CRM-Praxisbeispiel: Wie Handwerksbetriebe mit CRM-Systemen arbeiten können

Die Schreinerei Steffan mit Sitz im Baden-Württembergischen Tauberbischofsheim besteht seit 1949, im Jahr 1991 wurde sie als GmbH gegründet. Das inhabergeführte, mittelständische Handwerksunternehmen beschäftigt rund 15 Mitarbeiter und bildet auch junge Schreiner aus.

In erster Linie fertigt die Schreinerei Möbel- und Einrichtungslösungen für Privat- und Gewerbekunden. Besonders spezialisiert sind die Schreinerprofis auf Küchen und Schlafmöbel. Hier sind sie Vertriebspartner von LEICHT Küchen, raumplus und Hüsler Nest.

In der Ausstellung "wohnkultur" in Tauberbischofsheim können sich Interessierte selbst von der langlebigen und professionellen Handwerkskunst der Schreinerei Steffan überzeugen. 

Neuer Produktbereich "woodsound" der Schreinerei: Möbelstück mit integriertem Sound-System.

„Das beste CRM, das wir je genutzt haben“

Inhaber und Geschäftsführer Norbert Reinhart arbeitet seit Oktober 2011 mit der Handwerkersoftware CentralStationCRM und erklärt sich gerne zu einem Interview zur Kundenzufriedenheit und Qualitätssicherung mit uns bereit. Zuvor hat die Schreinerei zwar bereits mit anderen CRM-Programmen gearbeitet, laut Aussage seiner Mitarbeiter sei die CentralStationCRM jedoch „das beste CRM, das [sie] je genutzt haben“. Auch seine Frau sei „nach anfänglicher Skepsis: ‚Schon wieder ein neues CRM‘ ganz begeistert“. Das liege hauptsächlich an der einfachen Handhabung und der Reduzierung auf das Wesentliche, wodurch die Arbeit sehr intuitiv und übersichtlich wird, so Reinhart.

Insgesamt arbeiten sechs Personen aus dem Betrieb mit der webbasierten Software, die von bis zu vierzig Mitarbeitern kollaborativ genutzt werden kann. Vom Angebot bis zum Projektabschluss werden alle Arbeiten über CentralStationCRM abgewickelt.

Besonders schätzt Reinhart auch die unkomplizierte Kontaktaufnahme mit den Entwicklern von 42he und die wirklich schnelle Antwortzeit und Kundenorientierung. „Wenn ich ein Problem habe, kriege ich sofort eine Antwort. Einige Unternehmen können sich ruhig eine Scheibe von 42he abschneiden, was Service angeht“, so Reinhart.

Zettelwirtschaft und internes Nachtelefonieren sind passé

Reinhart erinnert sich an die Zeit vor CentralStationCRM. Aufgaben, die heute von der Handwerkersoftware übernommen werden, wurden früher von Hand bearbeitet. Das sei teilweise in „immer wieder verloren gegangenen Zetteln“ und „ständigen Anrufen bei den zuständigen Mitarbeitern“ ausgeartet. Besonders, weil die Schreinerei Ausstellung und Werkstattbüro räumlich trennt und auch Halbtagskräfte beschäftigt, erleichtert CentralStationCRM als zentrales Instrument die unternehmensinterne Kommunikation erheblich.

Herr Reinhart betont hierbei, wie wichtig und hilfreich es für das Unternehmen ist, dass Notizen gleich bei dem entsprechenden Projekt und der zugehörigen Person eingetragen werden können, sodass alle Informationen immer für alle zentral abrufbar sind. Dadurch werde die Arbeit auf das Wesentliche beschränkt und die Effektivität gesteigert.

Der typische Projektablauf im Handwerk

Für uns skizziert Handwerker Reinhart einen durchschnittlichen Projektablauf und beschreibt, wie er CentralStationCRM bei den einzelnen Stationen einsetzt.
„Zunächst erfolgt der Anruf oder Besuch beim Kunden“, erklärt er. Die Kundendaten werden dann in das System eingetragen, wobei es hilfreich sei, dass Firmendaten bei Bedarf direkt übernommen und auch Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von dem Firmen- auf den Personeneintrag „vererbt“ werden können. Direkt im Anschluss werden eventuelle Termine und Aufgaben eingetragen und den verantwortlichen Mitarbeitern zugeteilt.

Sobald das Projekt eröffnet und eine Zeichnung oder ein Angebot erstellt ist, lässt Reinhart grundsätzlich allen für den entsprechenden Bereich zuständigen Mitarbeitern parallel eine E-Mail zukommen, eine Funktion der Handwerkersoftware, die er sehr schätzt. 

Alle Dokumente, wie Angebote, Aufmaße, Zeichnungen und Rechnungen, werden an das Projekt angehängt, das geht besonders leicht durch einfaches Hineinziehen und Fallenlassen der auf dem PC abgelegten Dateien.

Beispiel der Arbeit des Schreinerei Teams in einem Hotel in München.

Bis zum Projektabschluss ist CentralStationCRM ständiger Begleiter des Schreiner-Teams, danach dient es als Archiv für erledigte Aufträge und kontaktierte Kunden. Lediglich zur Akquise von Neukunden nutzt die Schreinerei die Software (noch) nicht.

Gute Zusammenarbeit und Feedback

Seit er die Handwerkersoftware nutzt, schätzt Herr Reinhart den engen Kontakt zu den Entwicklern sowie den kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Entwicklerteams. Seine drei Vorschläge an uns: Die bisherige Suchfunktion nach Projektnamen erfasst lediglich den Textanfang, er wünscht sich hier eine Suche, die auch Teile im Projektnamen erkennt.

Wussten Sie schon: Für Startups und kleine (Handwerks-)Unternehmen bieten wir unsere Akquise-Software CentralStationCRM dauerhaft kostenlos an. Erfahren Sie mehr zu CentralStationCRM.

Außerdem gibt CentralStationCRM zwar die Möglichkeit, Angebote und Projekte zu erstellen, jedoch nicht das eine zum anderen zu machen. Hier wäre es für ihn eine Erleichterung, wenn man ein gewonnenes Angebot direkt in ein Projekt umwandeln könnte. Als letzten Punkt rät er: „Bleibt so, wie ihr seid. Mit dem Service sind wir mehr als zufrieden.“

Wir freuen uns sehr, dass wir ein Teil im Arbeitsprozess des Schreinerei Teams geworden sind. Wie Herr Reinhart und sein Team bereits erlebt haben, arbeiten wir stets an der Verbesserung im Sinne aller unserer Kunden, anstatt immer neue Funktionen einzuführen. Im Bezug auf die Anmerkungen von Herrn Reinhart können wir bereits bald eine Überarbeitung der Suchfunktion präsentieren, die noch einmal neue Maßstäbe setzen wird. Die Anregung von Herrn Reinhart werden bei diesem Update dann ebenfalls berücksichtigen.

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