So hilft dir dein CRM bei der Messeplanung

In Vorbereitung auf unser Webinar mit Messe-Doktor Rainer Bachmann haben wir einen effektiven Plan für deinen Messeauftritt erstellt.

Unsere Planungs-Tipps für:

• vor der Messe
• auf der Messe
• nach der Messe

helfen dir dabei, neue Kontakte zu knüpfen und bestehende Kontakte weiterzubringen. Wir zeigen dir außerdem bei jedem Punkt genau auf, wie ein CRM deine Arbeit verbessert.

So wird dein Messekonzept besser als letztes Jahr

Dein Team kann noch so charismatisch sein, mit ein bisschen mehr Organisation werden sie bessere Ergebnisse erzielen.

Wie definiere ich gute Messeziele?

Ganz wichtig: Sei ehrlich zu dir selbst! Wenn du gerade als Freelancer anfängst und kein Netzwerk hast, wirst du deinen Messeauftritt deutlich anders planen als mit fünfköpfigen Marketing- oder Sales-Teams. Du musst deine Ziele nach deiner tatsächlichen Situation auswählen.

Vorschläge für realistische Ziele:

• Anzahl der geführten Gespräche
• Anzahl neuer Kontakte
• Anzahl qualifizierter Leads
• Anzahl gebuchter Termine / Follow Ups

In CentralStationCRM werden Ziele direkt über die Notizen getrackt. In den Accounteinstellungen legst du die Ziele fest. Für die oben genannten Vorschläge brauchst du also vier Ziele für “Gespräch geführt”, “neuer Kontakt”, “Lead” und “Follow Up”.

Wenn du auf der Messe ein Gespräch führst und deine Gesprächsnotizen im CRM speicherst (dazu gleich mehr), aktivierst du parallel dazu das entsprechende Ziel. Wenn du einen neuen Kontakt anlegst, aktivierst du eine Notiz mit “neuer Kontakt”. Genauso bei qualifizierten Leads oder gebuchten Terminen.

Nach der Messe lassen sich deine Ziele dann in einer einfachen Übersicht nachverfolgen und du hast eine konkrete Basis, um den Erfolg deines Messekonzepts zu überprüfen.

Was sind meine Zielgruppen unter den Messebesuchern?

Deine Zielgruppen hast du wahrscheinlich bereits schon definiert, lange bevor du dir Gedanken über einen Messebesuch gemacht hast. Solltest du da noch Hilfe benötigen, empfehlen wir dir als Denkanstoß unseren Blogartikel: Wie definiere ich meine Zielgruppe?

Christian möchte außerdem dazu anregen, das Beerdigen der klassischen Marketing-Persona zu erwägen:

Seit unserem ersten OMT-Besuch, speziell dem Beitrag von Sandra Franzke zu “R.I.P. Marketing Personas”, haben wir daran gearbeitet, unsere Personas durch ein passenderes Konstrukt zu ersetzen. Wir fahren aktuell sehr gut mit Kundengruppen, die wir aus (Branche x Teamgröße) mit der Zusatzinformation Entscheider oder nicht bilden. Das reduziert zwar das Persönliche der Persona (und den Informationsgehalt insgesamt), stellt aber viel stärker auf die aktuellen Herausforderungen der Zielgruppe ab.

Das aber nur am Rande. 🙂

Wie kommuniziere ich meinen Messeauftritt?

Nehmen wir mal an, du hast:

• wenig Zeit für Social Media
• einen Kanal, der halbwegs gut läuft
• Kontakte, mit denen du gerne sprechen willst

Beschränk dich in der Kommunikation auf “deinen” Kanal. Du hast keine Zeit, neue Wege zu gehen. Nimm das, was dich auszeichnet und finde die richtige Verpackung. Zeige Vorfreude auf die Messe, ohne zu übertreiben. Persönlichkeit schlägt Hochglanz – geh also erstmal in dich, wie du dich vor dem Messegang fühlst. Bist du aufgeregt? Hast du Angst vor zuvielen Menschen? Freust du dich, bekannte Gesichter zu sehen? Das sind alles erlaubte und valide Emotionen, ohne die deine Kommunikation ziemlich uninteressant bleibt.

Justin Oberman schreibt dazu im Newsletter “Oberthinking”: “People don’t want to be impressed, they want to be moved. [...] Showmanship is two things. 

1. Doing things differently 
2. Making someone feel something real.

That’s it.”

That’s it! :-) Auf der einen Seite sehr einfach, auf der anderen Seite droht ein sehr deutsches “Das war jetzt zuviel”. Hier die richtige Balance zu treffen macht eine gute Ansprache aus.

Und wie hilft dein CRM bei der Messe-Kommunikaton? Schon die ersten Reaktionen auf deine Messe-Kommunikation sind wertvolle Leadquellen. Die Liste der verwertbaren Leads wandert umgehend ins CRM. So erhältst du bereits im Vorfeld einen guten Benchmark für dein bisheriges Netzwerk.

Je Person legst du eine Notiz an, die den Inhalt des Social Media-Kommentars wiedergibt. Die zugehörige Firma wird automatisch mit angelegt. Vielleicht hast du dein CRM  mit einem Tool wie n8n erweitert, dann kannst du direkt einen KI-Research anstoßen. Diese Leads kannst du nun entweder direkt auf der Messe treffen, oder, falls das nicht klappt, im Nachgang mit einem Messebericht erfreuen.

Wie vereinbare ich Termine für die Messe?

Dein Ziel ist es, Gesprächsmöglichkeiten zu eröffnen. Erinnere dich an deine Kontakte, bevor du dich bei ihnen meldest. Wie ist deren Situation? Was könnte sie interessieren? Bedenke gleichzeitig: Was bringt mir ein Gespräch? Was ist mein Ziel? Was könnte sich ergeben? Und, von der anderen Seite gedacht: Was könnte mein Kontakt wollen? Wie könnte ich im Gegenzug weiterhelfen?

Ein absolutes No-Go für Terminvereinbarungen ist KI-generierte Kommunikation. Das einzige, was du tun kannst, um aus der Masse der Mitbewerber herauszustechen (ja, auch die Leute, mit denen du dich treffen möchtest, haben ein Netzwerk), ist auch hier, Persönlichkeit zu zeigen.

Deine Pipeline hast du bereits während der Vorbereitung angelegt. In ihr befinden sich alle deine Chancen, verknüpft mit den zugehörigen Personen und Firmen. Das bedeutet, du hast Zugriff auf alle deine bisherigen Kontaktpunkte mit der Person und/oder ihrer Firma.

Das macht es deutlich einfacher, sich an die vergangenen Gespräche und gemeinsamen Aktionen zu erinnern (vor allem wenn diese vielleicht schon ein paar Jahre zurückliegen). Du bist also mit allem ausgerüstet, um den Faden wieder aufzunehmen.

Wenn du jetzt Termine vereinbarst, kannst du einen Termin direkt auf deiner Chance im CRM anlegen und mit deinem Outlook-Kalender ein iCal-Abo einrichten. So weißt du am Messetag immer genau Bescheid, welches Gespräch als nächstes ansteht.

Brauche ich einen Messestand?

Du hast zu diesem Zeitpunkt

• einen Lead Workflow im CRM aufgesetzt
• Ziele für deinen Messeauftritt definiert
• Zielgruppen geschärft
• deine Messeteilnahme verkündet
• dein Netzwerk aktiviert
• Termine vereinbart.

Aber ehrlich gesagt ist “Termine machen”und “Leute treffen” auf einer Messe nur die halbe Miete. Wenn es dir als kleines Unternehmen irgendwie möglich ist, solltest du über einen Messestand nachdenken. Das Problem des ROI löst du über die Ziele – die müssen das abbilden, was du mit deinem Stand erreichen willst. Oft gibt es “softere” Ziele, auf die ein Messestand einzahlt, zum Beispiel Follower für deinen Newsletter oder neue Fans auf LinkedIn. Trotzdem ist ein Stand gerade für kleine Unternehmen eine ordentliche Investition. Wie immer gilt es zu überlegen, ob man für diesen Preis lohnende Ziele erreichen kann.

Soweit die strategische Perspektive. Für den engeren Fokus unserer Messeplanung ist ein Stand natürlich ein Gamechanger. Dein Team ist nicht mehr auf der Messe verteilt, es besitzt ein Hauptquartier und damit ein Ziel für mögliche Interessenten. Das vereinfacht die Ansprache deutlich, weil der Rahmen für ein Gespräch schon gesetzt ist.

So generierst du Leads auf Messen

An den Messetagen selbst gibt es wenig Theorie zu beachten. Es geht um Praktisches – Ansprache, Körpersprache, Fehler vermeiden. Das Üben von Gesprächssituationen. Egal, wie oft du schon auf Messen gewesen bist, du wirst immer noch etwas Neues lernen.

Wie spreche ich Leads auf einer Messe an?

Gerade für introvertierte Menschen kann es schwierig sein, überhaupt mit jemandem abseits der vorher verabredeten Termine ins Gespräch zu kommen. Du wirst aber für den Großteil deiner Kontakte gar keine Termine machen können – wahrscheinlich ist eher ein kurzes “Lass uns da treffen” oder “wir sehen uns” bei deiner Vorbereitung rumgekommen. Wie gesagt sind es aber oft auch die spontanen Gespräche am Messestand, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Ein guter erster Tipp ist es, lange Gespräche durch Qualifizierung zu vermeiden. Wenn du mit jedem Interessenten eine halbe Stunde lang redest, verschwendest du wertvolle Zeit. Versuche, durch freundliche Zwischenfragen mehr über den Menschen herauszubekommen.

Körpersprache ist ein weiteres wichtiges Mittel zur Kontaktaufnahme. Auch wenn es dir im sonstigen Geschäftsleben nicht immer unbedingt liegt – versuche, ein Auftreten zu finden, das offen und freundlich rüberkommt. 

Tipp: Versuche eine Art Rollenspiel. Welche Aspekte deiner Persönlichkeit kannst du für die Messe überzeugend darstellen? Du musst dazu nicht unbedingt den Vodafone-Verkäufer deines Vertrauens imitieren, es gibt auch andere, weniger direkte Persönlichkeiten. Denke etwa an einen Berater, der sich für die Belange eines zukünftigen Kunden interessiert. Schon bist du weg von “Ich muss jetzt hier schauspielern”, hin zu “interessant, wie deren Herausforderungen aussehen”.

Hast du einen Besucher qualifiziert und für deine Lead-Sektion geeignet befunden? Hast du neue Informationen zu deinem Kundenstamm gewonnen? Dann solltest du das sofort im CRM festhalten. Nutze dazu am besten eine Tastatur mit Spracheingabe, damit du während der Show nicht allzu viel tippen musst. Deine geführten Gespräche legst du als Notizen bei der jeweiligen Person ab und hast so eine gute Dokumentation dessen, worum es im Gespräch ging.

Du hast viele Visitenkarten, die du eigentlich mühsam ins CRM tippen müsstest? Für solche Fälle empfehlen wir generell SnapAddy (wenn Budget da ist), weil in diesem Tool auch eine Integration für CentralStationCRM besteht. Visitenkartenscanner Apps für Android und Scan-App-Alternativen für iOS findest du auf unserem Blog.

Was ist mein größter Fehler am Messestand?

Dein größter Fehler dürfte sein, dich hinter deinem Laptop zu verkriechen und darauf zu vertrauen, dass die Interessenten “schon irgendwie fragen werden”. Bedenke immer deine Ziele – was möchtest du mit deinem Messeauftritt erreichen? Bestimmt ist keines davon “nicht gesehen oder angesprochen werden”. Schon vor dem Stand aktiv Flyer zu verteilen oder einen Bildschirm aufzustellen, der das Produkt zeigt, hat eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit als das “Warten auf Erfolg”.

Der zweitgrößte Fehler kommt direkt aus unserer Serie zum perfekten Kundentermin: Du solltest nicht davon ausgehen, dass sich irgendjemand ernsthaft für dein Produkt interessiert. Werdegang deiner Firma, Bootstrapping, Meilensteine, erstmal alles egal. Zunächst geht es den Menschen um ihre eigenen Probleme. Also lass sie reden. Gewinne ihr Vertrauen. Erfahre, ob ihr zueinander passen könntet. Wenn du ihnen ein gutes Gefühl gibst, wirst du im Anschluss genügend Zeit finden, deine Punkte zu machen.

So organisierst deine Messenachbereitung im CRM

Nach der Messe ist vor dem Nachfassen. Wir zeigen dir, wie dein CRM dich optimal unterstützt.

Wie setze ich einen Lead Workflow im CRM auf?

Die Pipeline von CentralStationCRM organisiert Lead-Daten in Personen, Firmen und Chancen. Die Chancen sind das, was Personen und Firmen zusammenhält und als “Kachel” in der Kanban-Struktur erscheint.

Für deinen Lead-Workflow musst du dir also überlegen:

• wie die Phasen deines Lead Prozesses aussehen sollen
• ob du deine Chancen nach Personen oder anderen Faktoren benennen möchtest
• ob du die optionalen Werte für Wahrscheinlichkeit, Chancenwert und Datum brauchst
• an welcher Stelle deine Messenotizen landen sollen

Beispiel: Sagen wir mal, du und dein Team haben einen kleinen Messestand. Es läuft ganz gut, du sprichst mit einigen Interessenten, deren Kontaktdaten über dein Handy oder dein Laptop im CRM landen.

Dann hätte deine Pipeline wahrscheinlich folgende Phasen:

• offen (für unsortierte Leads)
• qualifiziert (nach kurzer Recherche)
• Wiedervorlage
• nicht kontaktieren
• Gespräch vereinbart

So hast du eine Grundlage geschaffen, die dir auch noch in zwei Wochen zeigt, wie weit du mit dem Nurturing des einzelnen Messeleads bist. Der erste Kontakt in der Nachbearbeitung findet statt, wenn deine Chance sich in der Phase "qualifiziert" befindet.  Danach wandert die Karte wahrscheinlich in "Wiedervorlage" und du bleibst so lange dran, bis der Lead entweder ein Gespräch vereinbart hat (ein anderes Ziel erreicht hat), oder nichts mehr von dir wissen möchte.

Der Vorteil an einer so einfachen Pipeline ist, dass du auf unnötigen Administrationsaufwand verzichtest. Das CRM hilft, ohne zu nerven – und lenkt dich nicht mit unnötigen Features von deiner eigentlichen Aufgabe ab.

Was fehlt noch zum Messe-Experten?

Du hast unseren Workflow zur Messeplanung gelesen, aber würdest gerne tiefer in die Materie einsteigen? Am besten siehst du dir unser Webinar mit Messedoktor Rainer Bachmann an.

Eine Stunde vollgepackt mit Informationen, 5-R-Methode und Rückfragen, am 20. Mai live und danach als Aufzeichnung auf unserer Seite.

Damit dein Messeauftritt das wichtige Bisschen erfolgreicher wird!