Als Coach ein Seminar mit CentralStationCRM organisieren: so geht’s!

Als Trainer zu arbeiten bedeutet längst nicht nur Seminare zu leiten, sondern beinhaltet auch Aspekte wie die Akquise, die Teilnehmerplanung, die Organisation der Inhalte oder die Vorbereitung der Veranstaltung.

Im Folgenden zeigen wir, wie einfach Sie Ihre Seminare in CentralStationCRM planen, durchführen und nachbereiten können. Dazu gehören zum Beispiel die grundsätzliche Konzeption bzw. das Rahmenprogramm, die Teilnehmerwerbung und die Einladungen, eine Anmeldebestätigung (z.B. per Mail) und die entsprechende Zuteilung von Referenten/Trainern/Moderatoren.

Beim Seminar werden u.a. Seminarunterlagen, Literatur sowie Teilnehmerlisten benötigt.

Teile einer Nachbereitung können sein: Follow-up, Inhaltliche Auswertung, Feedback der Teilnehmer und Protokolle. Aber auch die Planung von Folgeveranstaltungen und Projekten. Genug des Vorgeplänkels: 

1. Wie plane ich meine Seminare im CRM-System?

Ein Beispiel aus der Praxis: Wolfgang Mayer ist Vertriebscoach und bietet Seminare zu Verkaufsgrundlagen und Vertriebskampagnen an. Als Organisator erstellt er jedes einzelne Seminar in CentralStationCRM als Projekt. Als Zieldatum des Projektes wählt er den jeweils ersten Tag seiner Veranstaltung. Jetzt stehen die Seminare schon im Kalender. Seine Konditionen bzw. Inhalte des Seminars trägt Herr Mayer z.B. im Feld „Beschreibung“ ein:

Zur Seminarplanung selbst legt Herr Mayer die einzelnen Sitzungen wahlweise als Termin oder Aufgabe an:

2. Die Teilnehmerakquise

Jetzt will Herr Mayer die Teilnehmer akquirieren: Sein erster Schritt ist ein Mailing an bestehende Kontakte aus seinem CRM-System. Das sind ehemalige Teilnehmer sowie Interessenten (Leads), die über seine Webseite gekommen sind. Um sein Mailing zielgerichtet zu versenden, filtert Herr Mayer seine potentiellen Teilnehmer nach passenden Schlagworten wie der allgemeinen Kategorie "Seminare" oder dem konkreten Titel "Verhandeln und Verkaufen". Weiß er, dass seine Teilnehmer meist aus einem bestimmten Umkreis kommen, schränkt er die Abfrage auch regional ein (z.B. PLZ-Gebiet 5). Diese Auswahl speichert er als Filter, um von unserem Newsletter-Partner Newsletter2Go.de darauf zugreifen zu können. Alternativ könnte er sich die gefilterten Kontakte auch als Excel-Liste exportieren und bei einem Newsletter-Anbieter Ihrer Wahl hochladen.

Für einen grundsätzlichen Überblick über das Thema “Akquise” empfehlen wir an dieser Stelle übrigens das Interview mit Telefonakquise-Expertin Angelika Eder vom Herbst 2016 auf unserem Blog.

3. Das Seminar als Projekt erstellen

Jetzt antworten erste Interessenten und buchen das Seminar. Herr Mayer trägt die Rückmeldungen als “Teilnehmer” des Projekts ein. Diese erscheinen jetzt unter “beteiligte Personen”. Das macht es für Herrn Mayer in Zukunft einfacher, denn jetzt kann er direkt an die beteiligten Personen aus dem Projekt heraus eine Mail senden, wenn er z.B. organisatorische Dinge mit den Teilnehmern abstimmen möchte:

4. Seminarorganisation und ToDo-Listen

Was fehlt noch? Richtig, das Seminar rückt näher und einige organisatorische Dinge muss Herr Mayer zuvor natürlich noch erledigen, ohne die ein solches Seminar nicht funktioniert: Räumlichkeiten festlegen, ggf. Übernachtungen buchen, einen Beamer besorgen, die Literaturliste fertigstellen und Seminarmaterial bereitstellen. Hier nutzt Herr Mayer die Möglichkeit von Aufgabenlisten in CentralStationCRM, um sich selbst die Arbeit zu erleichtern. Er erstellt eine Liste “Seminar-Orga” und trägt dort alle wichtigen ToDo’s ein:

Zu einem Seminar gehören immer auch Dokumente und Schulungsunterlagen oder Anmeldeformulare. Alle Dokumente, die sich nur mit dem Verhandeln und Verkaufen Seminar beschäftigen lädt Herr Mayer direkt auf der Seite des Projektes hoch. Allgemeine Dokumente legt Herr Mayer ebenfalls im CRM ab unter dem Reiter „Dateien“. Dort hat er die Möglichkeit nach Belieben eigene Kategorien festzulegen um die Dateien zu sortieren wie z.B. „Orga“, „Ablage“, „Teilnehmer“ oder „Schulungsunterlagen“.

Grundsätzlich legt Herr Mayer seine Seminartermine im Kalender an. Die Inhalte des Seminars oder einer Sitzung organisiert er mit Aufgabenlisten wie im o.g. Beispiel im Projekt, die er dann nach Erledigung jeweils abhakt. Je nach Anforderung und Art des Seminars hat der Trainer also die freie Wahl und kann selbst entscheiden welche Variante er bevorzugt.

5. Eine Erinnerung an die Teilnehmer versenden

Das erste Seminarsitzung rückt näher. Eine Woche vor dem Start will Herr Mayer seine Teilnehmer an den Termin erinnern: Dafür hat er zwei Möglichkeiten: entweder telefonisch oder per E-Mail. Um ein Mailing zu starten verwendet er die Funktion im Projekt “E-Mail an beteiligte Personen senden”. Wenn er lieber mit Excel arbeitet, verwendet er die Excel-Liste aus einem Kontakt-Export.

6. Die Seminardurchführung

Das Seminar startet und Herr Mayer konzentriert sich voll auf sein Training und die Teilnehmer. In den Pausen notiert er sich Absprachen und Hintergrundinformationen zu seinen Teilnehmern direkt auf der Seite des jeweiligen Kontaktes. Bei konkreten ToDo's stellt er sich eine Aufgabe für die kommende Woche.

7. Die Nachbereitung des Seminars

Der Einfachheit halber hat sich Herr Mayer hier ebenfalls eine Aufgabenliste angelegt:

Alle Aufgabenlisten speichert er kurz als Vorlage, damit er diese beim nächsten Seminar nicht neu erstellen muss.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Organisation Ihrer Seminare und Schulungen mit Hilfe von CentralStationCRM!

Kaufmännische Organisation mit CentralStationCRM Angeboten & Fastbill.com

Der zuvor beschriebene Ablauf ist natürlich nur eine von mehreren Möglichkeiten. Analog zur beschriebenen Vorgehensweise ist eine eher kaufmännische Herangehensweise z.B. das Abbilden von Seminaren über unsere “Angebote”, zum Beispiel wenn man als Anbieter im Rahmen der Nachbereitung wissen möchte, welche Seminare wie viel Umsatz generiert haben.

Bei der Organisation über Angebote hilft die Integration mit unserem Partner FastBill: Dort können Sie z.B. Ihre Seminare als Angebote erstellen und im Nachhinein automatisch eine Rechnung an die Seminarteilnehmer versenden. Alle Dokumente werden mit FastBill synchronisiert und können so über das CRM abgebildet werden.

Einige Beispiele für die Seminar-Organisation mit FastBill:

• Sie erstellen ein Angebot (Seminar) oder eine Rechnung zu einem FastBill Kunden/Seminarteilnehmer. Die Dokumente des Angebotes oder der Rechnung werden automatisch zu CentralStationCRM geschrieben und dort zusätzlich gespeichert. Wir erstellen dazu eine FastBill Notiz auf der Seite des beteiligten Angebotes oder der beteiligten Firma/Person.

• Sie ändern ein Seminarangebot oder eine Rechnung bei FastBill. Wenn das Angebot zu Beginn bei CentralStationCRM angelegt wurde, dann schreiben wir das Dokument zum Angebot oder der Rechnung direkt auf die Seite des CRM Angebotes. Ist das nicht der Fall schreiben wir eine FastBill Notiz zur beteiligten Firma und hängen das Dokument dort direkt an.

Ob Sie nun das Seminar klassisch über Projekte abbilden möchten oder kaufmännisch über Angebote: CentralStationCRM eröffnet vielfältige Möglichkeiten. Ein großer Vorteil liegt darin, dass der Seminarorganisator viele Details im CRM nach seinen Wünschen selbst festlegen/ändern und somit auf den Bedarf anpassen kann (z.B. eigene Datei-Kategorien, eigene Tags/Schlagworte festlegen etc.). Damit steht einem erfolgreichen Seminar nichts mehr im Wege.