„Wir wissen jetzt immer genau, wer gerade woran arbeitet“

Am Anfang werden bei einfachpr die für die Arbeit benötigten Pressekontakte noch auf klassische Weise in Excel gespeichert. „Wir hatten zig verschiedene Tabellen, da wir für jeden Kunden und jedes Projekt eigene Medienlisten anlegen“, erinnert sich Caro.

Das stetig wachsende Unternehmen hat bald zu viele Projekte, um sich alles zu merken. Informationen werden im Arbeitsalltag doppelt recherchiert und/oder gehen auch mal verloren.

Nach dem Umweg über eine große Mediendatenbank (sehr teuer, Qualität der dort zur Verfügung gestellten Kontakte nicht zufriedenstellend), entscheidet sich Caro, ein eigenes CRM für Journalistenkontakte aufzubauen.

• einfachpr bildet eine Remote-Struktur von sieben PR-ExpertInnen mit teils verschiedenen Themenfeldern
• die Zuordnung von Themen zu Medien- und JournalistInnen muss exakt sein
• die Zuordnung von Zu- und Absagen zu Medien- und JournalistInnen muss für alle transparent nachvollziehbar sein
• es soll vermieden werden, denselben Kontakt zeitgleich für verschiedene Projekte anzuschreiben

CentralStationCRM hilft einfachpr mit einer zentralen und intuitiv verständlichen Struktur: Alle Journalistendaten sind online aufbereitet, sodass jedeR PR-ManagerIn zu jeder Zeit den richtigen Kontakt findet. So kann der Status von JournalistInnen und Medien in Bezug auf ihre jeweiligen Themen leicht über das gesamte Team nachgehalten werden. 

einfachpr arbeitet dazu mit Notizen, in denen Zu- oder Absage notiert werden. Außerdem weisen sie Tags zu, die sowohl thematisches Interesse als auch den regionalen Fokus von JournalistInnen und Medien abbilden.

Für Caro als Geschäftsführerin ist das CRM eine große Zeitersparnis. „Früher war ich das CRM“, erklärt sie. „Wenn jemand Kontakte gesucht hat, dann musste ich sagen, guck’ mal in der und der Excel-Liste. Jetzt ist alles in einem System und die Leute suchen selbst nach ihren Stichworten.“

Auch im Team wird Zeit gespart, weil früher für jedes Projekt alle Excel-Listen nach passenden Kontakten durchsucht wurden. Dank des sauber getaggten CRMs sind alle Kontakte leicht auffindbar.

CentralStationCRM wurde von Beginn an sehr positiv im Team aufgenommen. „Es funktioniert sehr intuitiv und alle kommen damit zurecht“, sagt Caro. Den Umzug von der Excel-Liste ins CRM hat sie dank unseres Supports gut in Erinnerung. „Es gab ein paar Herausforderungen, aber diese haben sich sehr schnell gelöst. Ich konnte meine Liste an euch schicken und ihr habt mir gesagt, was der Fehler ist. Das war sehr cool.“

Freut uns, dass es für einfachpr so gut läuft! Wir wünschen Caro und dem Team weiterhin alles Gute und freuen uns, Teil dieser Erfolgsstory zu sein!