In vielen Geschäftsbereichen gilt der Grundsatz: einen ersten Termin zu bekommen ist einfach, einen zweiten deutlich schwerer. Denn dafür muss man beim ersten Treffen interessante und für den potentiellen Kunden relevante Informationen geliefert haben. Ziel im Vertrieb ist es, den Kunden für sich zu gewinnen und positiv im Gedächtnis zu bleiben, sollte es beim ersten Treffen nicht zum Abschluss kommen. Abgesehen vom eigentlichen Gespräch lohnt es sich, einen Blick auf hilfreiche Materialien der Terminvorbereitung zu werfen, die den Erfolg eines Kundentermins deutlich beeinflussen können.
1. Präsentationen
Man kann einem Kunden natürlich auch im reinen Gespräch das eigene Unternehmen schmackhaft machen, aber visuelle Unterstützung in Form einer Unternehmenspräsentation strukturiert die Vorstellung und beugt dem Vergessen wichtiger Punkte vor. Zudem gibt es bekanntlich viele Menschen, die auf visuelle Reize deutlich stärker reagieren als allein auf das gesprochene Wort.
Wichtig ist nur, dass man selbst die eigentliche Präsentation bildet und nicht durch wilde PowerPoint-Spielereien vom eigentlichen Thema ablenkt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Präsentation für den Vertrieb sowohl digital (PDF und PowerPoint, auf einem USB-Stick) als auch in Papierform mitzunehmen. Gerade in kleiner Runde ist die klassische Papierversion wesentlich angenehmer und hat zudem den Vorteil, dass Kunden sich Notizen darin machen können und sie deshalb im Anschluss auch aufbewahren. Außerdem sind Sie mit einer ausgedruckten Version immer auf der sicheren Seite, falls Ihr Laptop streiken und die Technik versagen sollte.
Wenn es nicht der erste Termin bei diesem Kunden ist, hilft vielleicht ein Blick ins CRM. Hier können Sie nachschauen, in welcher Form die letzte Präsentation abgelaufen ist und an einer passenden Stelle einen Bezug zum letzten Termin einbauen.
2. Individuelle Materialien
Stimmt die Terminvorbereitung, hat man idealerweise bereits passgenaue Materialien in der Tasche. Das können Angebote sein oder erste Entwürfe, aber auch Referenzen oder Projekt-Exposés. Gerade letztere können, wenn sie gut recherchiert sind, eine sehr überzeugende Wirkung erzielen - sprich: “In einer Firma Ihrer Struktur und Größe lässt sich auf Basis dieser und jener Vergleichsdaten folgendes Ergebnis erzielen.” Wenn sie bereits vergleichbare Projekte durchgeführt haben und deshalb mit den Ängsten und Schwierigkeiten vertraut sind, ergänzen Sie entsprechend das Projekt-Exposé.
Auch hier sind aufbereitete Papiere mit einigen Zahlen und Grafiken eine hilfreiche Unterstützung: als eigene Argumentationshilfe, aber auch für den Gesprächspartner, der Ihren Auftrag später selbst im eigenen Unternehmen rechtfertigen muss.
3. Visitenkarten - immer noch Standard im Vertrieb
Vielleicht banal, aber allen elektronischen Hilfsmitteln zum Trotz hat die klassische Visitenkarte im Vertrieb noch lange nicht ausgedient und gehört bei jedem Geschäftstermin in Ihren Vertriebskoffer. Bei einem persönlichen Kundentermin wirkt es vielfach professioneller, wenn Sie Ihrem Gegenüber eine Visitenkarte überreichen können, als lediglich auf ein Social Media Profil zu veweisen. Packen Sie gerne auch mehr als eine Visitenkarte ein, denn trotz aller Terminvorbereitung weiß man bis zum Treffen selbst nie sicher, wie viele Personen teilnehmen. Außerdem ist es gut, eine Karte am Empfang lassen zu können.
Natürlich können wir im heutigen Zeitalter auch einfach via XING oder LinkedIn Kontakt aufnehmen, allerdings ist eine Visitenkarte viel persönlicher und wird als haptischer Gegenstand, den man in der Hand halten kann, eher wertgeschätzt als per Mail übermittelte Kontaktdaten, die vielleicht nur mal schnell nebenbei auf dem Smartphone angeschaut und wieder vergessen werden.
4. Eigene Gesprächsnotizen
Hin und wieder schadet es nicht, sich während eines Kundentermins Notizen zu machen. Diese Notizen werden Ihnen spätestens bei der Terminnachbearbeitung als Gedächtnisstütze helfen, wenn Sie zum Beispiel alle wichtigen Informationen über den Termin in Ihr CRM-System eintragen möchten/müssen.
Aber auch schon im Termin selbst können Gesprächsnotizen ein dankbares Hilfsmittel sein. Gegegebenenfalls lohnt es sich, das Papier vorher zu formatieren, um die eigenen Notizen etwas strukturierter aufzunehmen. Dabei kann man z.B. bereits vor Gesprächsbeginn die Namen des/der Gesprächspartner(s) notieren, um sie während des Termins stets parat zu haben. Kennen Sie zu Beginn des Termins noch nicht alle Namen oder Teilnehmer, stecken Sie notfalls die Visitenkarte des Kunden nicht gleich ein, sondern legen Sie sie vor sich auf den Tisch, um bei Gelegenheit einen Blick riskieren zu können.
5. Ausgedruckte Unternehmensdaten, eine Wegbeschreibung und ein Navigationsgerät
Wenn sich ein Kunde die Zeit für ein Gespräch nimmt und man sich selbst sorgfältig auf den Termin vorbereitet hat, möchte man nicht gestresst oder verspätet ankommen.
Auch dieser Hinweis mag trivial klingen, aber man sollte sich die groben Unternehmensdaten inklusive der Kontaktdaten des Ansprechpartners ausdrucken und sich nicht allein auf die Technik verlassen. Ein leerer Akku ist bereits nervig genug. Wenn ihr Handy aber gerade auf dem Weg zu Ihrem Kunden schlappmacht und Sie keine Alternative haben, die Sie zum Unternehmen navigieren könnte, ist das denkbar ungünstig. Die ausgedruckte Wegbeschreibung ist ebenfalls hilfreich, um über die aktuelle Straßenlage informiert zu sein und nicht aufgrund einer im Navi veralteten Straßenführung zu spät erscheint.
Manchmal machen Kleinigkeiten den Unterschied und entscheiden über den Erfolg eines Kundentermins. Denken Sie an wichtige Materialien, um die Aussicht auf einen Abschluss zu erhöhen.
Wie so oft sind es manchmal Kleinigkeiten, die über einen erfolgreichen Geschäftstermin entscheiden. Eine Checkliste kann zumindest dem eigenen Gedächtnis als Stütze dienen und den Termin auf einen guten Weg bringen. Mit den hier gezeigten Punkten der Terminvorbereitung stellen Sie sicher, dass Sie gut informiert und vorbereitet in das Vertriebsgespräch gehen. Und das ist nur konsequent, denn wahrscheinlich war bereits die Akquise des Termins aufwändig und teuer. Den Termin nun nicht gründlich würde Ihre Erfolgschancen deutlich senken und würde ein Sparen an der falschen Stelle bedeuten.
Mehr davon?
Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum perfekten Kundentermin im Vertrieb. Die einzelnen Artikel der Serie sind:
- Terminvorbereitung
- Terminbestätigung
- Wichtige Materialien beim Vertriebstermin (dieser Artikel)
- Das Akquise Gespräch selber
- Wichtige Dinge für die Terminnachbereitung
