Kaltakquise Leitfaden: Die Anleitung zur Neukundengewinnung

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Kaltakquise Leitfaden: Die Anleitung zur Neukundengewinnung

Kaltakquise ist ungefähr so beliebt wie Fußpilz. Aber im Gegensatz zu Fußpilz ist sie unvermeidlich. Und viel wichtiger: Kaltakquise ist erlernbar und kann Spaß machen. Um ein Produkt erfolgreich zu verkaufen, ist eine kreative und gleichzeitig systematische Herangehensweise nämlich wesentlich hilfreicher, als "Verkaufstalent".

In unserem Kaltakquise Leitfaden teilen wir unsere eigenen Erfahrungen, die wir bei der Kaltakquise gemacht haben. Anhand eines Praxisbeispiels zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie wir vorgegangen sind und geben Ihnen daraus resultierend Kaltakquise Tipps. 

Praxisbeispiel Kaltakquise: Die Eckdaten

Unser Produkt: Wir betreiben eine Cloud basierte CRM-Software, nämlich diese hier: CentralStationCRM. Je nachdem wie viele Mitarbeiter die Software nutzen und wie viele Daten darin verwaltet werden, zahlt der Kunde eine entsprechend hohe monatliche Nutzungsgebühr.

Unsere Zielgruppe: Unsere Software wird von kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt. Aus ganz verschiedenen Branchen. Bei vielen von ihnen handelt es sich um Dienstleister.

1. Zielgruppe definieren

Je spezifischer die Zielgruppe, desto besser.

Statt nach dem Gießkannenprinzip möglichst alle potenziellen Kunden zu kontaktieren, wollten wir uns auf ein Segment konzentrieren und dieses ganz spezifisch ansprechen. Daher haben wir unseren bestehenden Kundenstamm analysiert und dabei festgestellt, dass viele Bootshändler unsere Software nutzen. Eine spezielle Nischen-Zielgruppe, die wir bei der Entwicklung von CentralStationCRM gar nicht im Kopf hatten. Doch offensichtlich hat sich die Nützlichkeit unserer Software in dieser Branche herumgesprochen. Daher beschlossen wir, unsere Software ganz gezielt in dieser Branche zu bewerben.

Unser Kaltakquise Tipp: Je spezifischer die Zielgruppe, desto besser können Sie diese im Anschluss ansprechen. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um die Zielgruppe Ihrer Kaltakquise Aktion vorab zu definieren. Nicht nur eine bestimmte Branche, sondern auch räumliche Nähe oder die Unternehmensgröße können dafür Kriterien sein. 

Hier finden Sie weiterführende Informationen zur Vorbereitung von Vertriebsaktionen.

2. Ein Gefühl für die Zielgruppe bekommen

Reden Sie mit Ihren Kunden!

Um ein Gefühl für die Zielgruppe zu bekommen, war unser nächster logischer Schritt, die Bootshändler unter unseren Kunden zu fragen: Was findet ihr eigentlich so gut an CentralStationCRM? Deswegen hieß es ran ans Telefon und nachfragen. Das persönliche Gespräch am Telefon hatte den Vorteil, dass wir dadurch gleichzeitig ein Gespür für die Mentalität in der Branche bekamen. Wie sind die Leute so drauf? Eher förmlich oder lässig? Machen sie ihren Job gerne?

Die herausstechende Erkenntnis aus den Telefonaten war, wie viele unserer Kunden mit echter Leidenschaft ihren Job machen. Einen großen Teil unserer Bootshändler-Kunden hat schlicht die Begeisterung für Wassersport in die Branche getrieben. Entsprechend ausgeprägt ist der Drang, nicht rund um die Uhr hinter dem Tresen zu stehen, sondern nach wie vor Zeit zu haben, ihrer Leidenschaft nachzugehen. Wir erfuhren von Teams, von denen meist die Hälfte in der Weltgeschichte unterwegs ist. Die Freiheit auf See zu sein und gleichzeitig Geschäfte zu machen, erfordert eine kluge Organisation. Und genau das ist der Grund, warum unsere Bootshändler-Kunden unsere Software einsetzen. 

Unser Kaltakquise Tipp: Den persönlichen Kontakt zu bestehenden Kunden können wir nur empfehlen, um ein besseres Gespür für die Zielgruppe zu bekommen. Eine Handvoll Gespräche ist oft schon ausreichend und bringt im Zweifel Zusatznutzen: Denn Ihr Interesse steigert die Kundenbindung und Sie können gleichzeitig ausloten, ob der entsprechende Kunde beispielsweise bereit ist, eine Referenz zu veröffentlichen.

3. Landingpage erstellen

Eine Landingpage ist über die konkrete Vertriebsaktion hinaus sinnvoll.

Wir sind davon ausgegangen, dass sich unsere Neukunden nach der Erstansprache auf unserer Webseite umschauen würden. Daher haben wir eine Landingpage speziell für Bootshändler erstellt. Bei einer Landingpage handelt es sich um eine Unterseite, auf der eine ganz bestimmte Zielgruppe landen soll und sich dort angesprochen fühlt. 

Beim Aufbau unserer Landingpage für Bootshändler haben wir daher darauf geachtet, dass sich die Kundengruppe emotional angesprochen fühlt. Die Vorteile unserer Software haben wir ganz spezifisch für Bootshändler beschrieben. Außerdem haben wir darauf geachtet, die Inhalte Suchmaschinen gerecht zu gestalten, damit Bootshändler, die von sich aus nach einer CRM-Software suchen, auf unsere Landingpage stoßen.

Unser Kaltakquise Tipp: Der Aufbau der Landingpage hat sich nicht nur für die konkrete Vertriebsaktion als sinnvoll erwiesen sondern auch darüber hinaus: Wenn Bootshändler auf der Suche nach einem passenden CRM-Tool sind, finden Sie unsere Software nun über eine Suche bei Google. Wir empfehlen Ihnen daher den Aufbau spezifischer Landingpages für Ihre Kundengruppen. Denn die eigene Webseite ist und bleibt das Aushängeschild eines Unternehmens.

4. Kontakte recherchieren

Die Recherche von Kontakten ist eine große Fleißaufgabe.

Bei der Recherche von Adressen haben wir uns für das gute alte Googeln entschieden. Investiert man ein paar Stunden Arbeit, findet man über Google nicht nur konkrete Anbieter, sondern auch Händler-Verzeichnisse inklusive Adressen und Webseiten-Links. Da die von uns avisierten Bootshändler in der Regel kleinere Unternehmen sind, haben wir den Geschäftsführer als Ansprechpartner gewählt.

Wir haben von vorneherein alle Kontaktdaten recherchiert, also sowohl Postadresse, als auch E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Denn nichts kostet mehr Zeit, als später noch einmal von vorne nach einer Telefonnummer o.ä. zu suchen. Zur Verwaltung der Kontaktdaten haben wir an dieser Stelle logischerweise unsere eigene CRM-Software eingesetzt. Vielleicht ist das ja auch für Sie die geeignete Kundenverwaltungssoftware.

Unser Kaltakquise Tipp: Für die Recherche der Neukunden Kontakte würden wir beim nächsten Mal mehr Zeit investieren, um diese am Ende wieder einzusparen: Hätten wir uns die Webseiten der Kontakte etwas genauer angesehen, hätten wir den ein oder anderen gar nicht erst angesprochen. Machen Sie sich also bewusst, dass dieser Teil der Arbeit eine große Fleißaufgabe bedeutet. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit Geld statt Zeit in die Hand zu nehmen, und Kontakte zu kaufen. In diesen Fällen sollten Sie vorab genau die Datenqualität unter die Lupe nehmen und sich bezüglich der Rechtssituation absichern. Und noch ein Tipp: Sprechen Sie nie nur eine Firma, sondern immer eine ganz konkrete Person an. Andernfalls gehen Sie mit Ihrem Anliegen ganz einfach unter. 

5. Postalische Ansprache

Im Briefkasten gewinnt man die Aufmerksamkeit leichter als im E-Mail-Postfach.

Bei der Erstansprache der potenziellen Neukunden  haben wir uns für Postkarten entschieden. Zum Einen deshalb, weil man mit der postalischen Ansprache auch in DSGVO Zeiten auf der sicheren Seite ist. Zum Anderen, weil es inzwischen wieder einfacher ist, die Aufmerksamkeit im Briefkasten zu gewinnen, als im übervollen E-Mail-Postfach. Der Versand der Postkarten erfolgte über EchtPost.de. Hier kann man über das Internet Postkarten verschicken – automatisch gedruckt und mit echter Briefmarke frankiert. Die Empfängerdaten können über unsere CRM-Software oder als Excel-Tabelle zu EchtPost importiert werden. Eine personalisierte Anrede fügt das System automatisch auf die Postkarte. 

Um den Erfolg der Aktion trotz postalischer Ansprache besser tracken zu können, haben wir einen Link zur Landingpage in den Text integriert. Dafür haben wir einen Kurz-Link verwendet, der einfach einzutippen ist und exklusiv für die Postkarten-Aktion verwendet wurde. Auf diese Weise konnten wir genau nachvollziehen, wann und wie häufig der Link aufgerufen wurde.

Unser Kaltakquise Tipp: Postkarten sind ein sehr persönliches Medium und erleichtern es dadurch, die Aufmerksamkeit der Neukunden zu gewinnen. Dass so wenig Platz für Text auf der Postkarte war, erwies sich zunächst als schwierig, beim zweiten Hingucken aber als Vorteil: So waren wir gezwungen, unser Anliegen in wenigen Worten zu vermitteln. 

6. Stichprobenartiges Nachtelefonieren

Ein guter Gesprächseinstieg beeinflusst das Akquisetelefonat positiv.

Um ein Gespür für die Resonanz unserer Akquise-Aktion zu bekommen, griffen wir ein paar Tage später ein weiteres Mal zum Hörer und riefen stichprobenartig Bootshändler von unserem Verteiler an. Die Postkarte eignete sich dabei als guter Einstieg in die Gespräche, denn die Empfänger waren darauf positiv zu sprechen. Nur in einem Fall reagierte der Bootshändler am anderen Ende der Leitung mit einem reflexartigen “Ich kaufe nichts” und legte auf. Alle anderen Neukunden-Telefonaten aber fühlten sich nicht wie Klinkenputzen, sondern wie Gespräche auf Augenhöhe an.

In diesen persönlichen Telefonaten wurde deutlich, dass die von uns recherchierten Kontakte eine große Bandbreite von Bootshändlern beinhalteten. Sowohl große als auch Ein-Mann-Betriebe, sowohl erfahrene CRM-Nutzer als auch solche, die nicht einmal von der Existenz eines CRM-Systems geahnt hatten.

Unser Kaltakquise Tipp: Ein konkreter Anlass wie unsere vorab verschickten Postkarten erleichtert den Gesprächseinstieg und beeinflusst dadurch auch den weiteren Gesprächsverlauf positiv. Und wenn doch mal eine negative Reaktion vorkommt: Nehmen Sie es nicht persönlich sondern rufen ganz einfach den Nächsten an.

7. Dranbleiben

Dranbleiben ist oft lästig, aber sehr wichtig.

Nach dem Versand der Postkarten und den Akquisetelefonaten hieß es dranbleiben: Bei Interesse verschickten wir also beispielsweise weiterführende Informationen per Mail und fragten nach einiger Zeit noch einmal nach, welche Erfahrungen der Kunde mit unserer Software gemacht hat. 

Darüber hinaus haben wir das “Dranbleiben” in weiten Teilen automatisiert. Wer sich bei unserer Software einen Test-Account erstellt, der wird von da an von uns begleitet: Er erhält E-Mails, die die Nutzung erklären, zu kostenlosen Webinaren einladen oder eine 1-zu-1-Schulung anbieten.  

Unser Kaltakquise Tipp: Dranbleiben ist oft lästig, aber sehr wichtig. Denn mit einer Vertriebsaktion gewinnt man zwar die Aufmerksamkeit der Kunden, aber das reicht in vielen Fällen nicht aus, um tatsächlich ein Produkt zu verkaufen. Eine CRM-Software wie unsere eigene hilft hier auf jeden Fall weiter. Denn dadurch verliert man nicht den Überblick über seine Kontakte, wird an erneutes Nachfassen erinnert und die Kontakthistorie bleibt auch für Kollegen transparent. 

Fazit unseres Kaltakquise Leitfadens 

Kombinieren Sie persönliche Ansprache und Automatisierung.

Unsere Vertriebsaktion war erfolgreich. Vor allem natürlich, weil wir dadurch neue Kunden gewonnen haben. Aber wir haben auch ein besseres Verständnis davon bekommen, warum unsere Kunden, in diesem Fall aus einer bestimmten Branche, unser Produkt nutzen. Und das hilft uns langfristig bei der Kundenbindung, bei der Weiterentwicklung des Produktes und bei der Durchführung neuer Vertriebsaktionen.

Die Mischung aus persönlicher Ansprache und Automatisierung können wir Ihnen nur empfehlen. Persönliche Ansprache ist gut, kostet aber viel Zeit und somit Geld. Daher ist es wichtig vorab abzuwägen, dass Invest und Output der Vertriebsaktion nicht aus dem Gleichgewicht geraten. In Kombination mit dem automatisierten Versand der Postkarten und unseren automatisierten Onboarding-Maßnahmen nach dem Erstkontakt, haben wir eine gute Mischung gefunden.

Abschließend sollten Sie nie vergessen: Vertrieb hört beim verkauften Produkt nicht auf. Denn die erfolgreiche Kaltakquise ist nur der Anfang einer erfolgreichen Kundenbeziehung. Daher der letzte Tipp unseres Kaltakquise Leitfadens: Vernachlässigen Sie vor lauter Kaltakquise nicht die Warmakquise :-)

von Anne Buch über Akquise, Vertrieb, Kundenakquise und Kaltakquise

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