Die Terminbestätigung - 5 praktische Tipps

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Die Terminbestätigung - 5 praktische Tipps

Einen Kundentermin vereinbaren und sechs Wochen später einfach erscheinen? Keine gute Idee, wenn man aus einem persönlichen Gespräch mehr rausholen möchte als nur ein erstes Kennenlernen. Denn bereits bei der Terminbestätigung kann man die Weichen auf Erfolg stellen und böse Überraschungen vermeiden.

Kundentermine brauchen eine gute Vorbereitung und eine gewisse Vorlaufzeit. Es mag Ausnahmen geben, aber in der Regel sind es mehrere Wochen von der Absprache bis zum tatsächlichen Termin. Genug Zeit, dass einiges in Vergessenheit geraten kann. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, Termine nicht nur zu vereinbaren und dann am besagten Tag zur besagten Zeit überraschend aufzutauchen. Gerade langfristige Termine bedürfen einer erneuten Bestätigung und bieten gleichzeitig die Chance auf eine gezieltere Vorbereitung.


1. Das Erstgespräch

Ganz gleich, ob man Kundentermine selbst vereinbart oder durch ein Callcenter akquirieren lässt: man bittet bei der Vereinbarung um die Kontaktdaten des Gegenübers und schickt anschließend eine kurze, schriftliche Bestätigung. 

Diese Mail bietet zudem die Chance, einen kleinen Flyer o.ä. mit kurzen Informationen anzuhängen. Allerdings sollte der nicht ins Detail gehen, sondern lediglich einen ersten Eindruck vermitteln. Sie kann zusätzlich auch einen Link mit einem Kalendereintrag beinhalten, allerdings hängt es etwas vom verwendeten Kalender ab, ob Ihr Termin von dem Kalender Ihres Gegenübers übernommen werden kann. Bei den gängigen Formaten wie Outlook, Apple Calendar oder Google Calendar sollte es zwar passen, sicher ist es jedoch, zusätzlich eine einfache Email mit den wichtigen Daten in Textform zu senden. 

2. Erneute Terminbestätigung

Zwei bis drei Tage vor dem besagten Kundentermin ist es Zeit noch mal zum Hörer zu greifen, um sich erneut ins Gedächtnis zu rufen. Dabei wollen Sie natürlich nicht nachhören, ob der Termin wirklich stattfindet - und dadurch Ihrem potenziellen Kunden noch eine Vorlage zur Absage zu liefern. Sie sorgen mit dem Anruf dafür, dass der Termin nicht verschwitzt wurde. 

Die Terminbestätigung bietet über die einfache Rückversicherung hinaus viele Möglichkeiten, den Weg zu einem erfolgreichen Abschluss zu ebnen. 

Ansonsten hat man schnell Pech und der wichtigste Teilnehmer ist gar nicht dabei, weil ihm etwas Wichtiges dazwischengekommen ist, was Ihnen nicht mitgeteilt wurde, oder es steht nicht genug Zeit zur Verfügung. Durch die erneute Bestätigung ein paar Tage vor dem Termin können Sie sich rückverischern und dafür sorgen, dass keine bösen Überraschungen warten.

3. Wer sind die Teilnehmer?

Bei der telefonischen Bestätigung eines Termins können Sie die Chance nutzen und direkt noch ein paar Dinge mit abfragen. Wer wird noch am Gespräch beteiligt sein? Aus welchem Unternehmensbereich stammen die Teilnehmer? Hatte man vielleicht schon Kontakt? Prüfen Sie dafür in Ihrem CRM mögliche Notizen über den Kunden oder Mails, die schonmal mit ihm geschrieben wurden. 

Eine andere wichtige Frage: Sprechen alle deutsch oder verläuft der Termin auf Englisch? Das ist gerade in Konzernen durchaus keine Seltenheit und es wirkt deutlich professioneller, wenn man auf diesen Moment vorbereitet ist, beispielsweise durch englischsprachiges Infomaterial. Und, sofern das beim ersten Gespräch noch nicht deutlich wurde: Kann man den Bedarf etwas eingrenzen? Denn nicht selten bringen neue Teilnehmer auch neue Themen auf den Tisch. Oder liegt man mit dem, was man bis dato vorbereitet hat, genau richtig? 

4. Organisatorische Terminvorbereitung

Sobald der Termin endgültig bestätigt ist und Sie über die Teilnehmer Bescheid wissen, können Sie zum Schluss des Gesprächs noch organisatorische Fragen klären, wie beispielsweise Möglichkeiten der Anfahrt oder des Parkens. Gibt es einen Parkplatz oder müssen Sie Zeit für die Parkplatzsuche einplanen? An welchem Tor betritt man das Gelände und nach wem soll man am Empfang fragen? Wird man abgeholt oder kann man sich selbstständig auf dem Gelände bewegen? 

Vor allem bei größeren Unternehmen oder Bürogebäuden ist es sinnvoll, diese Fragen vorher zu klären, damit Sie kurz vor dem wichtigen Termin nicht gestresst sind, weil Sie nicht genau wissen wohin. 

5. Erste Materialien

Hat man aus dem Gespräch die Kontaktdaten der teilnehmenden Personen, oder eben der Sekretärin, erhalten, kann man zwei bis drei Tage vor dem Termin etwas ausführlichere Materialien senden. Eventuell bieten sich auch schon Angebote, Ideen oder Entwürfe an, auf die man im Gespräch zurückgreifen möchte.

Allerdings sei an dieser Stelle Vorsicht geboten, denn was man selbst nur als Idee oder Rohfassung verstanden wissen möchte, wird ohne das erklärende Gespräch ganz schnell zur fixen Agenda. Wenn man nicht schon Top-Ergebnisse schicken kann oder möchte, senden Sie besser nur allgemeine Beispiele und - wenn vorhanden - einige Referenzen. 

Sind diese Punkte geklärt, hat man das Risiko auf unangenehme Stolperfallen bereits deutlich minimiert. Zudem darf ein Kunde durchaus bemerken, dass man sich ernsthaft auf das Verkaufsgespräch vorbereitet und nicht “einfach mal vorbeikommt”. Es sollte natürlich nicht verkrampft wirken, aber wenn man selbst merkbar planvoll agiert, hinterlässt das einen professionellen Eindruck - und damit ist bereits viel gewonnen.


Mehr davon?

Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum perfekten Kundentermin im Vertrieb. Die einzelnen Artikel der Serie sind:

  1. Terminvorbereitung
  2. Terminbestätigung (dieser Artikel)
  3. Wichtige Materialien beim Vertriebstermin
  4. Das Akquise Gespräch selber
  5. Wichtige Dinge für die Terminnachbereitung
von Sven Sester (G+) über CRM und Kundentermin

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