CRM Einführung in fünf Schritten: worauf kommt es wirklich an?

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Customer Relationship Management ist einer dieser Begriffe, die immer als etwas sehr strategisches gesehen und beschrieben werden, und das ist grundsätzlich auch richtig. Allerdings führt das bei kleinen Unternehmen und potentiell CRM Interessierten häufig zu einer Angst. CRM ist aber nicht so groß, als das man es nicht einfach einmal versuchen könnte.

Wir bekommen in unseren Gesprächen mit CRM Neukunden und Interessenten regelmäßig mit, dass die Einführung einer CRM Software eine scheinbar sehr große Entscheidung ist. Die Angst etwas falsch zu machen ist groß und verbreitet. Daher wird das Thema häufig nur sehr kontrolliert und daher langsam angegangen. Die verschiedenen Ratgeber und Leitfäden zur Einführung von CRM bestärken die Angst natürlich und lassen das Thema größer erscheinen als es ist.Große Unternehmen machen sich zunächst unzählige Gedanken und müssen ein langfristiges Projekt aufsetzen. Da werden dann zunächst die beteiligten Geschäftsbereiche festgelegt und die Anforderungen jedes einzelnen Bereiches aufgenommen. Deswegen hört man auch häufig von strategischen oder analytischen CRM Systemen. Diese sind eher auf das Management ausgerichtet, also Kennzahlen fokussiert. Für die Unterstützung der Nutzer in ihrer täglichen Arbeit gibt es eine neue Generation von CRM: kollaboratives CRM, was den Fokus auf die operative Unterstützung und kollaborative Zusammenarbeit legt. Zu dieser Kategorie gehört auch CentralStationCRM.

KMU sollten ihre Dynamik entfalten und ihre Vorteil nutzen

Bei kleinen oder jungen Unternehmen gibt es das Problem meist nicht, denn am besten machen bei der CRM Neueinführung direkt alle Kollegen mit. Sammeln Sie nicht nur Ihre Kollegen sondern auch die Geschäftspartner oder Ansprechpartner bei der Presse in Ihrem CRM System. Lösen Sie sich davon, dass das CRM System nur eine Datenablage für die Stammdaten Ihrer Kunden ist. Es ist ein Platz zum Austausch aller wichtigen Informationen und zur gegenseitigen Hilfe. Machen Sie sich bewusst, welche Kriterien für Sie wirklich entscheidend sind bei der Auswahl des richtigen Systems.

Schritt für Schritt zum CRM

Daher ist es vor allen Dingen wichtig, dass alle Kollegen das CRM System als ihre Anlaufstelle und als zentralen Punkt in der Innen- und Außenkommunikation sehen. Schluss mit E-Mails an den Firmenverteiler, Schluss mit Zettelchen an Monitoren die über einen verpassten Anruf informieren. All diese Dinge können und sollten Sie in der Software abwickeln. Ein CRM System wie CentralStationCRM ist der persönliche Assistent jedes einzelnen.

Es ist banal: ein CRM kann nur so viel helfen, wie die Qualität und Anzahl der Daten darin hergibt. Es ist daher wichtiger, dass alle Beteiligten aktiv mit einem System arbeiten, als das Sie sich schon vorher überlegen welche Kundengruppen Sie wie ordnen und ansprechen möchten. Viele dieser Punkte kommen mit der Zeit. Gerade Firmen die sich neu mit CRM beschäftigen und damit die unzähligen Excel Listen ersetzen, profitieren sehr stark von den vorhandenen Prozessen in einer CRM Software. In dem Alltag mit Excel Tabellen sind Absprachen und feste Regeln notwendig, um Ordnung zu halten. Bei einem guten CRM System fällt diese Arbeit nicht mehr an. Alleine durch die automatische Ordnung können kleine Unternehmen somit enorm Zeit sparen.

Was können Sie also tun, damit Ihnen ein CRM System wirklich hilft und die Einführung dynamisch wird? Hier sind unsere Fünf Schritte zur erfolgreichen CRM Einführung:

  1. Fangen Sie einfach einmal an, Sie haben nichts zu verlieren.
  2. Machen Sie das CRM zu Ihrer Startseite. Es ist das erste, was man am Morgen öffnet und das letzte was man am Abend schließt.
  3. Wickeln Sie so viel wie möglich über das System ab: interne und externe Angelegenheiten.
  4. Laden Sie möglichst alle Kollegen ein, damit die Nutzung eine Eigendynamik entwickelt. Wenn Sie CentralStationCRM einsetzen werden Sie und Ihre Kollegen schnell feststellen, dass Sie viele Prozesse jetzt besser und zentral abwickeln können. Sie sparen sich dadurch wertvolle Zeit durch Abstimmungen und Meetings. 
  5. Verringern Sie die Barrieren zwischen einzelnen Mitarbeitern. Rollen und unzählige Rechteebenen führen in Software zu einer Abschottung, so dass am Ende die meisten Dinge autonom passieren. Dadurch wird jede Kollaboration im Keim erstickt. 

Fazit zur Einführung von CRM in KMU

Legen Sie einfach einmal los und machen sich ganz operativ den Alltag leichter. Der strategische Nutzen von CRM kommt dann schon ganz von alleine. Kleine Unternehmen können ihre Vorteile hier voll ausspielen. Falls Sie doch unsicher sind und gerne einen kleinen Leitfaden haben möchten, dann werfen Sie doch einen Blick auf unseren Leitfaden zur CRM Einführung.

von Axel von Leitner über CRM, Einführung und Operatives CRM
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