Sie arbeiten mit externen Vertriebsagent:innen oder Callcentern? Ihre Vertriebsbereiche sind strikt getrennt und sollen keinerlei Überschneidungen haben? Kontakte sollen alle einsehen können, aber nicht die Umsatzplanung und die Angebote?

Sollte eine dieser Fragen auf Sie zutreffen, dann werden Sie sich freuen über unsere neue CentralStationCRM-Erweiterung: Das Gruppensystem

Mit Hilfe des Gruppensystems lassen sich gezielt einzelne Kontakte oder Bereiche Ihres CRM für Nutzer:innen freigeben oder für verbergen.

Die grundsätzliche Logik des Gruppensystems

1. Jede:r User:in kann in beliebig vielen “Gruppen” sein

2. Jede Person, jedes Angebot oder Projekt) kann genau einer Gruppe zugeordnet sein

Drei Beispiele aus der Praxis 

Die Firma Müller hat zwei Gruppen: 

1. Die Gruppe Basis (alle Kontakte und Projekte): Zugriff haben alle Mitarbeiter:innen

2. Die Gruppe Finanzen (alle Angebote): Hier hat nur der Kollege aus der Buchhaltung Zugriff, die Abteilungsleiterin und die Chefin

Die Firma Meier hat zwei Gruppen:

1. Die Gruppe Company (alle qualifizierten Leads und Kunden, Angebote, Projekte): Hier haben nur die internen Mitarbeiter:innen Zugriff

2. Die Gruppe Leads (alle unqualifizierten Adressen, die vom Callcenter angerufen werden): Hier haben alle internen Mitarbeiter:innen Zugriff sowie drei externe Vertriebsagent:innen

Die Firma Schmidt hat drei Gruppen:

1. Die Gruppe Basis (alle unqualifizierten Leads): alle Mitarbeiter:innen

2. Die Gruppe Nord (alle qualifizierten Leads aus Norddeutschland + die dazugehörigen Angebote und Projekte): Hier haben alle Vertriebsmitarbeiter:innen “Nord” Mitglied sowie die Kolleg:innen, die nicht im Vertrieb arbeiten 

3. Die Gruppe Süd (alle qualifizierten Leads aus Süddeutschland + die dazugehörigen Angebote und Projekte): Hier haben alle Vertriebsmitarbeiter “Süd” Zugriff sowie die Kolleg:innen, die nicht im Vertrieb arbeiten 

Sie sehen, es gibt diverse Einsatzmöglichkeiten des Gruppensystems, Man kann es mit zwei Gruppen eher einfach halten, aber auch beliebig komplex ausbauen. So haben wir bereits Kunden, die für einzelne Key-Accounts Gruppen anlegen. Es kommt hier schlicht auf das eigene Geschäfts- und Vertriebsmodell an.

Aktivierung und Einrichtung des Gruppensystems

Um das Gruppensystem zu aktivieren, gehen Sie (als Admin) zunächst in die Accounteinstellungen und wählen links unter “Paketverwaltung” den Punkt “Erweiterungen verwalten”. Hier aktivieren Sie zunächst das Gruppensystem.

Anschließend gehen Sie zurück in die Accounteinstellungen. Sie finden dort nun unter “Nutzer” den Punkt “Gruppen verwalten”. Hier können Sie die gewünschten Gruppen erstellen und die jeweiligen User:innen zuordnen. 

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Objekte den Gruppen zu. Gehen Sie etwa auf “Firmen”, wählen Sie verschiedene Firmen mit einem Häkchen an und klicken Sie dann unter “Aktionen” auf “Gruppe zuweisen”. Bei “Firmen” wird das System Sie anschließend fragen, ob Sie auch die zur Firma gehörigen Mitarbeiter, die Angebote oder Projekte ebenfalls der Gruppe zuordnen möchten. Beispielsweise bei Personen würde diese Frage wegfallen. Hier würde ausnahmslos diese Person der Gruppe zugewiesen, nicht gleich die gesamte Firma. 

Individuelle Felder einzeln freigeben

Unter Umständen kann es hilfreich sein, Kontaktdetails oder die Kontakthistorie zu verbergen, jedoch einzelne Informationen freizugeben. Etwa wenn Sie als Vertriebler auf einer Messe stehen und einen Kunden treffen, der jedoch im Verantwortungsbereich eines Kollegen liegt. Dann ist es hilfreich zu wissen, ob es sich dabei um einen langjährigen Top-Kunden handelt, oder eher um einen “kleinen Fisch”.

Um diese Einordnung gezielt zu teilen, lassen sich individuelle Felder gezielt für bestimmte Gruppen freigeben.

Preise

Der Preis des Zusatzmoduls Gruppensystem richtet sich nach der Paketgröße und wird mit 30% des monatlichen Paketpreises berechnet.