In einer Umfrage gaben 83 Prozent der befragten Unternehmen an im Jahr 2010 betroffen gewesen zu sein. Absolut alarmierende Zahlen, die auch im internationalen Vergleich verhältnismäßig hoch sind (77%). Etwa die Hälfte der betroffenen Unternehmen gab an, dass es bei dem Datenverlust um Kundeninformationen ging. Die Umfrage von Check Point Software Technologies hat das mangelhafte Bewusstsein für Themen wie Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien als eine Ursache identifiziert.
Doch um welche Art von Datenverlust geht es genau? Anders als die jüngsten Hackerangriffe auf die großen Konzerne wie Sony und Co vermuten lassen, ist der häufigste Grund für den Datenverlust nicht etwa der Angriff von außen. Vielmehr liegt das größte Problem in dem Verlust der eigenen physikalischen Datenträger.
Was sind die Ursachen für den Verlust von Kundendaten?
In einem unserer letzten Beiträge haben wir über die Probleme von gedruckten Unterlagen geschrieben. Häufig gehen Unterlagen oder Kundendaten auf analogen Datenträgern wie zum Beispiel dem ausgedruckten Gesprächsprotokoll oder Kundenprofil verloren. Doch auch der Diebstahl eines Firmenlaptops oder Firmentelefons kann schnell zum Albtraum und Datenverlust führen. Bei älteren Software Anwendungen, wie zum Beispiel lokal installierter CRM Software, werden sämtliche Daten oder Auszüge der Kundendatenbank als Kopie auf dem Laptop gespeichert. Wenn dieser verloren geht oder gestohlen wird ist es meist nur eine Frage der kriminellen Energie, ob und wann die Kundendaten in die falschen Hände gelangen.
Jetzt kennen wir das Problem. Aber was können Unternehmen tun, um den Verlust von Daten zukünftig zu verhindern oder zu mindestens einzudämmen?
Wie können Unternehmen den Datenverlust in den Griff bekommen?
Die meisten Probleme des Datenverlustes liegen in der mobilen Mitnahme von Kundeninformationen begründet. Ganz gleich ob es sich um den Ausdruck oder den Laptop handelt, die Informationen werden aus dem sicheren Umfeld der Firma “mitgenommen”. Im Falle eines Verlustes gibt es dann meist keine Möglichkeit die Daten zu löschen oder entfernen.
Um das zu verhindern, können Unternehmen auf eine andere Form der IT Bereitstellung zurückgreifen: webbasierten Software Lösungen. Bei diesen Lösungen werden die Daten nicht auf den Endgeräten gespeichert, sondern aus dem sicheren Rechenzentrum abgerufen. Wenn der Vertriebsmitarbeiter mit seinem Laptop beim Kunden arbeitet, meldet er sich mit seinen Zugangsdaten in der Kundendatenbank Software an und erhält die gesuchten Informationen. Wenn der Laptop jetzt verloren geht oder auf dem Heimweg geklaut wird sind auf dem lokalen Rechner keinerlei Daten gespeichert. Ohne die Zugangsdaten kann der “Finder” nicht darauf zugreifen. Sobald der Verlust bemerkt wird sollte der betroffene Mitarbeiter nun sicherheitshalber den Administrator der Websoftware benachrichtigen oder selbstständig sein Passwort ändern. Damit bleiben die Daten im eigenen Unternehmen und die Datendiebe außen vor.
Den Verlust von Ausdrucken selbst kann diese Art von Software zwar auch nicht verhindern, allerdings kann Websoftware schon einige Schritte weiter vorne eingreifen. Die Notwendigkeit zum ausdrucken entfällt in vielen Fällen, wenn die Kundeninformationen mobil erreichbar sind. Die Notizen und Inhalte der letzten Gesprächstermine könnten beispielsweise auf dem iPad nachvollzogen werden, anstatt im vorhinein durch den Drucker geschickt zu werden. So können Unternehmen dem Datenverlust frühzeitig vorbeugen, anstatt nur zu versuchen damit umzugehen.
