeführtes Familienunternehmen, das sich auf elektronische Lösungen zur Einkaufsoptimierung spezialisiert hat. Hauptzielgruppe ist die produzierende Industrie.

Peggy Frömmel ist Vertriebsbeauftragte bei Nicando und als Vertriebsexpertin insbesondere für die Neukundengewinnung zuständig. Seit zwei Jahren ist sie in dem Unternehmen tätig, hat seitdem eine erfolgreiche Vertriebsstruktur aufgebaut und das Produkt abbino bundesweit etabliert.

Warum machen Sie das, was Sie tun? Mit welcher Motivation sind Sie angetreten?

A. Fröhlich: Aufgewachsen bin ich in der Zeit, in der japanische Autos den deutschen Markt erobert haben. Damals habe ich mich gefragt, warum die Japaner so günstige Autos produzieren können. Die Antwort lautete: Prozessoptimierung. Von da an hat mich der Gedanke der Prozessoptimierung nicht mehr losgelassen.

Eines der Gebiete, in denen noch ein hohes Optimierungspotential besteht, ist der Einkauf. Glücklich macht mich jeder Kunde, dem ich dabei helfen kann, seine Prozesse zu optimieren.

P. Frömmel: Ich begeistere mich für das Thema Digitalisierung und für Software. Da ich selbst zu 100% vom Nutzen unserer Software überzeugt bin, macht es mir Spaß, auch anderen Unternehmen zu zeigen, wie der Einkauf 4.0 funktionieren kann.

Wie funktioniert ein nicht-digitalisierter Einkaufsprozess?

A. Fröhlich: Die Bestellungen werden per E-Mail oder Fax versendet - manchmal sogar noch per Post. Sie erhalten die Auftragsbestätigung zurück und müssen diese abtippen. Im Nachgang bekommen Sie Lieferavise, Lieferscheine und Rechnungen zugeschickt und tippen diese ebenfalls ab, um sie in Ihrem eigenen System weiterverarbeiten zu können.

Dieser Prozess ist insgesamt aber sehr aufwändig und fehleranfällig.

Wie sollte ein Einkaufsprozess Ihrer Meinung nach funktionieren - also der Einkauf 4.0?

A. Fröhlich: Durchgängig elektronisch ohne Medienbrüche. Sie müssen nichts mehr abtippen, alles wird automatisch versendet und importiert. Bei Abweichungen werden Sie automatisch informiert.

So werden Sie von der gesamten Überwachung ihrer Bestellungen entlastet.

Zur Optimierung der Einkaufsprozesse haben Sie also abbino entwickelt. Was genau steckt hinter Ihrem Produkt?

A. Fröhlich: Die abbino SCM Cloud Collaboration Plattform implementiert schnell und effektiv die individuelle digitale Einkaufsstrategie von großen und kleinen Unternehmen. abbino digitalisiert, optimiert und automatisiert dabei sämtliche Einkaufsprozesse via EDI (Electronic Data Interchange): Papier-Dokumente werden durch elektronische Dokumente ersetzt und es findet ein Austausch von Computer zu Computer ohne die Einwirkung eines Menschen statt. Der Vorteil davon ist, dass Geschäfte schneller abgewickelt werden können, dass keine Fehler passieren und dass dadurch insgesamt effizienter gearbeitet werden kann.

Es gibt bei abbino eine Vielzahl an Modulen, mit denen unsere Kunden ihren Einkauf - also die Prozesse, die Lieferanten, Partner und Stammdaten - aktiv managen können. Alle Schritte im elektronischen Einkauf werden von unserer Software unterstützt, beginnend beim Lieferanten Onboarding über eAnfrage, eBestellung und eLieferavis bis hin zur eRechnung und Lieferantenbewertung. So wird die Lieferkette unserer Kunden zuverlässig gesichert.

Wie gestalten Sie Ihren Vertrieb? Gibt es dabei Maßnahmen, die besonders gut funktionieren?

P. Frömmel: Ich arbeite vorrangig über Telefonakquise oder spreche per E-Mail potenzielle Kunden an. Wenn der Kunde Interesse hat, findet entweder ein Termin vor Ort statt oder eine Websession.

Über die Telefonakquise im persönlichen Gespräch bin ich am erfolgreichsten. Gelegentlich veranstalten wir auch Webinare, die zuvor über E-Mail und unsere Netzwerke beworben werden. Auch hier haben wir immer wieder eine gute Teilnehmerzahl. Unsere alljährliche Teilnahme an den BME-eLösungstagen rundet unsere Akquise-Tätigkeiten ab.

Worum geht es in den Webinaren?

A. Fröhlich: Die Webinare sind für Interessenten. Wir zeigen ihnen anhand einer Live-Demo, wie der vorhin geschilderte voll elektronische und medienbruchfreie Einkauf 4.0 funktioniert.

Was sind die BME-eLösungstage und wie hilft Ihnen die Teilnahme weiter?

A.Fröhlich: Die eLösungstage sind die größte Plattform für eSourcing- und eProcurement-Lösungen. Sie sind sozusagen das „Klassentreffen“ aller Player in dieser Branche. Ziel ist neben der Neukundengewinnung auch das Treffen mit Bestandskunden. Da alle Player versammelt sind, ist es auch eine gute Plattform, sich einen Überblick über den Wettbewerb zu verschaffen oder Allianzen zu schmieden.

Wie überzeugen Sie die Kunden, bei Ihnen zu Kaufen und nicht beim Wettbewerber?

P. Frömmel: Indem wir in den Kundenterminen gemeinsam den Bedarf ermitteln, alle individuellen Anforderungen abdecken und dabei preislich im Rahmen bleiben.

Welche Vertriebssoftware nutzen Sie?

P. Frömmel: Wir nutzen als Vertriebssoftware CentralStationCRM, um sämtliche Interessenten und Kunden zu verwalten. Das sind einerseits die Unternehmensdaten, andererseits die Daten der konkreten Ansprechpartner. In unserem CRM dokumentieren wir alle Gesprächsnotizen und den kompletten E-Mail-Verkehr. Zu jedem Interessenten gibt es mindestens eine Aufgabe als Wiedervorlage, was die Basis meines Daily Business bildet.

Wie haben Sie Ihr Kontakte vorher verwaltet?

A. Fröhlich: Mit sugarCRM. Als angepasste Open-Source-Variante, die irgendwann nicht mehr mit einem vernünftigen Aufwand zu warten war. Danach dann über Excel.

Nach welchen Kriterien haben Sie ihre neue CRM-Software ausgewählt?

Cloud-Software? Für Andreas Fröhlich ein K.o.-Kriterium! Der Nutzer muss sich nicht um die Technologie kümmern, sondern kann sich voll und ganz auf sein Daily Business konzentrieren.

A. Fröhlich: Wir wollten eine einfache und leicht zu verstehende Cloud-Software haben, die alle gängigen Anforderungen an einer CRM-Software erfüllt. Es war mir wichtig, dass der csv-Import und -Export reibungslos funktioniert. Zum einen, um unsere bestehenden Excel-Daten importieren zu können. Zum anderen, um Daten im CRM beispielsweise für Marketing-Aktionen exportieren zu können.

Warum sollte es unbedingt eine Cloud-Software sein?

A. Fröhlich: Das war ein absolutes K.o.-Kriterium! Bei nicando handelt es sich auch um eine Cloud-Software, das war von Anfang an unser Business Model. Lieber Dauerschuldverhältnisse anstelle von großen Anschaffungskosten. Das ist für beide Seiten eine gute Sache: Für die Kunden entfällt die hohe Anfangsinvestition und für den Anbieter sind von Beginn an regelmäßige Einnahmen gesichert. Microsoft hat quasi unser Business Model kopiert und Office365 eingeführt.

Welchen Vorteil sehen Sie in einer Cloud-Software?

A. Fröhlich: Es war uns immer wichtig, dass sich der Kunde nicht um die Technologie kümmern muss, sondern nur um sein Daily Business - genau das ermöglicht eine Cloud-Software. Die Software soll den Kunden unterstützen, keinen zusätzlichen Aufwand erzeugen, und das funktioniert in der Cloud wunderbar.

Herzlichen Dank, Frau Frömmel und Herr Fröhlich, für das Gespräch!