Das Schreiben von Notizen, Telefon- oder Gesprächsprotokollen ist eine der meistgenutzten Funktionen in CentralStationCRM. In kürzester Zeit kann so dokumentiert und gleichzeitig den beteiligten Kollegen Bescheid gegeben werden. Gerade weil die Funktion so beliebt ist haben wir sie uns genauer angeschaut.
Bei dem Notizformular ist uns wichtig, dass die Aufgabe “Notiz schreiben” so einfach und schnell wie möglich erfüllt werden kann. Innerhalb kürzester Zeit soll dieser häufig doch müßige Prozessschritt erledigt werden können, denn machen wir uns nichts vor - zum Moment der Notiz weiß man genau über den Sachverhalt Bescheid. Dennoch schreibe ich gerne Notizen, da sie mir bereits in zwei Wochen sehr hilfreiche Stützen sind. Je größer die Zahl der Kontakte, mit denen man arbeitet, desto offensichtlicher wird dieser Nutzen.
Das bislang unscheinbare Formularfeld ist allerdings auch ein sehr mächtiges Tool. Alle beteiligten Kollegen werden automatisch benachrichtigt und sind so direkt auf dem Laufenden. Zusätzlich können Dateien, wie beispielsweise ein Angebot angehangen werden. Früher hat man dies über eine E-Mail erledigt und die Dateien anschließend noch auf ein Netzlaufwerk gespeichert. So weit so gut.
Ein bisweilen nerviger Schritt war das Hochladen von Dateien. Insbesondere der Upload mehrerer Dateien führte zu einigen Klicks und einer Wartezeit beim Absenden der Notiz. Doch zum Glück entwickelt sich die Technologie immer weiter. In diesem Fall werden die Browser immer besser und bieten den Entwicklern immer mehr Möglichkeiten. Mittlerweile lässt sich bereits in einigen Browsern eine Drag & Drop Funktion für den Upload von Dateien umsetzen. Momentan sind das die Browser Chrome & Firefox. Bei diesen beiden Browsern erhalten Sie ab sofort ein modernisiertes und erweitertes Formular, wenn Sie eine Notiz schreiben.
Sobald Sie in das Textfeld klicken, öffnen sich die Optionen zum Anhängen von Dateien oder zum Benachrichtigen von Kollegen. So wollen wir noch transparenter machen, welche Kollegen benachrichtigt werden und natürlich können Sie diese Benachrichtigung noch anpassen. Außerdem können Sie ab sofort mehrere Dateien hochladen, indem Sie diese klassisch auswählen oder indem Sie die Dateien einfach auf die dafür vorgesehene Fläche im CRM fallen lassen. Ziehen Sie eine Datei von Ihrem Desktop oder aus einem Ordner Ihres Rechners einfach auf den Browser bis über die markierte Fläche. Sobald Sie eine Datei darüber halten, wird das Feld weiß und Sie können die Datei fallen lassen.
Am besten Sie fügen die Dateien bereits hinzu, bevor Sie anfangen die Notiz zu schreiben. In dem Fall werden die Dateien bereits hochgeladen, während Sie schreiben und Sie müssen am Ende nicht mehr auf den Upload warten.
Das neue Formular sehen Sie auf allen CRM Seiten, auf denen Sie Notizen schreiben können. Wir haben noch einige Ideen, um diese und andere Kernfunktionen von CentralStationCRM noch besser zu machen. Dazu gehören beispielsweise kleine und optionale Workflows, die verknüpfte Schritte noch schneller und einfacher machen sollen. Außerdem können wir so neuen CentralStationCRM Nutzern den Einstieg noch weiter erleichtern. Sie können also gespannt sein.
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