Zur Information einzelner Kundengruppen oder um einen regelmäßigen Newsletter zu versenden kann man mit CRM ein individuelles Mailing an mehrere Personen erstellen.
Der grobe Ablauf:
- die Auswahl der Zielpersonen im CRM
- der Export der Kontakte (z.B. nach Excel oder als Visitenkarten Datei)
- postalisches Mailing oder ein Mailing via E-Mail
Zu Word und Outlook gibt es eine Reihe von Alternativen, die mindestens ebenso gut und einfach funktionieren. Ein einfacher Weg unter Mac ist der Export der Kontakte als Visitenkarte (vCard) und der Versand über das Mail Plugin Serial Mail.
Kontakte organisieren mithilfe von Tags
Die Grundlage des Mailings bilden die Kontakte im CRM System. Du kannst und solltest deine Kontakte mithilfe von Tags (Schlagwörtern) kategorisieren, um sie einfach filtern zu können oder schnell die richtige Person zu finden.
Denkbar sind beispielsweise Tags für die Industrie, in der der Kontakt arbeitet, oder für die Art von Kontakt (Kunde, Pressekontakt, Geschäftspartner). Tags kannst du frei wählen, so dass du sie genau an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
Filtern und Segmentieren im CRM
Mit einer gut gepflegten Kontaktbasis ist die Auswahl dieser Kontakte deutlich einfacher und in der Regel schnell gemacht. Wenn du die Treffer für dein Mailing finden möchtest, kannst du sowohl nach den zuvor vergebenen Tags filtern oder aber nach der Postleitzahl oder Stadt deiner Kontakte filtern. Eine Kombination aus beidem ist übrigens auch möglich (zum Beispiel alle meine Kunden der Automobilindustrie im Postleitzahlenbereich ‘70’).
Innerhalb weniger Sekunden hast du so die Liste mit den Treffern erstellt und kannst den Export dieser Daten durchführen. In der rechten Spalte kannst du die gefilterten Personen nach Excel exportieren.
Serienbrief in Word verfassen
Mit dieser Trefferliste kannst du jetzt die Serienbrief-Funktion in Microsoft Word starten. Wir benutzen hier Word 2007 – in anderen Versionen können die Klickwege natürlich geringfügig abweichen. Serienbriefe erstellt Word aber sowohl in den früheren, als auch in den älteren Versionen.
Öffne Word und wähle zunächst den Reiter „Sendungen“. Dort kannst du die Schaltfläche „Seriendruck Starten“ und anschließend „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt“ wählen.
Folge jetzt den Anweisungen von Word und wähle zunächst die Art des Seriendokuments in der rechten Spalte aus. Du kannst Briefe, E-Mails oder mehr als Seriendokument erstellen.
Anschließend kannst du wählen, welches Dokument du als Grundlage für das Mailing verwenden möchtest. Wähle hier aus einer der Word Vorlagen, deinen eigenen Vorlagen oder beginne mit einem neuen Dokument. In dem Word Dokument werden Platzhalter gesetzt, zum Beispiel für die Anrede. Diese ersetzt Word dann nachher für jeden Treffer in deiner Excel Liste mit dem entsprechenden Wert. Word geht jede Zeile durch und erstellt ein Dokument pro Zeile.
Im nächsten Schritt kannst du die Empfänger wählen. Hier kommt die zuvor aus deinem CRM exportierte Liste mit den Kontaktdaten ins Spiel. Wähle die erste Option in der rechten Spalte: „Vorhandene Liste verwenden“ und such die Datei auf deinem Rechner.
Word schlägt dir bereits die Zuteilungen der Felder vor, sodass du diese nur noch einmal kontrollieren musst. Wenn du beispielsweise eine spezielle Anrede in einem deiner individuellen Felder pflegst, könntest du dieses hier angeben.
Jetzt werden die Felder aus der Excel Datei mit der Word Vorlage zusammen gebracht.
Bist du zufrieden mit den Ergebnissen, kannst du deine Serienbriefe jetzt drucken oder eben das Mailing via E-Mail versenden lassen.
Fazit: Mehr Flexibilität durch bewährten Toolstack
Dadurch, dass du Serienbriefe und -Mailings weiterhin mit den bewährten Tools durchführst, gewinnst du zusätzliche Flexibilität. Die Textverarbeitungsprogramme sind sehr gut in der Erstellung eben solcher Serienschreiben. So viel Flexibilität würde zu einer enormen Komplexität in CentralStationCRM führen, sodass wir uns für die Zusammenarbeit mit den Office-Programmen entschlossen haben. Wir hoffen, dir gefällt diese Lösung.
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