Benchmarking Definition

Unter Benchmarking versteht man ein Managementinstrument bzw. eine Managementmethode, bei der es darum geht, durch die Analyse konkreter Kennzahlen ein Unternehmen bewerten und optimieren zu können. Das geschieht entweder durch den Vergleich zu Wettbewerbern (Wettbewerbsanalyse oder competitives Benchmarking), zu funktional ähnlich aufgestellten, aber nicht im Wettbewerb stehenden Unternehmen (funktionales Benchmarking) oder innerhalb eines Unternehmens (internes Benchmarking). Ziel ist die Optimierung hinsichtlich der Besten in der Gruppe, der “Best Practices”.

Benchmarking bedeutet also sinngemäß, Maßstäbe zu vergleichen. Objekte, die verglichen werden, können dabei sowohl Produkte als auch Dienstleistungen genauso wie Prozesse oder Methoden eines Unternehmens sein. Hat man ein Verbesserungspotenzial identifiziert gilt es, die Lücke nach oben zum Best-Practice-Unternehmen systematisch zu schließen.

Es handelt sich beim Benchmarking nicht um eine einmalige Wettbewerbs- oder Stärken-Schwächen-Analyse, sondern um eine kontinuierliche Vergleichsanalyse von den eigenen Key Performance Indikatoren (KPIs, sprich Kennzahlen) mit denen der besten Konkurrenten. Dadurch, dass die herausgefilterten Methoden und Prozesse der Konkurrenten frisch aus der Praxis stammen, können sie bestenfalls direkt in das eigene Unternehmen implementiert werden.

Benchmarking Ziel

Langfristiges Ziel des Benchmarkings ist es, in einer sich ständig verändernden und schnelllebigen Welt dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch einen kontinuierlichen Vergleich mit den Konkurrenten läuft man nicht Gefahr, einen wichtigen Trend zu verpassen, sondern identifiziert und verwirklicht Verbesserungen, indem man von den Best-Practice-Unternehmen lernt.

Benchmarking Beispiele und die verschiedenen Typen

Grundsätzlich unterscheidet man mindestens zwei Grundtypen von Benchmarking, internes und externes Benchmarking:

Internes Benchmarking

Das interne Benchmarking findet innerhalb des eigenen Unternehmens statt. Das kann bedeuten, dass Abteilungen verglichen werden (welche Abteilung hat die meisten Fehltage) oder auch die gleiche Abteilung, aber über unterschiedliche Zeiträume (mehr Umsatz in Zeitraum A oder B). Derlei Kennzahlen werden in der Regel vom Projektmanagement pro Abteilung eingepflegt und vom Controlling analysiert. Ein vielfach eingesetztes Tool dafür ist eine bestimmte Tabelle, eine sogenannte Balanced Scorecard.

Üblich sind auch Vergleiche von ähnlichen Prozessen an unterschiedlichen Standorten, z.B. wie lange benötigt die Produktion eines bestimmten Automodells in Standort A im Vergleich zu Standort B.

Der Vorteil des internen Benchmarkings besteht darin, dass die benötigten Kennzahlen leicht zugänglich sind.

Problematischer hingegen sind die Bezugsgrößen, da die Ergebnisse oftmals von mehr oder anderen Faktoren abhängig sind, als in die reine Kennzahlenberechnung einbezogen werden. Zu sagen Abteilung A soll zukünftig genauso arbeiten wie Abteilung B, dann hätte Abteilung A auch weniger Fehltage, wenn die einen am warmen Schreibtisch sitzen und die anderen bei Wind und Wetter zum Kunden müssen, funktioniert schlicht nicht. Auch wird die Herstellung des gleichen Autos in Mexiko vermutlich länger dauern als in Deutschland, einfach weil die Logistik der Zulieferbetriebe weniger gut funktioniert.

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Externes Benchmarking

Im Gegensatz zu oben stellt man beim externen Benchmarking das eigene Unternehmen in Relation zu einem oder mehreren anderen Firmen. Das können direkte Wettbewerber sein, aber auch Unternehmen mit vergleichbaren Prozessen und Anforderungen, jedoch aus anderen Branchen.

Competitives Benchmarking

Beim konkurrenzbezogenen bzw. competitiven Benchmarking lenkt man bewusst den Blick auf die anderen Marktteilnehmer. Es werden in diesem Fall also die Stärken und Schwächen der Konkurrenz analysiert und mit der eigenen Unternehmenssituation verglichen. Ein Benchmark Beispiel könnte sein, wie viele Einheiten (z.B. Autos) produziert ein Unternehmen in einer bestimmten Zeit oder wie viele Arbeitskräfte benötigt ein Hersteller für einen Produktionsprozess.

Anders als beim internen Benchmarking ist es hier zumindest in der freien Wirtschaft deutlich problematischer, an die notwendigen Kennzahlen zu kommen. Oftmals werden externe Beratungen angefragt, welche Kenntnisse aus verschiedenen Unternehmen einer Branche haben. Andere Zahlen sind zumindest halb öffentlich, etwa wie viele Mitarbeiter bestimmte Werke haben.

Derlei Benchmarkings sind jedoch längst auch in der öffentlichen Verwaltung und der Politik angekommen. So führt die EU regelmäßig Benchmarkings zwischen unterschiedlichen Ländern durch um Handlungsempfehlungen aussprechen zu können.

Die Vorteile des competitiven Benchmarkings liegen darin die eigenen Schwächen durch den Vergleich mit der Konkurrenz zu verstehen und Ansätze zu finden, diese auszubessern. Diese Ansätze stammen dadurch, dass Sie sich diese von einem Konkurrenten “abschauen”, direkt aus der Praxis und müssen sich nicht zunächst in langen Testphasen bewähren. Benchmarking besitzt daher sozusagen eine Legitimierungsfunktion.

Außerdem hilft die Analyse, die eigene Position am Markt besser einschätzen zu können. Sie kann durch den Blick “nach oben” als Ansporn dienen, genauso gut zu werden wie die anderen.

Funktionales Benchmarking

Funktionales Benchmarking versucht sich die Vorteile beider vorherigen Typen zu Nutze zu machen: den guten Zugang zu Informationen und Daten sowie den Vergleich zu externen Unternehmen mit hohem Wissenstransfer.

Beim funktionalen Benchmarking schließen sich Unternehmen zusammen, die vor ähnlichen Problemstellungen, jedoch nicht im direkten Wettbewerb stehen. So haben ein Hersteller von Staubsaugern und ein Produzent von Akkuschraubern durchaus viele ähnliche Prozesse in der Logistik, der Beschaffung oder auch in der Verpackung oder Vermarktung. Trotzdem nehmen sie sich keine Kunden weg und können deshalb offener mit ihren Kennzahlen und Prozessen umgehen. Anders wiederum sieht es aus, wenn es um die Rekrutierung von Fachkräften steht, denn da stehen sie wieder im direkten Wettbewerb um Ingenieure, Informatiker, etc.

Wie funktioniert Benchmarking? -  Vier Schritte zum Erfolg

Der allererste und grundlegendste Devise beim Benchmarking ist zu verstehen, dass es sich lohnt, den Blick nach rechts und links auf die Konkurrenz zu lenken, da man von dieser immer etwas lernen kann.

Viele Unternehmen konzentrieren sich zu stark auf sich selbst, halten ihre eigenen Ideen für die allerbesten und überschätzen sich in hohem Maße. Sie vernachlässigen die Konkurrenz und laufen dadurch Gefahr, das Gespür für Veränderungen am Markt zu verlieren. Sie verpassen dadurch neue Trends und bleiben so letztendlich hinter den anderen und dem eigenen Potenzial zurück. Der Effekt, der hier eine Rolle spielt, wird in der Psychologie “Not-Invented-Here-Syndrom” genannt.

Benchmarking ist eine Möglichkeit, einen bewussten Vergleich mit der Konkurrenz anzustellen, um gerade nicht den Blick dafür zu verlieren, was die anderen machen.

Man gliedert Benchmarking in vier Schritte, die von der Planung über die Datensammlung und -analyse bis hin zur praktischen Umsetzung reichen.

Schritt 1: Planung - Zielsetzung und Vorbereitung

Zunächst gilt es sich zu überlegen, welcher Bereich des Unternehmens überhaupt verglichen werden soll. Dafür ist es notwendig, das bestehende Problem möglichst genau und präzise zu formulieren, denn damit legen sie die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen. Eine ausführliche Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) eignet sich hierzu sehr gut. Je klarer definiert ist, wo Schwierigkeiten bestehen und wo man sich mit der Konkurrenz vergleichen möchte, desto größer sind die Erfolgsaussichten der Managementmethode Benchmarking.

Zu Beginn der Planung geht es also darum, eine interne Voranalyse zu machen: Was genau ist das Problem? Welche sind die wichtigen Kennzahlen, die im Zuge meines Problems betrachtet werden müssen? Wie sehen diese in meinem Unternehmen aus?

Schritt 2: Datensammlung

Im nächsten Benchmarking-Schritt werden Daten gesammelt, die das Unternehmen bzw. die Unternehmen betreffen, mit denen man sich vergleichen möchte. Wer ist das Best-Practice-Unternehmen in meiner Branche/in meinem Fall?

Beim internen Benchmarking kommen Sie leicht an die Daten, da Sie aus Ihrem eigenen Unternehmen stammen. Beim konkurrenzbezogenen Benchmarking hingegen ist ein Vergleich der Kennzahlen aus Wettbewerbsgründen oft nur eingeschränkt möglich. Es gibt jedoch einige Wege, zumindest an einige der benötigten Kennzahlen heranzukommen: Sie können Geschäftsberichte und verschiedene Datenbanken durchsuchen, sowie bei Handwerks- und Handelskammern nachfragen.

Anschließend werden die interessierenden Kennzahlen des Best Performers gemessen, um sie mit den eigenen vergleichen und Unterschiede feststellen zu können, aus denen im nächsten Schritt konkrete Maßnahmen abgeleitet werden.

Schritt 3: Analyse

Aus den Daten, die in Schritt 2 gewonnen wurden, werden anschließend die Strategien der Konkurrenz bzw. des Best-Practice-Unternehmens herausgearbeitet. Es gilt mithilfe eines Vergleichs zwischen dem eigenen und dem Best-Practice-Unternehmen herauszufinden, welche Prozesse und Vorgehensweisen bei der Konkurrenz besser sind, aufgrund derer sie beim Kennzahlenvergleich besser abschneidet als man selbst.

Hier kann es hilfreich sein, einen Maßnahmenkatalog zu erstellen, der konkrete Schritte und To-Dos enthält, die erledigt werden müssen, um systematisch die Lücke nach oben zur Konkurrenz hin zu schließen. Wenn Sie die Verbesserungshinweise herausgearbeitet haben, sehen Sie eine klare Aufgabe vor Augen, die Ihnen zeigt, wo Sie aktuell stehen und wo Sie hin möchten.

Schritt 4: Umsetzung - Implementierung und Verbesserung

Im letzten Schritt werden die herausgearbeiteten Maßnahmen implementiert und praktisch im Unternehmen umgesetzt. Hier ist es wichtig zu beachten, dass manche Prozesse nicht einfach 1:1 übernommen werden - was in einem Unternehmen gut funktioniert, tut dies nicht notwendigerweise in einem anderen auch.

Da Benchmarking ein kontinuierlicher Prozess ist, ist es wichtig, die neu implementierten Maßnahmen regelmäßig zu kontrollieren, erneut abzugleichen und gegebenenfalls anzupassen. Dabei können Sie sich immer wieder die folgenden Fragen stellen:

Überblick - diese Fragen sollten Sie sich stellen:

• Wer ist meine Konkurrenz und wie stark ist sie in welchem Bereich?

• Wer ist das Best-Practice-Unternehmen in meiner Branche?

• Was machen die anderen besser als ich?

• Welche aktuellen Entwicklungen und Trends gibt es, die ich nutzen kann?

• Was kann ich verändern, um mich zu verbessern?

Schwächen der Benchmarking-Methode: was schiefgehen kann

In der Theorie ist Benchmarking eine sinnvolle Methode, da durch den direkten Vergleich mit den konkurrierenden Unternehmen und deren Prozessen Wissen generiert wird, das brühwarm aus dem Unternehmensalltag stammt und sich offenbar als effektiv und erfolgreich erwiesen hat.

In der Praxis kann dies anders aussehen: da Benchmarking oft nur auf einzelne Kennzahlen begrenzt ist, die verglichen werden, ist es an diesen Stellen nicht mehr als ein typischer Betriebsvergleich.

Der wohl fundamentalste Fehler besteht jedoch darin, nicht akkurat zu analysieren. Akkurat heißt beispielsweise, man misst Kennzahlen, die überhaupt keine Aussagekraft über das haben, was sie zeigen sollen. Ein bekannter Industriekonzern wollte einmal die Produktivität unterschiedlicher IT-Abteilungen messen. Da die Projekte jedoch zu unterschiedlich waren, einigte man sich darauf, die Computerauslastung als Benchmark und KPI anzusetzen, denn die war ja genau messbar. Wenn die Rechner ausgelastet seien, würden die Leute wohl hart arbeiten, so die Annahme. Es dauerte nicht lange, bis die Mitarbeiter die anspruchsvollsten CAD-Anwendungen nur noch im Kreis drehten, was zwar die Rechner ans Limit brachte, die reale Produktion der Abteilung jedoch nahe Null ging.

Ungeprüft würde man daraus falsche Schlussfolgerungen ziehen und im schlechtesten Fall gute funktionierende Prozesse verändern.

Ebenfalls ein typischer Fehler liegt darin, beim Benchmark Korrelation und Kausalität zu verwechseln. Wenn in einem Unternehmen 20% mehr Mitarbeiter in der Produktion auch 20% mehr produzieren, kann, aber muss das nicht die Ursache der höheren Produktivität sein.

Wohl einer der häufigsten “Fehler” liegt jedoch darin, unzählige Kennzahlen und Daten einfach auf Verdacht zu sammeln, dann aber keinerlei effektive Maßnahmen daraus zu ergreifen. Gerade in Zeiten, in denen immer mehr Kennzahlen digital erfasst werden können, liegt es nahe, das auch zu tun. Die wenigsten Unternehmen haben aber überhaupt die Kompetenz und die Menpower, diese auch wirklich zu nutzen. Umgekehrt erhöhen diese Datensammlungen aber die Komplexität der Prozesse, versperren den Blick für eigentlich wesentliche Veränderungen und bilden zudem noch ein Sicherheitsrisiko, da sie leicht in die falschen Hände fallen können. Und selbst in Zeiten der Digitalisierung macht die Erfassung von Kennzahlen oftmals schlicht noch viel Arbeit.

Man darf außerdem nicht vergessen, dass es sich beim Benchmarking um einen kontinuierlichen Prozess handelt. Selbst wenn man es also geschafft hat, einen guten neuen Prozess zu implementieren, kann sich umgekehrt die Konkurrenz ein Beispiel daran nehmen und Sie imitieren. So sind durch Benchmarking generierte Wettbewerbsvorteile nicht unbedingt auf Dauer und Sie sollten stets Augen und Ohren für neue Entwicklungen offen halten.

...und wie Sie beim Benchmarking Fehler vermeiden:

Wichtig ist die Interpretation des Konzepts Benchmarking: Es geht keineswegs darum, ein anderes Unternehmen zu imitieren und stupide alles zu übernehmen, was es besser zu machen scheint. Viel wichtiger ist es, die Prozesse der Konkurrenz zu verstehen und dann zu prüfen, ob sie für das eigene sinnvoll sein können und wenn ja, wie sie sich dort implementieren lassen. Denn nur weil eine Methode in dem einen Unternehmen funktioniert heißt das nicht, dass sie dies in einem anderen auch tut. Behalten Sie also stets ihr Alleinstellungsmerkmal, Ihre Identität und Ihre eigene Philosophie im Hinterkopf, während Sie versuchen, von den anderen zu lernen.

Benchmarking sollte deshalb als ein Instrument betrachtet werden, das unter dieser Prämisse echte Verbesserungen und Innovationen hervorbringen kann.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Benchmarking? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!