Die richtige CRM-Lösung: Das sollten Sie beachten
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Wir stellen ein!

"Eine CRM-Lösung... Brauchen wir die?"


Wer seine Kundenbeziehungen aktiv gestalten möchte, der braucht einen Fahrplan und die passende CRM-Lösung. Denn die Landschaft an Tools für Customer Relationship Management (CRM) ist groß. 

Für jedes Unternehmen gibt es eigene Systeme – egal Startup, Kleinunternehmen, Mittelständler oder Konzern.


Wofür sollten Sie sich also entscheiden? Vielleicht verwalten Sie Ihre Kundendaten noch mit Excel und möchten das nun professionalisieren. Oder Sie haben die Nase voll von Karteileichen, Dubletten und unvollständigen Listen. 

Auch die DSGVO stellt ganz eigene Ansprüche an die Sicherheit Ihrer Daten. Gleichzeitig sind Cloud-CRMs in Zeiten von Homeoffice-Regelungen oft die beste Lösung für kleine Teams. So hat jedes Mitglied auch remote zentralen Zugriff auf wichtige Informationen wie Adressen und Gesprächsinhalte.

Gute CRM-Lösungen fördern die Kundenbindung in möglichst einfacher Form. Sie bieten genau das, was Sie wirklich brauchen und verzichten auf komplexe Funktionen, die die Einarbeitungszeit unnötig verlängern. Gerade kleinere Unternehmen können so mit geringem Aufwand Ordnung in Ihr Kontaktmanagement bringen.

CRM-Vorteile für kleine Unternehmen

Die größten Vorteile von CRM: Sie wissen, was Ihre Kundinnen und Kunden bewegt und Sie können diese Informationen gewinnbringend nutzen. Vom Marktführer bis hin zum Underdog ist es eine Herausforderung, seine Kund:innen wirklich zu verstehen. Das geht nur in enger Kommunikation mit der Zielgruppe.

Customer Relationship Management hilft, auch den internen Austausch aktiv zu gestalten. Sowohl Marketing als auch Vertrieb profitieren von strukturiertem Kontaktmanagement, da das gesamte Team den Status von Neukund:innen und Leads mit wenigen Klicks abrufen kann.

  • Sie pflegen den Austausch mit Ihren Kund:innen
  • Sie verstehen deren Wünsche & Probleme
  • Sie arbeiten transparenter im Team
  • Sie entdecken besser Verkaufschancen
  • Sie können ihre Kund:innen persönlicher ansprechen
  • Sie haben bei Cloud-Nutzung immer und überall Zugriff auf Ihre Daten

Es bringt nicht nur neue Verkaufschancen, seine Beziehungen gezielt anzugehen. Sie können Leads und Kund:innen auch entsprechend eigener Kriterien frühzeitig bewerten und selektieren. So steuern Sie effizient Ihre Vertriebsprozesse und können unterschiedliche Kundengruppen persönlicher ansprechen. 

Außerdem optimieren Sie die Abläufe im operativen CRM. Speziell cloudbasierte Systeme unterstützen die Workflows Ihrer internen Kommunikation durch Transparenz und einfachen Datenzugriff. So vermeiden Sie unnötige Meetings und Abstimmungen per E-Mail – sogar abteilungsübergreifend.

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Verschiedene CRM-Funktionen für verschiedene Ansprüche


Mit vielen CRM-Funktionen sind gerade Kleinunternehmen und Mittelständler oft überfordert. So scheitert die Einführung einer Kundenmanagement-Lösung häufig, bevor sie richtig begonnen hat.

Machen Sie sich Ihre Anforderungen an ein CRM-System daher unbedingt vorher bewusst. Jedes Unternehmen hat seine eigene Form des Kontaktmanagements. 

Stellen Sie sich daher folgende Fragen, um den Funktionsumfang richtig abzustecken:

  • In welcher Form liegen unsere Kundendaten vor?

  • Brauchen wir die Anbindung an externe Systeme?

  • Wie viele Personen nutzen das System?

  • Was sind die wichtigsten Kanäle in unserer Kommunikation?

  • Welchen Zweck soll das CRM primär erfüllen?

Gerade für kleinere Unternehmen gilt: 

Eine Software zum Kundenbeziehungsmanagement sollte die richtige Balance bieten: Einerseits muss sie so einfach sein, dass Sie die wichtigsten Funktionen mit möglichst geringem Aufwand anwenden können. 

Andererseits muss das Tool neue Möglichkeiten bieten, damit Sie das volle Potenzial von modernem CRM proaktiv für Ihre Beziehungen nutzen können.


7 Funktionen, die Ihr CRM auf jeden Fall bieten muss

1. Strukturierte Erfassung und Pflege von Kundendaten

Die Pflege von Datensätzen muss im Tagesgeschäft nebenher funktionieren. Unsere Erfahrung zeigt, dass sie sonst oft auf der Strecke bleibt. Deswegen sollte eine CRM-Software Ihnen die Arbeit so einfach wie nur möglich machen.

2. Übersichtliche Kommunikationshistorie 

Der Dialog mit der Zielgruppe ist der Kern von CRM. Damit keine Infos durchrutschen, müssen Sie sich auf Abruf einen klaren Überblick verschaffen können. Ihre Datenbank liefert im Zeitverlauf, wer wann was besprochen hat.

3. Zusammenarbeit mehrerer Benutzer:innen

In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen betrifft das Thema Kundenbeziehungen mehr als eine Person oder Abteilung. Die effiziente Zusammenarbeit zwischen mehreren Benutzer:innen ist damit eine der wichtigsten CRM-Funktionen. 

Um die Zufriedenheit und Kundenbindung zu steigern, sollte jede betroffene Person konstant über laufende Prozesse im Bilde sein. Eine zentral geregelte, individuelle Kontakthistorie ist dabei besser als unübersichtliche E-Mails.

4. Integrierter Kalender mit Aufgabenmanagement

Neben den reinen Kontaktdaten Ihrer Kundschaft spielen im Tagesgeschäft vor allem die Verwaltung von Terminen und Aufgaben eine wichtige Rolle. Die Verknüpfung beider Bereiche – Kontakte und Kalender – ist sehr wichtig, damit Sie geplante Maßnahmen auch konsequent umsetzen und Aufgaben weiteren Nutzern zuweisen können. 

Verbinden Sie daher Ihr CRM-System mit Ihrem bestehenden Kalender. Das vermeidet doppelte Arbeit und Sie haben Ihre Termine immer im Blick.

5. Überblick über die Vertriebspipeline

Aktuelle Beziehungen sind das eine, laufende Neukundengewinnung das andere. Ein CRM-Tool ist enorm hilfreich, wenn Sie regelmäßig und strukturiert Akquise betreiben möchten. Sie werden sehen, dass neue Leads viel einfacher in Ihren Verkaufstrichter nachrutschen, wenn Sie eine klare Strategie fahren.

6. Integration externer Anwendungen 

Kleinere Unternehmen sind häufig überfordert mit den gängigen CRM-Systemen, die vermeintlicher Weise alles können. Daher gilt: “Reduce to the max!” Die Anbindung an einige ausgewählte, externe Programme bringt letztlich mehr als monatelange Einarbeitung in umfangreiche, hochkomplexe Tools. 

Es wäre nicht das erste Mal, dass ein Unternehmen ein System wieder verwirft, nachdem es viel Zeit und Geld in dessen Einführung gesteckt hat. Kein Wunder: Je mehr eine Software kann, desto schwerer fällt die Einschätzung, ob sie zu den eigenen Abläufen passt. Schonen Sie lieber Ihre eigenen Nerven, die Ihrer Belegschaft und nicht zuletzt auch Ihr Konto.

7. Sicherheit und Datenschutz 

Seit Einführung der DSGVO ist Datenschutz ein besonders heißes Thema. Doch unabhängig von Pflichten gegenüber Ihren Kontakten sollten Sie Folgendes beachten: 

  • Wo stehen die Server Ihrer CRM-Software? 

  • Wie sind Ihre Daten gesichert? 

  • Werden regelmäßig Backups gemacht? 

Datensicherheit ist nicht nur ein rechtliches Thema. Ein möglicher Verlust so wertvoller Informationen hätte gravierende wirtschaftliche Auswirkungen für Ihr Unternehmen – vom Vertrauensverlust Ihrer Kunden einmal ganz abgesehen.

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Ein cleveres CRM-Konzept macht aus Interessent:innen Bestandskund:innen

Die meisten Unternehmen leben von im Tagesgeschäft von ihrem bestehenden Kundenstamm. Dieser sorgt für das Grundrauschen, das es braucht, um sich weiterzuentwickeln und Gewinne zu erwirtschaften. Alle Maßnahmen rund um Kundenbeziehungsmanagement haben also zwei Ziele: 

  1. neue Kund:innen gewinnen

  2. diese langfristig an sich binden

Mit einem CRM-Konzept entwickeln Sie eine Strategie, um beide Bereiche langfristig umzusetzen. Diese müssen Sie in verschiedenste Prozesse im Unternehmen integrieren, sodass mehrere Leute sie verwalten können.


Das Marketing koordiniert alle Projekte, um den Fluss von Interessenten am Laufen zu halten. 

Darüber hinaus sorgt es mit anderen Abteilungen dafür, dass sich ihr Klientel aufgehoben fühlt. 



Der Vertrieb ist erster Ansprechpartner für jeden neuen Lead. Gleichzeitig steht er im Dialog mit den wichtigen Bestandskundinnen und -kunden. 

Bei Fragen zu individuellen Kundenprojekten ist er neben dem Kundenservice direkter Ansprechpartner.


Personell betrachtet ist CRM also eine ziemlich bunte Mischung. In vielen Kleinunternehmen kümmert sich die Geschäftsführung um diese Themen. 

Zumindest in der Theorie: Denn oft ist sie zusätzlich im Tagesgeschäft mit Kundenprojekten eingespannt. Eine CRM-Lösung sollte deswegen möglichst viel organisatorischen Aufwand abnehmen.

Was also muss geschehen, damit sich Ihre Kundschaft dauerhaft bei Ihnen wohlfühlt? 

Es ist das Wechselspiel aus Akquise, Kundenbetreuung und -rückgewinnung. Wenn Ihr CRM-Konzept stimmt, harmonieren diese Bereiche miteinander und machen Ihr Unternehmen dauerhaft erfolgreich.


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Wer eine einfache und günstige CRM-Lösung braucht

Gerade Freelancer:innen und kleine Betriebe brauchen eine einfache und günstige CRM-Lösung. Die vielen Systeme unterscheiden sich enorm in Funktionsumfang und Preis. 

Leider sind die meisten davon zu teuer oder zu komplex für die kleineren Player am Markt. Diese Nische besetzt CentralStationCRM.

Das Tool erfüllt die speziellen Anforderungen von kleinen Teams und Einzelunternehmen. Sie finden die wichtigsten Funktionen rund um Akquise und CRM in dem übersichtlichen System. 

Dank der klaren Struktur und der intensiven Betreuung durch unseren Kundenservice reduzieren Sie die Einarbeitungszeit auf ein Minimum. 

Im kleinsten Paket ist das System sogar kostenlos bei vollem Funktionsumfang.


CentralStationCRM: Die CRM-Lösung für Kleinunternehmen und den Mittelstand

Sie sind ein kleines Unternehmen oder aus dem Mittelstand und suchen das passende CRM-System? Werfen Sie einen Blick auf CentralStationCRM. Gerade kleine Teams und Einzelpersonen wissen die übersichtliche Struktur zu schätzen. 

Es dauert kaum länger als ein Mittagessen bis Sie sich in dem simplen System zurechtfinden. Mitarbeiter:innen aus Marketing, Vertrieb und Kundenservice werden die neue Transparenz über ihre Kundenbeziehungen zu schätzen wissen. Der Fokus liegt bewusst nicht auf Controlling und Analyse. Dieses CRM-System ist dafür um so stärker in der täglichen Arbeit rund um Kundenhistorien.

Sagen Sie endlich Adieu zu teurer Software, die Sie nicht nutzen und verabschieden Sie sich von dem Chaos aus Excel, Outlook und Co. Sie sparen so nicht nur jede Menge Zeit: Der pragmatische Funktionsumfang von CentralStationCRM kommt Ihnen auch beim Preis zugute. 

Sie zahlen nur, was Sie wirklich brauchen und können jederzeit kündigen. Kein Risiko, keine Kündigungsfrist. Sollte doch mal etwas haken: Unsere Happiness Heroes helfen gerne und innerhalb kürzester Zeit.

Das sagen unsere Kunden über CentralStationCRM

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