„Die E-Mail-Ablage ist wirklich gut gelöst“
Die E-Learning-Plattform KnowOn hilft Quereinsteigern und Auszubildenden im Fachbereich Augenheilkunde dabei, das für den Praxisalltag benötigte Wissen zu lernen.
CentralStationCRM unterstützt dabei bei der Akquise, dem Vertragsmanagement und in Verbindung mit Lexware Office auch bei der Rechnungsstellung.
KnowOn – Weiterbildung für ArzthelferInnen
Wie ist die Anatomie des Auges beschaffen? Welche Symptome zeigen Augen im Erkrankungsfall? Welche Details deuten auf einen Notfall hin? Alle diese Informationen müssen medizinische Fachangestellte parat haben, wenn sie ihre Tätigkeit in einer Arztpraxis beginnen.
Leider stehen viele Arztpraxen vor demselben Problem: „Es geht einfach sehr viel Wissen verloren, weil für eine richtige Lehre die Zeit fehlt“, erklärt Nadine Dyck. Die Gründerin und Geschäftsführerin von KnowOn hat in ihrer Zeit als Arzthelferin diesen Mangel an Zeit und Information selbst erleben müssen. „Mir war klar, dass es ein Angebot braucht, um das aufzufangen.“
Bemerkt, gehandelt: Im November 2021 gründet Nadine ihr eigenes Unternehmen. Seitdem steht die Weiterbildung von Auszubildenden und Quereinsteigenden in der Augenheilkunde auf dem Programm.
Die Ausgangslage
„Meine Kundenbasis ist mit den Jahren so stark gewachsen, dass ich den Überblick verloren habe“, erinnert sich Nadine. „Da hatte ich natürlich ein ‘gutes’ Problem – aber ohne CRM wusste ich nicht mehr, welcher Vertrag an welcher Stelle gespeichert war.“
„Ich habe dann zuerst ein anderes CRM getestet. Leider funktionierten die Dinge dort aber nicht so reibungslos, wie ich das bei dem hohen Preis erwartet hätte. Bei CentralStationCRM hingegen hat mich die transparente und faire Preisstruktur von Anfang an überzeugt.“
Die Herausforderungen
KnowOn benötigt CRM-Unterstützung in drei Kernbereichen: die Akquise von neuen Arztpraxen, die Nachverfolgung von Verträgen bestehender Kunden, sowie das Erstellen neuer Angebote und Rechnungen in Kombination mit der Buchhaltungssoftware Lexware Office.
Dabei müssen folgende Herausforderungen bewältigt werden:
- Einige Arztpraxen besitzen mehrere Standorte. Die dort ansässigen Mitarbeitenden müssen sowohl für die Akquise als auch für die Vertragslage genau zugeordnet werden – gleiche Firma, unterschiedlicher Standort.
- Laufende Verträge müssen inklusive Enddatum abgebildet werden. Neben den Verbindungen zur jeweiligen Praxis ist es wichtig, Inhalte und Besonderheiten der Verträge nachhalten zu können.
Der Lösungsansatz
CentralStationCRM, das einfache CRM für kleine Teams, besticht durch transparente Preisgestaltung und schnelle Einrichtung.
Insbesondere lassen sich hier die für KnowOn wichtigen Verträge reibungslos abbilden: Dies wird über das “Projekte”-Modul gelöst. Das Tracking der verschiedenen Standorte der Arztpraxen wird über eigene Felder sowie die Vergabe von Tags erreicht.
CentralStationCRM speichert seine Daten auf Servern in Deutschland und ist voll DSGVO-konform. Der kostenlose Tarif beinhaltet bereits den vollen Funktionsumfang, sodass sich ohne Kostendruck experimentieren lässt.
Die Integration des beliebten Buchhaltungssystems Lexware Office ist ein weiteres Plus für KnowOn, da Rechnungen und Angebote über dieses System abgewickelt werden müssen.
Ergebnisse und Nutzen - Wie läuft es?
„Die Projektfunktion nutze ich eigentlich täglich“, erzählt Nadine, „damit werden bei uns die laufenden Verträge abgebildet. Ich habe mir da eigene Felder eingerichtet und kann schnell sehen, welche Personen in welchem Vertrag drin sind. Außerdem habe ich die Verträge getaggt, sodass ich sehr schnell eine Übersicht habe, wie viele Verträge welcher Sorte gerade aktiv sind.“
Auf diese Weise lässt sich sehr gut tracken, welches Produkt wie oft verkauft wurde. Gleichzeitig können Informationen und Aufgaben zu Vertragsbesonderheiten in den jeweiligen Projekten nachgehalten werden. Bei einer Kündigung wird der Vertrag aufgerufen: Falls nachgefasst werden soll, wird direkt eine Aufgabe an die MitarbeiterInnen versendet.
Nutzung von Lexware Office mit CentralStationCRM
Im Akquiseprozess wird der Kontakt erst von KnowOn kontaktiert und dabei in CentralStationCRM abgelegt. Sobald es zu einem Angebot kommt, wird der Kontakt über die Lexware-Integration in Lexware Office erzeugt, wo auch die passende Kundennummer entsteht.
Die Mail, mit der das Angebot versendet wird, wird über die E-Mail-lntegration von CentralStationCRM wieder zurück ins CRM gespiegelt. Auch die bei Lexware eingebuchten Serienrechnungen werden über Mail verschickt und zum Schluss wieder im CRM abgelegt.
Der Prozess nutzt also drei Tools – Lexware Office, E-Mail Client und CentralStationCRM – um Akquise und Abrechnung zu bündeln.
Angebote, Abrechnungen, laufende Verträge, Notizen zu Besonderheiten, sowie die gesamte E-Mail-Kommunikation werden zentral im CRM gespeichert und lassen sich leicht wiederfinden.
E-Mail-Ablage und Support
„Insgesamt ist die E-Mail-Ablage wirklich gut gelöst“, erzählt Nadine. „Wenn ich etwa über meine E-Learning-Plattform Nachrichten an unsere Lernenden schreibe, gibt es da auch eine BCC Funktion. Das bedeutet, ich kann auch diese Kommunikation sehr schön ins CRM integrieren.“
„Gut finde ich außerdem, dass es sich bei CentralStationCRM um ein deutsches Unternehmen handelt. Mir ist es wichtig, dass ich da auch mal anrufen kann – und mit dem Support klappt das ja auch hervorragend.“
Zentrale für alle wichtigen Kundendaten
KnowOn nutzt CentralStationCRM als Zentrale für alle wichtigen Kundendaten. Die Integration von Lexware Office erweitert die Nutzung sinnvoll um (Serien)rechnungen. Die Anbindung eines Newsletters über unsere Zapier-Integration ist zukünftig geplant.
Wir freuen uns, Teil dieser Erfolgsstory sein zu dürfen und wünschen Nadine Dyck und dem KnowOn-Team weiterhin viel Erfolg!