Neue Kunden gewinnen mit CentralStationCRM

Im Lead Management verheddern sich gerade kleine Unternehmen oft in zu komplizierten, zu aufgeblähten Prozessen. Für unser Anwendungsbeispiel wählen wir daher einen schlanken, einfachen Prozess:

• Firmen und Ansprechpartner im CRM anlegen
• Verbindungen einstellen
• detailliertere Lead-Recherche (manuell oder automatisiert)

Deine recherchierte Leadliste muss ins CRM importiert werden, ohne dass etwas verloren geht. Bei CentralStationCRM funktioniert das auf mehrere Arten:

• Leads manuell eingeben
• Leads über einen Excel Import als Liste importieren
• Leads über einen vCard Import ins CRM bringen

Beim Anlegen von Firmen und Personen in CentralStationCRM lohnt die Überlegung, welche Daten bei den Personen und welche bei den Firmen besser aufgehoben sind.

Simons Tipp: "Ein häufiges Thema unserer Kunden ist die Adressenvergabe nach dem Import. Oft stellen die Leute fest, dass Personen mehrere Adressen zugeordnet wurden. Um das zu verhindern, gehen wir wie folgt vor:

• der Firma gibt man immer die Adresse mit dem Label "Zentrale"
• der Person gibt man nur dann eine separate "Büro"-Adresse, wenn sie eine eigene Adresse besitzt. Die Zentraladresse wird von der zugehörigen Firma im CRM übernommen.
• Wenn die Person also sowieso am Hauptstandort arbeitet, braucht sie beim Import keine eigene Adresse."

Bevor du deine Leads im nächsten Schritt qualifizieren kannst, steht jetzt eine Lead-Recherche an. Schließlich kennst zu diesem Zeitpunkt meist nur Name, Firma, Positionsbezeichnung und E-Mail-Adresse. Sobald deine Personen im CRM eingetragen sind, gilt es also, mehr über sie herauszufinden.

Jan's Tipp: Ich erinnere nochmal daran, dass Notizen im Verlauf von CentralStationCRM immer auf die Firma vererbt werden. Wenn du also Notizen bei der Person anlegst, werden dieselben Notizen auch im Verlauf der Firma zu sehen sein. Das bedeutet für die Lead-Recherche, dass Notizen immer bei der Person angelegt werden sollten.

Im Gegensatz zur Recherche bei der Lead Generierung (falls du eine gemacht hast) bist du jetzt schon ein großes Stück weiter, was deine Informationslage angeht. Du weißt immerhin schon, welche Website und welches Unternehmen zu deinem Lead gehören und kannst alle verfügbaren Online-Quellen nach Informationen durchsuchen

Mit jeder Recherche erfährst du mehr über deinen Lead:

• Welche Verbindungen hat der Kontakt zu anderen Mitarbeitern des Unternehmens?
• Welche Position bekleidet er?
• Was waren seine vorherigen Positionen, in welchen Unternehmen?
• Wie sieht es mit seiner Karriere im jetzigen Unternehmen aus? Findest du etwa Pressemitteilungen zu Beförderungen oder Teamwechseln?
• Was ist sonst noch im Netz über den Lead zu finden? Hat er ein LinkedIn-Profil, wie aktiv ist es? Postet er vielleicht sogar Inhalte auf einem Blog oder einer eigenen Website (oder bei einem Portal wie Substack), die weitere Rückschlüsse auf seine Interessen zulassen?

So füllt sich Stück für Stück die Detailseite deiner Person in CentralStationCRM. Langsam aber sicher formt sich ein Bild, das dir bei den ersten "richtigen" Gesprächen mit deinem Lead helfen wird.

Wir zeigen dir hier eine einfache Automatisierung mit CentralStationCRM, n8n und Mistral.

1. Lege einen CentralStationCRM Webhook an, der immer dann feuert, wenn eine neue Firma in dein CRM aufgenommen wird.
2. Bei n8n reagierst du auf diesen Webhook und schickst einen vorher geprompteten KI-Agenten los, der die frei verfügbaren Informationen zum Unternehmen sucht, zusammenschreibt und aufbereitet.
3. Diese Informationen werden dann wieder ans CRM zurückgeschickt und finden sich in deinem Verlauf. Sehr praktisch, spart Stunden mühseligen Suchens!
4. Schau dir bei Interesse das Video zu diesem n8n-Beispiel an. Weitere Informationen und Templates findest du in unserem n8n-Projekt.

Mit einer CRM Pipeline strukturierst du deinen Leadprozess in Phasen und kannst dann kontinuierlich auf die Conversion Rate jeder Phase hin optimieren. Eine Pipeline hilft dir dabei, auch bei vielen Leads die Übersicht zu behalten.

Welche Phasen du konkret einrichten solltest, hängt stark von der Branche ab, in der du neue Kunden gewinnen möchtest.

CentralStationCRM bietet dir Vorlagen für die gängigsten Anwendungsfälle und ihre Phasen.

• B2B Vertrieb: Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen und Verloren
• Agentur-Vertrieb: Anfrage, Erstgespräch, Konzept / Pitch, Warten auf Feedback, Gewonnen und Verloren.
• Immobilienverkauf: Interessent, Besichtigung, Prüfung, Zusage, Notar und Absage.
• Recruiting: Screening, Interview, Recall, Zusage, Vertragsabschluss und Absage
• Projekte: Backlog, In Planung, In Umsetzung, Abnahme und Abgeschlossen

Du findest sie in den Accounteinstellungen im Pipeline-Bereich, wenn du auf "Vorlagen anzeigen" klickst.

Die folgenden Conversion-Rates lassen sich mit Quellen belegen.

• Lead → Qualifizierung: 13-40%.
  Quelle: Branchen-Benchmarks, u.a. Forrester B2B Revenue Waterfall.
• Opportunity → Close: 20-21%. 
  Quelle: HubSpot (Sales-Benchmark-Report, Close-Rate-Daten 2024); Salesforce State of Sales 2024.
• Win-Rate: 20-30%.
  Quelle: Gartner; Salesforce State of Sales 2024.

Diese Zahlen solltest du nur als groben Richtwert nutzen. Die meisten Quellen sind entweder nicht kostenlos zugänglich (Forrester, Gartner), oder es handelt sich um Selbstreporting (HubSpot, Salesforce). Die Bandbreiten variieren außerdem stark je nach Funnel-Definition und Branche, weshalb wir sie bewusst als Spannen angeben. Trotzdem sind sie als erste Gedankenstütze hilfreich, wenn man selbst noch gar nicht weiß, wo man steht und wo die Reise hingehen soll.

Quellen:

• HubSpot: How Close Rates are Shifting in 2024
• Gartner: Increase Close Rate
• Forrester B2B Revenue Waterfall – marqeu Erklärung
• Salesforce State of Sales – Kontext via Hyperbound

CentralStationCRM bietet dir die Möglichkeit, Ziele einzustellen und deinen Erfolg zu tracken. So kannst du sehr leicht messen, wie weit deine tatsächlichen Zahlen von den Benchmarks entfernt liegen.

Die Ziele lassen sich Personen, Firmen oder Chancen zuordnen. Damit kannst du beispielsweise tracken:

• wie viele Cold-Calls du in einem klassischen Vertriebsprozess absolviert hast
• wie viel positives und wie viel negatives Feedback du als Agentur auf deine Pitches erhalten hast
• wie oft dir im Closing Leads durch die Lappen gehen, obwohl alles eingetütet sein müsste

Durch diese Übersicht siehst du schneller, an welchen Stellen in deinem Prozess du noch nachschärfen musst.

Du hast zu diesem Zeitpunkt:

• deine Leads ins CRM importiert
• deine Pipeline im CRM angelegt

Nun müssen die bestehenden Personen (die im besten Fall ein Tag namens "Lead_Eingang" o.ä. haben) mit den Chancen der Pipeline verknüpft werden.

Dazu kannst du entweder pro Person eine Chance anlegen oder mehrere Personen auf eine Chance verknüpfen. CentralStationCRM lässt dich hier flexibel auswählen, sodass eine möglichst große Anzahl von Vertriebsprozessen abgebildet werden kann.

Die einzelnen Chancen lassen sich bequem über ein Overlay bearbeiten. Schließt du das Overlay, ist die Pipeline aktualisiert. So kannst du deine Leads direkt aus dem Bearbeitungsprozess  verknüpfen und eventuell fehlende Informationen leicht hinzufügen.

Die Einstellung Wahrscheinlichkeit auf deinen Chancen in CentralStationCRM gibt an, wie sehr du bei der jeweiligen Chance an einen erfolgreichen Abschluss glaubst. Auch wenn der Wert nicht mehr als eine grobe Einschätzung ist, kann er dir dabei helfen, laufende Prozesse zu priorisieren.

Sei ruhig ehrlich zu dir selbst: Dir ist nicht damit geholfen, einen zu optimistischen Forecast zu machen und dann am Ende mit leeren Händen dazustehen.

In der Leadqualifizierung bewertest du deine Leads nach einem Scoring-System und taggst sie im Anschluss der Priorisierung entsprechend im CRM. So weißt du, welche Leads sich lohnen und bei welchen du erst noch Inhalte liefern und Überzeugungsarbeit leisten musst.

• Kein Budget vorhanden und keine realistische Aussicht auf Freigabe
• Kein Entscheider erreichbar und Kontakt blockiert aktiv den Zugang
• Kein konkretes Problem
• Kein Zeitplan absehbar (>12 Monate oder "irgendwann")
• Problem nachweislich nicht lösbar (kein Fit)

Erfüllt dein Lead eins dieser Kriterien, solltest du nochmal genau nachdenken, ob er wirklich priorisiert werden sollte.

Beim Erfüllen von zwei dieser Kriterien ist es egal, wie der Lead sonst noch im Scoring abschneidet. Dieser Lead ist ziemlich sicher einer, der nicht priorisiert werden sollte.

Beim Lead Nurturing wird der potenzielle Kunde mit Informationen zum Produkt "angefüttert" (to nurture für "pflegen / nähren"). Dabei geht es darum, dem Ansprechpartner zu zeigen, dass man seine Herausforderungen versteht und auch tatsächlich eine Lösung parat hat.

CentralStationCRM unterstützt dich beim Lead Nurturing durch die Erstellung von Exporten für deine Newsletter-Tools. Außerdem wirst du spätestens jetzt merken, wie wertvoll die bisher im Verlauf von Chancen, Personen und Firmen gesammelten Informationen werden.

Ein paar Beispiele für den Wert von CRM-Informationen für das Lead Nurturing:

• Du kennst die Kaufhistorie des Leads. Zeige ihm passende Folgeangebote.
• Du weißt aus persönlichen Gesprächen, was ihn interessiert. Schick ihm relevante Inhalte zu seinen Interessensgebieten.
• Du weißt, welchen Kanal dein Lead bevorzugt. Ein simpler, aber effektiver Trick, um die Antwortquote zu erhöhen.
• Die Branche des Leads wird die Auswahl der Studien, die du ihm schicken kannst, maßgeblich beeinflussen.
• Die Größe des Unternehmens, in dem dein Ansprechpartner arbeitet, sollte den Umfang deines Angebots beeinflussen.
• Das Wissen um Geburtstage, Jubiläen oder Meilensteine der Firma schafft die Möglichkeit zum persönlichen Kontakt.

"Gerade KMU konzentrieren sich zu sehr auf die Gewinnung neuer Leads, vergessen dabei aber, dass die Kontakte ohne Nurturing selten zu neuen Kunden werden" – das schreibt Tim in unserem Guide zum Lead Management.

Für die Erstellung von Lead-Listen aus deiner Pipeline wechselst du in CentralStationCRM zunächst auf die Listen-Ansicht.

Hier kannst du eine Mehrfachauswahl treffen, die du am besten nach den zuvor angelegten Tags filterst. Hast du alle für die aktuelle Nurturing-Phase benötigten Chancen ausgewählt, kannst du sie bequem exportieren und im Newsletter-Tool deiner Wahl für den weiteren Versand vorbereiten.

Achte dabei darauf, dass der gewünschte Ansprechpartner erster Kontakt der Chance ist. Dieser Ansprechpartner wird dann mit Namen und E-Mail-Adresse in deine Liste exportiert. Dann importierst du deine Lead-Liste in ein Newsletter-Tool deiner Wahl, um mit dem Nurturing zu beginnen.

Lead Closing ist oft kein simpler "Abschluss" mehr, sondern aufgrund verlängerter Entscheidungswege und wachsender Herausforderungen für den Vertrieb eher als Kreislauf zu verstehen.

Alles, was du bis zu diesem Punkt gemacht hast – das Lead Management, die Leadqualifizierung, das Lead Nurturing – hatte vor allem einen Sinn: Du willst das eigentliche Closing optimal vorbereiten.

Es geht darum, herauszufinden:

• wie die Organisationsstruktur deiner Zielfirma aussieht
• wie groß das Interesse der Leads am Produkt ist
• welche Herausforderungen dein Lead konkret hat und wie sie zu deinem Produkt passen
• wann der optimale Zeitpunkt ist, mit einem Angebot zur Problemlösung aufzuwarten

Wie du siehst, musst du einiges an Energie investieren und "dranbleiben", damit du am Ende deinen Lead in die Phase "Gewonnen" verschieben kannst.

Die Aufgabenfunktion in CentralStationCRM lässt sich direkt aus deiner Pipeline heraus bedienen. Die Aufgaben erstellst du direkt auf der Chance und vergibst dabei ein Label sowie optional Datum und Uhrzeit. Das CRM erinnert dich an deine Aufgaben und du kannst dir alle anstehenden Aufgaben über den Reiter "Aufgaben" als filterbare Liste anzeigen lassen.

Hier kannst du nach Zieldatum filtern, um nur die dringendsten To-Dos angezeigt zu bekommen. Außerdem kannst du dir auch die Aufgaben deiner Kollegen anzeigen lassen. So sind Urlaubsvertretung und spontanes Einspringen kein Problem mehr.

Zum Hilfeartikel: Aufgaben in CentralStationCRM
Zum Hilfeartikel: Aufgaben vom CRM in den eigenen Kalender einbinden