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Umsatz Forecasting ist ein Standard-Feature für viele Vertriebler und darf deswegen auch bei CentralStationCRM nicht fehlen. Die Frage muss aber erlaubt sein: Benötigen (gerade kleine Unternehmen) überhaupt ein detailliertes Umsatz-Forecasting? Wie ist es mit der zu erwartenden Genauigkeit bei KMU bestellt?
Wie macht man einen Forecast?
Die meisten CRM (Customer Relationship Management) Systeme bereiten deine Angebote automatisch auf. Wie das funktioniert? Du pflegst alle offenen Angebote mit erwartetem Umsatz, Zieldatum und Wahrscheinlichkeit innerhalb der Vertriebssoftware ein. Die Software gruppiert jetzt zum Beispiel alle Angebote der kommenden sechs Monate nach ihrem Zieldatum.
Das wären jetzt alle Angebote, die du – theoretisch – gewinnen könntest. So einfach ist es aber natürlich nicht, denn leider sagt ja selten jeder Kunden zu. Allein wie vielen Leuten du ein Angebot geschickt hast, sagt also relativ wenig aus. Je nachdem, wie du es mit dem Versenden von Angeboten hältst, werden davon mehr oder weniger zum tatsächlichen Auftrag führen (Letzter Beitrag: Vorschnelles Angebot). Um den Forecast genauer zu kalkulieren, nehmen wir noch die Wahrscheinlichkeiten der Angebote dazu, die du nach bestem Wissen hinterlegt hast.
Erwartungswert = Wahrscheinlichkeit Angebot A * Summe Angebot A + Wahrscheinlichkeit Angebot B * Summe Angebot B
Indem du deine Angebote gewichtest, bekommest du also schon ein besseres Gefühl über die Umsätze, die dich erwarten können. Am Ende bleibt das Forecasting jedoch eine grobe Hausnummer und keine exakte Wissenschaft. Und so sollte man damit auch umgehen. Indem du die Parameter der Auftragssumme und die Wahrscheinlichkeit je Angebot möglichst realitätsnah einschätzst, bekommst du in der Hochrechnung den bestmöglichen Forecast für deinen Umsatz.
Häufige Fehlerquellen beim Forecast
Ganz gleich, ob du deinen Forecast von Hand in Excel erstellen oder ob deine CRM Software die Daten schon zusammenfasst – es gibt einige Fehlerquellen, die die Verlässlichkeit des Forecasts stark einschränken.
Fehlende Datenbasis: Ein Forecast aus zwei Angeboten ist keiner
Zur Berechnung einer validen Vorschau benötigst du eine ausreichende Datenbasis, denn sonst schleichen sich zwangsläufig Fehler ein. Ein Beispiel: Du versendest 100 Anschreiben, generierst daraus 20 Termine und aus 2 dieser Termine wird tatsächlich ein Auftrag. Das entspricht zwar rechnerisch einer Verwandlungsquote von 2 Prozent, sagt aber keinesfalls, dass du 4 Aufträge bekommst, wenn du 200 zusätzliche Anschreiben versendest. Das Ergebnis ist von so vielen Faktoren abhängig (Qualität der Anschreiben, veränderter Bedarf, Laune des Kunden), dass immer noch 2 gewonnene Angebote genau so wahrscheinlich sind wie 6. Das stellt die Ergebnisse deiner Kalkulation komplett auf den Kopf und dein Forecast wird irrelevant.
Falsche Schätzung der Wahrscheinlichkeit
Wenn man in seiner CRM Software die einzelnen Prozentschritte für einen wahrscheinlichen Abschluss einstellen kann, bringt das alleine noch nichts. 40 oder 60 Prozent Wahrscheinlichkeit? 20 oder doch 30 Prozent? Für den Verkäufer zählt am Ende ohnehin nur 0 oder 100 Prozent. Verlieren oder Gewinnen, alles dazwischen ist eine bloße Schätzung. Die mag mit der Erfahrung des Vertrieblers besser werden, trotzdem bleibt es zu weiten Teilen nur ein Gefühl. Daher gilt ganz klar: keep it simple. Nicht unnötig Zeit an eine möglichst hohe Scheingenauigkeit verschwenden. Die Verlässlichkeit des Forecast Wertes steigt dann mit einer größeren Datenbasis.
Fehlender Zusammenhang aus Ursache und Wirkung
Wenn Korrelationen gleichbedeutend wie Ursachen behandelt werden, ist ein Forecast schnell unbrauchbar. Angenommen du hast wieder deine Preise gesenkt und erneut 100 Angebote versendet, aber diesmal 30 Termine generiert und 3 verwandelt. Das entspräche einer 50 Prozent besseren Verwandlungsquote. Alles aufgrund deiner neuen Preispolitik? Nein, nicht zwangsläufig. Vielleicht war der Zeitpunkt gerade günstig, weil einige der Unternehmen noch Budgets zu verteilen hatten. Möglicherweise spielte der Preis überhaupt keine Rolle. Dann hättest du hier eine reine Korrelation als Ursache behandelt und im schlimmsten Fall deine zukünftige Strategie auf falschen Schlüssen aufgebaut.
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Fazit
Ich hoffe, der Artikel verhilft dir zu mehr Vorsicht beim Forecasting. Nutze dieses Vertriebsinstrument mit Bedacht. Zur Steuerung und Planung im Unternehmen kann es sehr mächtig sein. Mach dir aber bewusst, dass es gerade in kleinen Unternehmen ohne große Datenbasis eher ein Gefühl oder eine grobe Richtung bleibt. Nutze es entsprechend.
Insbesondere für die meisten KMU ist ein zu starker Fokus auf detailliertes Forecasting meiner Meinung nach völlig überzogen und ein reiner Zeitfresser. Wir haben uns in CentralStationCRM daher für ein möglichst einfaches Forecasting Modell entschieden. Neben gewonnen und verloren gibt es 25, 50 oder 75 Prozent Wahrscheinlichkeit. Diese kann man nutzen, muss man aber natürlich nicht.
Dieser Artikel ist Teil unserer Serie zu den Grundlagen im Vertrieb. Vielleicht interessieren Sie auch die anderen Artikel der Serie? Die optimale Basis für alle weiteren Teile bietet Ihnen dabei übrigens der Artikel Vertrieb in seinen Grundlagen.
Teil 1: Die Arten von Vertrieb - welche Optionen habe ich überhaupt?
Teil 3: Kontaktdaten für Ihren Vertrieb - woher nehmen und wie qualifizieren?
Teil 4: Warm und kalt im Vertrieb - worin liegt der Unterschied?
Teil 5: So haken Sie richtig nach und bleiben dran
Teil 6: Das Verkaufsgespräch im Vertrieb - so überzeugen Sie Ihren Kunden
Teil 7: So bereiten Sie ein Angebot vor und gewinnen es
Teil 8: Empfehlungsmarketing: Wie Sie Neukunden über Bestandskunden gewinnen
Teil 9: Warmakquise im Vertrieb: was gibt es zu beachten und zu verbessern?
Teil 10: Marketing und Vertrieb: Fragen und Ängste seiner Kunden erkennen
Teil 11: Häufiger Fehler im Vertrieb: das vorschnelle Angebot
Teil 12: Vertrieb: Sinn und Unsinn von Umsatz Forecasting
Teil 13: Fehler bei der Kundenakquise: was Sie am Telefon nicht sagen sollten
