Sechs Tipps zur Terminnachbearbeitung

Der Kundentermin endet nicht mit dem Händedruck zur Verabschiedung. Ganz gleich ob ein Akquise-Termin erfolgreich war oder nicht, wenn man auf eine Verbesserung des eigenen Vertriebs hinarbeitet, ist eine gründliche Nachbearbeitung unverzichtbar.

Diese muss nicht lange dauern, sondern kann mithilfe eines geeigneten CRM-Systems schnell und einfach erledigt werden. Wir zeigen dir sechs Schritte, die du dabei beachten solltest

1. Einpflegen der Terminnotizen ins CRM

Zurück vom Termin lohnt es sich, die noch frischen Eindrücke und Terminnotizen möglichst umgehend ins CRM zu übertragen. Beginne - sofern sie noch nicht erfasst sind - natürlich mit den Daten des Gesprächspartners: Name, Firma, Telefonnummer, Mailadresse und so weiter.

Wertvoll sind auch Informationen, die über die reinen Kontaktdaten hinausgehen. Was für einen Hintergrund hat der Kunde? Hat er von früheren Projekten und Arbeitgebern erzählt? Sprach er über Hobbies? Ist er eher der nüchterne Techniker, der akribische Kaufmann oder der emotionale Visionär? Solche Infos sind extrem hilfreich für den weiteren Umgang und bilden gleichzeitig einen leichten Aufhänger oder Gesprächseinstieg beim nächsten Anruf. Zudem hilft es Kollegen, die den Kunden bisher nicht persönlich kennenlernen konnten.

Neben Notizen über die Person müssen natürlich auch die besprochenen Inhalte dokumentiert werden. Was wurde besprochen, was entschieden und welche sind die nächsten Schritte? Soll beispielweise ein Angebot verfasst oder ein Prototyp angefertigt werden?

Mache nicht den Fehler und schiebe die Dokumentation nicht auf die lange Bank. Je länger du wartest, desto flüchtiger sind die Informationen und Details geraten in Vergessenheit. Am Ende musst du es ohnehin machen. Bereite Termine also bestenfalls am gleichen Tag nach - wenn du dabei strukturiert vorgehst, kostet es auch nicht viel Zeit.

Ein Screenshots der Detailansicht von Personen in CentralStationCRM.

2. Rückmeldung beim Kunden

Hat man die eigenen Notizen zusammengefasst und eingepflegt, ist es Zeit für eine Rückmeldung beim Kunden. Dafür eignet sich beispielsweise ein kurzes Gesprächsprotokoll mit den wichtigsten Inhalten, Entscheidungen und besprochenen nächsten Schritten. Vielleicht gibt es auch noch weiteres Info- oder Referenzmaterial, was man beim Termin nicht im Koffer hatte und nachreichen möchte.

Darüber hinaus hat es noch nie geschadet, sich einfach für den netten Termin zu bedanken - sofern er denn nett war.

3. Vernetzung via Social Media

Je nach Branche und Termin kann man dem Gesprächspartner eine Einladung zu einem Netzwerk wie XING oder LinkedIn senden. Mittelfristig schafft man sich dadurch ein großes Netzwerk und eine leichte, relativ informelle Kontaktmöglichkeit. Zudem werden die Kontakte in deiner Timeline über deine Beiträge und Updates informiert, auch nach einem Unternehmenswechsel. Diese Updates bekommt der eine oder andere am Rande mit und je nach dem was du schreibst, werden sie nicht als trockene Warmakquise wahrgenommen.

Du bleibst so im Hinterkopf und kannst den Eindruck als Experte auf deinem Gebiet stärken - zum Beispiel mit interessanten Blogposts, die du im Social Web verlinkst.

4. Informieren der Kollegen

Kollegen, die in ein Projekt involviert sind, aber nicht am Akquise-Termin teilgenommen haben, sind verständlicherweise neugierig und wollen wissen, was besprochen wurde. Lass die Kollegen nicht im Dunkeln und informiere sie ausführlich und umgehend.

Je nachdem, welches CRM-System du verwendest, geht das bereits beim Einpflegen der Notizen. In CentralStationCRM kannst du den entsprechenden Kollegen beispielsweise einen Beobachterstatus zuweisen. Dadurch werden diese stets automatisch zu Neuigkeiten informiert, sollte irgendjemand bei dem angelegten Kunden, dem Angebot oder dem Projekt etwas ändern. Ist diese Funktion nicht vorhanden, bedarf es einer gesonderten E-Mail.

Ein Termin endet nicht mit dem Schließen der Tür der Kunden. Vernetze dich, informiere Kollegen, fasse beim Kunden nach und pflege dein CRM - dadurch erhöhen sich deine Erfolgschancen ungemein.

Das Informieren der Kollegen verhindert Kommunikationsbrüche und peinliche Situationen, etwa wenn der Kunde anruft und der Kollege keinerlei Ahnung hat, worum es geht oder wohlmöglich aus Unwissenheit Falschauskünfte gibt. Auf den Anrufer wirkt es viel professioneller, wenn der Kollege mit einem Blick ins CRM zumindest grob weiß, was du mit dem Kunden besprochen hast.

5. Gruppieren und Einordnen

Um einen Kunden auch bei zukünftigen Marketingaktionen oder Newslettern richtig ansprechen zu können, ist es wichtig, ihn richtig in deinen Datenbestand einzuordnen und zu verschlagworten. Vergib also Tags - beispielsweise für eine Region oder für eine Branche.

So lassen sich themenspezifische Verteiler erstellen und du erreichst mit nur wenigen Klicks zum Filtern die richtigen Leute. Clever angelegte Tags und eine saubere Verschlagwortung erleichtern dir die spätere Suche unter allen eingepflegten Kundenkontakten ungemein. Hast du die richtigen Kontakte herausgefunden, freuen sich auch deine Leser, wenn sie von dir nur Informationen bekommen, die tatsächlich relevant für sie sind.

6. Wiedervorlage oder Follow-Up

Absolut unverzichtbar ist das sofortige Anlegen einer Wiedervorlage für ein Nachfassen (oder auch „Follow-Up“). Kunden, bei denen kein Nachfassen terminiert ist, verschwinden sonst im Handumdrehen in den Weiten des Datenbank-Nirwanas. Selbst wenn kein konkretes Projekt im Raume steht, reicht oft eine kurze Mail, ein Verweis auf besprochene Punkte und passende neue Angebote im eigenen Portfolio.

Wichtig ist, dass sich der Kunde in dem Moment, in dem sein Bedarf entsteht, an dich erinnert. Natürlich kannst auch du die Chance ergreifen und deinen Kunden erinnern. Hat er dir beim Termin vielleicht erzählt, dass er sich für das nächste Jahr ein bestimmtes Projekt vorgenommen hat, kannst/solltest du diese Information in dein CRM einpflegen, eine Wiedervorlage mit einem entsprechenden Datum erstellen und zu gegebener Zeit nachfragen. Zudem ist es bekanntermaßen fünfmal günstiger, einen bereits „warmen“ Kunden (also einen Kunden, der du bereits kennengelernt hast) erneut zu reaktivieren, als einen neuen Kunden zu gewinnen.

Vertrieb bedeutet: Ausdauer beweisen und dran bleiben - Nicht zu verwechseln mit Nerven und Bedrängen. Signalisiere dem Kunden Interesse und Service. Wiedervorlagen im CRM oder E-Mail-Programm sind dafür essenziell.

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Fazit: Der Termin geht länger, als du denkst

Man sieht: mit dem Schließen der Tür des Kunden ist ein Termin noch lange nicht zu Ende. Effizienter Vertrieb findet nicht alleine im Gespräch mit dem Kunden statt, sondern zu weiten Teilen davor und danach. Wenn du die hier aufgeführten Punkte beherzigst und den Termin entsprechend vorbereitest, steigerst du deine Erfolgschancen deutlich.