Grundlagen für die Öffentlichkeitsarbeit

Der Begriff Pressemappe kommt aus der Zeit, als Presseinformationen Journalisten noch in gedruckter Form in einer Mappe überreicht wurden. Auch wenn dies heute in der Regel nicht mehr der Fall ist, sind die Inhalte der Basis-Pressemappe weiterhin wichtig.

Eine Basis-Pressemappe stellt das Unternehmen vor: Sie gibt einen Überblick über seine Produkte oder Dienstleistungen und informiert über die wichtigsten Stationen der Unternehmensgeschichte.

Texterin und PR-Expertin Nora Kraft schreibt seit mehr als 15 Jahren professionelle Texte für Redaktionen und Unternehmen und weiß, worauf es ankommt:

“Eine Basis-Pressemappe stellt das Unternehmen vor: Sie gibt einen Überblick über seine Produkte oder Dienstleistungen und informiert über die wichtigsten Stationen der Unternehmensgeschichte. Besonders interessant und lesenswert werden diese Texte, wenn sie eine anschauliche Geschichte erzählen und einen Blick hinter die Kulissen gewähren. Das kann zum Beispiel eine Anekdote aus der Gründungszeit sein oder eine persönliche Erfahrung des Unternehmers. Dabei sollte vor allem der USP („Unique Selling Proposition“), also das Alleinstellungsmerkmal des Unternehmens, deutlich werden”, so Nora Kraft.

Factsheet zu Ihrem Unternehmen

Ergänzend dazu empfehlen wir die Erstellung eines Factsheets, das die wichtigsten Fakten zu Ihrem Unternehmen auf einer Seite kurz und knapp darstellt, ggf. auch in Stichpunkten. Neben den bereits erwähnten Produkten und Dienstleistungen sowie dem USP, sind auch die Zielgruppe und Informationen zum Unternehmen relevant. Liefern Sie an dieser Stelle Fakten - gerne auch in Form konkreter Zahlen - darüber freuen sich Journalisten in der Regel sehr.

Mögliche Inhalte für das Factsheet:

• Name des Unternehmens

• Unternehmensform

• Unternehmensgründung

• wichtige Personen (Gründer, Geschäftsführer)

• Größe des Unternehmens (Mitarbeiter)

• Umsatz

• Unternehmensziele

• Produkte/Dienstleistungen

• USP

• Zielgruppe

• Anzahl verkaufter Produkte

Der Pressebereich auf Ihrer Website

Wenn ein Journalist auf Ihr Unternehmen aufmerksam wird, dann ist seine erste Anlaufstelle mit großer Wahrscheinlichkeit Ihre Website. Daher sollten Sie ihn dort möglichst gut “abholen”, am Besten in einem speziellen Pressebereich. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie aktiv und regelmäßig Öffentlichkeitsarbeit betreiben, oder nicht.

“Im Pressebereich der Website stehen diese Basis-Informationen dann zum Download bereit”, erläutert Texterin Nora Kraft. “Dazu gehören auch das Logo und druckfähige Fotos, die dem Unternehmen ein Gesicht geben, soweit sie vorhanden sind: aussagekräftige Bilder der Produkte oder Dienstleistung, vielleicht auch des Gebäudes oder der Räumlichkeiten sowie des Geschäftsführers oder der Inhaberin.”

Mit der Erstellung des Pressebereichs und den Inhalten der Basis-Pressemappe sind Sie auf Anfragen oder Rückfragen von Journalisten in der Regel sehr gut vorbereitet. Legen Sie daher zu Beginn viel Wert auf die Erstellung professioneller Basis-Informationen. Worauf Sie dabei achten sollten, haben wir Texterin Nora Kraft gefragt.

Worauf sollte man beim Schreiben der Basis-Pressetexte achten?

Wichtig ist, dass der Sprachstil zum Unternehmen passt und die Zielgruppe anspricht. Ein Smoothie-Produzent wird sich anders präsentieren als ein Software-Unternehmen. Unabhängig vom Thema sollten die Texte immer anschaulich sein und Inhalte auf den Punkt bringen. Zu den wichtigsten Regeln zählen: kurze Sätze, aktive statt passive Formulierungen („wir produzieren“ statt „es wird produziert“), Verben statt Substantivierungen („wir bieten“ statt „unser Angebot umfasst“).

Wie wichtig ist die Qualität von Pressetexten?

Wenn Unternehmen Pressetexte veröffentlichen, ist es natürlich sehr wichtig, dass diese professionell geschrieben sind. Sie sollten alle Kriterien erfüllen, die Journalisten erwarten. Alles andere würde dem Image des Unternehmens schaden.

Kann man solche Texte selber schreiben oder sollte man sie besser von einem Profi schreiben lassen?

Das kommt ganz darauf an, wie erfahren oder lernwillig derjenige ist, der die Texte schreiben soll. Nicht jedes Unternehmen hat eine professionelle Pressestelle oder kann es sich leisten, einen Profi zu beauftragen. In diesen Fällen kann Text-Coaching die richtige Wahl sein. Denn prinzipiell kann es jeder lernen, gute Pressetexte zu verfassen - die Regeln sollte er allerdings kennen.   

Weitere Inhalte für den Pressebereich der Website

Neben den Basis-Pressetexten und Bildern sollten im Pressebereich Ihrer Webseite folgende Inhalte nicht fehlen:

• Veröffentlichen Sie alle versendeten Pressemitteilungen

• Geben Sie Journalisten die Möglichkeit, sich für Ihren Presseverteiler zu registrieren.

• Wann sind Sie mit Ihrem Unternehmen wo vertreten? Liefern Sie Informationen zu Messen und Events.

• Ganz wichtig: Platzieren Sie an prominenter Stelle den Pressesprecher mit all seinen Kontaktdaten, damit Journalisten gar nicht lange suchen müssen, falls Sie Rückfragen haben

Achten Sie darauf, dass alle Ihre Pressetexte möglichst faktenlastig sind. Unerfahrene Unternehmen neigen häufig dazu, eher werblich als informativ zu schreiben - und verfehlen damit ihre Zielgruppe: die Journalisten. Mit sachlichen Texten erhöhen Sie die Chance, dass diese von Journalisten aufgegriffen werden!

Unser Tipp:

Gerade kleine Unternehmen verwechseln häufig den Pressebereich einer Website mit den sogenannten Pressestimmen, also der Veröffentlichung von Berichterstattung, in der das Unternehmen bereits erwähnt wurde. Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Dinge, die nicht verwechselt werden sollten. Unter “Presse” sollten sich auf Ihrer Website Informationen für Journalisten zu Ihrem Unternehmen finden. Darüber hinaus können Sie gerne einen zusätzlichen Bereich integrieren, in dem Sie Pressestimmen veröffentlichen. Wer aber unter “Presse” veröffentlichte Beiträge publiziert, macht auf Journalisten einen unprofessionellen Eindruck.

Sie möchten mehr zum Thema lesen? Bisher sind in der Serie "PR für Selbständige und KMU" folgende Artikel erschienen:

1. Public Relations für Selbstständige und KMU
2. Grundlagen für die Öffentlichkeitsarbeit
3. Die richtigen Medien für Ihre Öffentlichkeitsarbeit
4. PR für KMU: Diese Journalisten sollten Sie ansprechen
5. Über den Umgang mit Journalisten
6. Journalistenkontakte mit einem CRM verwalten
7. PR für KMU: Themen finden für die Pressearbeit
8. PR-Texte: Alternativen zur Pressemitteilung
9. Eine Pressemitteilung schreiben
10. Pressemitteilung und Co. an Journalisten schicken
11. Blogs und Podcasts für die Öffentlichkeitsarbeit nutzen
12. Blogger Relations: So sprechen Sie Blogger richtig an
13. PR intern machen oder eine geeignete PR-Agentur finden