Effizienz und Zeitersparnis hin oder her - es gibt Dinge, die macht man besser gewissenhaft, auch wenn sie nervig und vielleicht unbeliebt sind. Vor allem regelmäßig anfallende Tätigkeiten sind irgendwann so sehr verinnerlicht, dass man denkt, man könnte sie nebenbei erledigen.
Aber Vorsicht - es gibt Aufgaben, bei denen man sich besser an die eigenen Checklisten hält. Insbesondere dann, wenn es um den Umgang mit Kunden geht.
Als Vertriebler im Kundenkontakt oder Außeneinsatz ist die Vorbereitung von Kundenterminen eine Aufgabe, die immer wieder in ähnlicher Form auftritt und deshalb irgendwann gänzlich verinnerlicht ist. Es entsteht eine Routine: Vor jedem Termin oder Gespräch mit einem Kunden, über den Sie noch nicht allzu viel wissen, steht die Recherche. Sie setzen sich an den Rechner und versuchen etwas über den Markt, das Unternehmen und den Ansprechpartner herauszufinden. Damit Sie die richtigen Materialien einpacken und auf dem Termin überzeugen und mitreden können, sollten Sie möglichst genau Bescheid wissen und ihrem Gegenüber somit zeigen, dass Sie sich informiert haben. Die Zeit, die Sie investiert haben, ist eine Wertschätzung des Termins und der aufgebrachten Zeit des Ansprechpartners.
Mit mehr Erfahrung im Vertrieb und einige Kundentermine später werden Sie “ähnliche Interessenten” haben. Sie werden schon beim Lesen des ein oder anderen Firmennamens denken “Ah ja, das ist ja so ähnlich wie letztens bei XY”. Machen Sie nun aber nicht den Fehler und übergehen Ihre Routine.
Mit zunehmender Erfahrung werden Sie schnell Ähnlichkeiten zwischen verschiedenen Kunden erkennen. Machen Sie trotzdem nicht den Fehler, Ihre Routine zu übergehen.
Auch in diesem Fall sollten Sie sich an die Checkliste für die Terminvorbereitung halten. Recherche durchführen, Unterlagen zusammen suchen und überprüfen, Notizzettel und Visitenkarten einstecken.
Es ist banal, aber früher oder später werden Sie bei einem Termin sitzen und es wird etwas schief gehen. Wenn Sie die Routine vernachlässigen oder überspringen, werden Sie schlecht informiert oder nur mit den halben Unterlagen bei einem Interessenten aufschlagen und dann versuchen, die Nummer noch zu retten. Unnötiger Stress, den man vermeiden kann und sollte. Und ein unnötig schlechter Eindruck, den Sie hinterlassen werden, denn eigentlich wissen Sie (zu) gut, was zu tun ist.
Daher sollten Sie für regelmäßig wiederkehrende Prozesse, wie zum Beispiel die Vorbereitung eines Kundentermins, eine einfache Checkliste verwenden. So können Sie vor jedem Termin einen kurzen Blick auf die Liste werfen und die Punkte nacheinander im Kopf abhaken. Gerade bei routinierten Prozessen, die aber nicht notwendigerweise aufeinander folgen, vergisst man häufig und gerne einen Teil.
Checklisten befolgen bedeutet: Die Weichen auf Erfolg stellen. Es bedeutet, systematisch vorzugehen und das hat den Vorteil, dass nichts in Vergessenheit gerät. Durch das Befolgen von Checklisten wird sich ein gewisses Vertrauen in Ihr Vorgehen einstellen, das Ihnen im Verkaufsgespräch mehr Sicherheit geben kann. Und auch der Kunde wird merken, dass Ihre Arbeit und Ihr Auftreten durchdacht sind.
Vielleicht fällt es einem Kunden nicht auf, wie gut ein Termin vorbereitet ist, dass Sie alles dabei haben und Antworten liefern können, die speziell das Unternehmen Ihres Kunden betreffen. Der Kunde wird aber mit Sicherheit merken, wenn etwas fehlt. Und das lässt sich durch eine einfache Checkliste vermeiden.
Als Beispiel für die Terminvorbereitung könnten Sie die folgenden fünf Punkte auf Ihre Checkliste schreiben:
Vertrieb ist individuell - Sie können Ihren Ansprechpartner auch schon vor dem Termin bei Xing oder LinkedIn suchen, damit er schon eine grobe Vorstellung von Ihrem Profil hat. Vielleicht gehört auch eine kurze telefonische Terminbestätigung bei Ihnen zur Vorbereitung. Tun Sie alles, damit der Termin Ihrem Gegenüber in Erinnerung bleibt und nicht 0815 wird. Keiner mag langweilige, unpersönliche oder oberflächliche Gespräche. Vieles ergibt sich natürlich erst dann, wenn man sich persönlich gegenübersteht. Checklisten können Ihnen aber zumindest helfen, immer gut vorbereitet zu sein.
Wenn Sie mehr zu dem perfekten Kundentermin im Vertrieb erfahren wollen, schauen Sie doch mal auf dieser Serie vorbei. Oder lesen Sie mehr zu den Grundlagen des Vertriebs, um Ihre eigene Checkliste an der ein oder anderen Stelle noch ergänzen zu können.
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