Vor einigen Tagen auf der Mittelstandsmesse Wachsen!2011 hatten wir ein interessantes Gespräch, wo es unter anderem um das Thema Output Management ging. Prinzipiell geht es dabei um die Informationsversorgung von Kollegen und Externen (Kunden, Interessenten, etc.). Informationen im Sinne des Output Management können Ausdrucke, E-Mails oder andere Formen von Dokumenten sein - also schlichtweg alle Informationen die in Unternehmen hin- und her geschoben werden. Und entgegen einem verbreiteten Irrglauben geht es beim Output Management nicht nur um die bloße Reduktion von Druckkosten.
Neben der Reduktion der Ausschussmenge (das sind dann die Ausdrucke und Druckkosten) hat Output Management nämlich insbesondere auch Auswirkungen auf die Prozessgeschwindigkeit und die Kollaboration. Diese Potentiale können auch Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erschließen und zwar meist mit der Einführung einer kollaborativen Software Lösung wie CentralStationCRM. All die oben angesprochenen Themen sind Nebeneffekte einer solchen Softwarelösung.
Als ich begonnen habe über das Thema Output Management nachzudenken, kam mir ein ganz spezieller, aber dennoch klassischer Fall in den Kopf: Der Weg zum Kunden.
In meiner Vertriebsarbeit einer Beratungsgesellschaft waren wir nahezu täglich beim Kunden vor Ort, haben unser Portfolio vorgestellt oder schon konkret über gemeinsame Projekte diskutiert. Die Vorbereitung darauf lief meistens gleich ab: ein Kollege bereitete den Termin vor, trug die nötigen Informationen zusammen und wenn die Fahrtzeit es ermöglichte, bereitete man sich unmittelbar vor dem Termin im Auto darauf vor. Für eine möglichst fundierte Vorbereitung hatten wir von einfachen Informationen über das Unternehmen und den Ansprechpartner sämtliche vorherigen Projekte oder Angebote sowie im besten Fall die aktuellen Ereignisse der Branche dabei. Alleine aus Sicht der Druckkosten und dem Zeitaufwand dafür ist das wenig sinnvoll.
Nicht selten kam es dann vor, dass genau eine Information fehlte. Die logische Konsequenz war der Anruf im Büro, wo ein Kollege um die Informationssuche gebeten wurde. Mit einer Software Lösung wie CentralStationCRM habe ich die gesuchten Informationen selbst schneller gefunden, als ich die Nummer des Büros gewählt habe. Und zusätzlich halte ich dort niemanden von der Arbeit ab.
Doch auch ab von dieser Ineffizienz und dem Aufwand ist jeder Ausdruck von sensiblen Informationen (Personenbezogene Daten, eigene Recherche, Interna etc.) heutzutage eine eklatante Sicherheitslücke. Wie oft ist es schon passiert, dass Dokumente oder Ausdrucke nicht wie vorgeschrieben im Schredder, sondern im normalen Müll landen. Wie es der Zufall dann will, landen solche Dokumente leider viel zu oft in den falschen Händen. Die Lösung des Problems kann einfach sein:
Was man nicht druckt, kann über diesen Weg auch nicht in falsche Hände gelangen.
Die zunehmende Verbreitung von mobilen Endgeräten wie dem iPad oder iPhone ermöglicht gemeinsam mit webbasierten und damit hoch verfügbaren Geschäftsanwendungen ganz neue Möglichkeiten für den Vertrieb oder Außendienst. Das Magazin Markt und Mittelstand hat im nächsten Monat einen Schwerpunkt zum Thema Output Management. Das Heft ist sicher einen Blick wert.
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