Die wichtigsten Funktionen einer CRM-Software im Hochschulsektor
Kontaktverwaltung
Eine CRM-Software dient als zentraler Ort um sämtliche Kontakte einer Organisationseinheit innerhalb der Hochschule zu verwalten. Ob Kontakte von Interessenten, Alumni, Partner-Firmen oder Sponsoren: Wenn alle Kontakte an einem Ort verwaltet werden, halten Sie die Qualität der Daten auf höchstem Niveau und vermeiden doppelte und veraltete Datensätze. Die Tatsache, dass nach Kontakten nicht mehr in E-Mails, auf Webseiten oder im Visitenkarten Stapel gesucht werden muss, macht den Arbeitsalltag zudem deutlich effizienter.
Kontakthistorie
Neben dem reinen Adressmanagement liefert das CRM-System auch einen Überblick über die gesamte Historie Ihrer Kontakte. Wann hat der Erstkontakt stattgefunden? An welchen Veranstaltungen hat die Person teilgenommen? Wann wurde die letzte E-Mail verschickt und welcher Mitarbeiter stand in telefonischem Kontakt? Alle verknüpften Informationen, Termine, Dokumente, Aufgaben und E-Mails zu Ihren Kontakten sind mit einem Klick einsehbar. Auch Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Personen sind möglich.
Kontakte kategorisieren und filtern
Um Kontakte im Bildungssektor für die eigenen Zwecke richtig nutzen zu können, ist es erforderlich, dass Sie diese nach eigens erstellten Kriterien kategorisieren und filtern können. So können Sie beispielsweise Forschungsschwerpunkte, Fachrichtung, Interessensgebiete oder Zielgruppen kategorisieren. Je nach Tätigkeit lassen sich dann mit wenigen Klicks die relevanten Kontakte herausfiltern und stehen für die weitere zielgruppengenaue Ansprache bereit.
Aufgaben
Mit Hilfe von Aufgaben, die im CRM-System angelegt werden, können Sie die regelmäßige Pflege von Kontakten gewährleisten, ohne dass zu lange Inaktivität herrscht.
Aufgaben helfen außerdem dabei, dass immer wieder ähnliche Workflows standardisiert und damit effizienter gestaltet werden. Beinhaltet das Hochschulmarketing beispielsweise, dass Interessenten nach dem Erstkontakt in regelmäßigen Abständen kontaktiert und mit Informationen versorgt werden, so lassen sich mit Hilfe von Projekten automatisiert Aufgaben erstellen, die dafür sorgen, dass diese To-Dos im Arbeitsalltag nicht untergehen.