Kontakte zu Journalisten sind in der Öffentlichkeitsarbeit entscheidend. Damit Sie den Überblick über Ihre Kontakte behalten, reicht eine einfache Excel-Tabelle zur Verwaltung nicht aus. Wir zeigen Ihnen anhand des Beispiels von CentralStationCRM, wie Sie die Kontaktdaten von Journalisten professionell mit Hilfe eines CRM-Systems verwalten können.
Die grundsätzliche Funktion von CentralStationCRM besteht darin, die Beziehung und Kommunikation zu Ihren Kunden möglichst vollständig und übersichtlich abzubilden. Im Zuge dessen lassen sich natürlich alle Kontaktdaten speichern, aber zusätzlich auch Notizen, E-Mails, Erinnerungen oder Kommentare.
Speichern Sie sämtliche Kontaktinformationen zu einer Person, neben dem Namen und der Position also auch Telefonnummer, Adresse etc. Somit haben Sie stets alle Kontaktinformationen zu einem Journalist und dem entsprechenden Medium auf einen Blick.
Zusätzlich zu den Kontaktdaten haben Sie die Möglichkeit, weitere individuelle Felder anzulegen, die für Sie relevant sind. Bei der Verwaltung von Journalisten-Kontakten könnte es beispielsweise interessant sein, zusätzliche Felder für Auflage des Mediums, Erscheinungsweise oder Redaktionsschluss zu haben.
Prüfen Sie die Social Media Profile des Journalisten, diese bieten Ihnen einen Aufhänger für Ihr Gespräch.
Neben den reinen Kontaktdaten und Informationen zum Medium sollten Sie die thematischen Schwerpunkte des Journalisten hinterlegen, damit sie ihn nur mit wirklich passenden Inhalten ansprechen. Hierfür gibt es das Freitextfeld “Über die Person”.
Darüber hinaus lassen sich Links zu den Social Media Profile des Journalisten einpflegen. Das ist insofern sinnvoll, als dass Sie beispielsweise vor einem Anruf kurz in das Profil bei Facebook oder Twitter klicken könne, um zu sehen, welche Themen den Journalisten gerade beschäftigen - häufig haben Sie dadurch direkt einen Aufhänger für Ihr Gespräch.
Mit der Vergabe und Zuordnung von Schlagworten, sogenannten “Tags”, können Sie Journalisten innerhalb von CentralStationCRM kategorisieren. Dies erleichtert Ihnen die Arbeit, wenn Sie die Ansprache spezifischer Journalisten planen oder nach Kontakten suchen. Die “Tags” definieren Sie selbst, je nachdem welche Aspekte in Ihrer Pressearbeit relevant sind. Bei der Kategorisierung von Journalisten macht es beispielsweise Sinn, diese nach Zielgruppe zu ordnen: Legen Sie also einen “Tag” für Publikumsmedien und einen für Fachmedien an. Selbstverständlich können Sie die Zielgruppen weiter unterteilen: Bei Fachmedien können Sie also beispielsweise einzelne Branchen separieren, bei den Publikumsmedien definieren, ob sich diese speziell an Autoliebhaber oder Fußball-Enthusiasten wenden.
Weitere “Tags” können die Medienart bestimmen: Legen Sie “Tags” für Tagespresse, Print-Magazine, Online-Medien, TV und Hörfunk an.
Wenn Sie als Agentur CRM nutzen, um PR für mehrere Kunden betreiben, ist es sinnvoll, für jeden Kunden einen “Tag” anzulegen. So können Sie die einzelnen Journalisten einem oder mehreren Kunden zuordnen und haben somit stets die relevanten Journalisten für einen speziellen Kunden im Überblick.
"Tags" erleichtern Ihnen die Organisation Ihrer Kontakte.
Nicht nur bei der anfänglichen Kategorisierung von Journalisten sondern auch in Ihrer täglichen Pressearbeit ist es sinnvoll, “Tags” im CRM zu verwenden. Für den Aussand jeder Pressemitteilung empfehlen wir einen “Tag” anzulegen, der all den Journalisten zugeordnet wird, die die Pressemitteilung erhalten sollen. Wenn Sie für den Versand eine Newsletter-Software verwenden oder eine Kombination aus mehreren “Tags” nutzen, empfiehlt es sich die “Tags” als Filter zu speichern. Auf diese Weise können Sie die entsprechenden Kontaktdaten einfach exportieren und beim Newsletter-Anbieter hhochladen. Außerdem lässt sich so auch im Nachhinein jederzeit nachvollziehen, an wen etwas verschickt wurde. Weitere Infos zur Kombination von CRM-System und Newsletter-Software finden Sie hier.
Für den erfolgreichen Beziehungsaufbau zu einem Journalisten sollten Sie unbedingt die Kontakthistorie dokumentieren. Nach jedem Telefonat notieren Sie ganz einfach die wichtigsten Gesprächspunkte. Auch E-Mails werden der entsprechenden Person im CRM hinterlegt. Vor einem Anruf erfassen Sie so auf einen Blick die letzten Telefonate, E-Mails oder Notizen und sind damit perfekt vorbereitet
Es gehört zum Arbeitsalltag, dass Sie Ihre Kontakte - unabhängig davon ob es Journalisten sind - nicht unbedingt beim ersten Kontaktversuch auch erreichen. Um nicht zu vergessen, bei wem Sie sich wann erneut melden sollen, können im CRM Wiedervorlagen angelegt werden, die Sie am entsprechenden Tag daran erinnern, erneut anzurufen. Auch wenn Sie sich vornehmen, in ein oder zwei Jahren erneut eine Redaktion zu kontaktieren, erinnert das CRM Sie zum entsprechenden Zeitpunkt daran.
CentralStationCRM ist darauf ausgelegt, im Team genutzt zu werden. So können die Teammitglieder gegenseitig nachvollziehen, welche Kontakte die Kollegen und Mitarbeiter haben. Dadurch gewinnt die Zusammenarbeit an Transparenz, Sie verhindern Doppelarbeit und Teammitglieder können ohne Weiteres einspringen, wenn ein Kollege mal nicht am Platz ist. Gleichzeitig reduzieren Sie zeitintensive Abstimmungen durch Meetings, Telefonate und E-Mails. Nutzen Sie die gewonnene Zeit doch lieber für die Pflege Ihrer Kontakte!
PR-Agenturen kennen das: Der Kunde möchte darüber informiert werden, welche Kontakte zu Journalisten gepflegt wurden. Das kostet viel Zeit beim Reporting, die Ihnen bei der eigentlichen Beziehungspflege fehlt. Richten Sie Ihrem Kunden doch einen Zugang in Ihrem CRM-System ein, so hat er jederzeit die volle Transparenz und kann selbst auch Notizen hinterlassen, wenn er mit Journalisten im Gespräch ist.
CentralStationCRM ist ein online-basiertes CRM, das es Ihnen ermöglicht, jederzeit und von überall auf Ihre Daten zuzugreifen. Einzige Voraussetzungen sind ein internetfähiges Endgerät und ein Browser (z.B. Firefox, Chrome, Safari). Das bietet den großen Vorteil, dass Sie nicht nur im Büro Zugriff auf Ihre Daten haben, sondern auch im Home Office oder mobil am Smartphone. Zudem können Sie auch unterwegs Ihre Kontaktdaten verwalten. Insbesondere bei Messen oder Presseveranstaltungen ist dies sehr hilfreich, da Informationen zum Journalist direkt vor Ort verarbeitet werden können. Zurück im Büro spart dies eine Menge Zeit bei der Nachbereitung der Veranstaltung. Übrigens: Alle Daten werden in Deutschland gespeichert.
Bereits bestehende Daten können über die Import-Funktion ohne Weiteres in CentralStationCRM importiert werden, genauso wie alle oder ausgewählte Daten jederzeit exportiert werden können.
Falls Sie Ihre Pressemitteilung nicht von Ihrem E-Mail Account, sondern lieber mit Hilfe eines Newsletter-Tools verschicken möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel zu CRM und Newsletter.
Sie möchten mehr zum Thema lesen? Bisher sind in der Serie "PR für Selbständige und KMU" folgende Artikel erschienen:
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Es gibt 2 Kommentare zu diesem Artikel.
Wolfgang Brunner am Dienstag, 28.05.2019
In Zeiten von GDPR ein verheerender Artikel. Zum Beispiel steht der Satz "Neben den reinen Kontaktdaten und Informationen zum Medium sollten Sie alle weiteren Informationen zu Journalisten speichern, die Sie kriegen können." in direktem Gegensatz zur Datenminimierung im Sinne der DSGVO.
Anne Buch (CentralStationCRM Team Mitglied) am Montag, 03.06.2019
Danke für Ihren Hinweis, Sie haben Recht, das war missverständlich formuliert und wir haben den Text angepasst. Es ist immer eine Gradwanderung zu entscheiden, welche Daten gepeichert werden dürfen und welche nicht - im Sinne der DSGVO aber grundsätzlich nur solche, die für das professionelle Verhältnis relevant sind.
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