“Jetzt ist wirklich alles an einem Platz”

Warum müssen Frauen und Kinder eigentlich zuerst ins Rettungsboot? Was bedeutet Geschlecht für diejenigen, die sich nicht eindeutig „Mann“ oder „Frau“ zuordnen können? Wie können pädagogische Lehrkräfte in Deutschland ihr Denken schulen, um Vorurteile gegenüber von Diskriminierung – wie z.B. Rassismus oder Queerfeindlichkeit - betroffenen Jugendlichen zu erkennen und ihnen richtig zu begegnen?

Mit diesen und ähnlichen Fragen beschäftigt sich die FUMA Fachstelle Gender & Diversität NRW seit mittlerweile 20 Jahren. Susanne Löhndorf ist als kaufmännische Leitung und Mitglied des Leitungsteams mit den Herausforderungen für Kinder und Jugendliche im gegenwärtigen politischen Klima vertraut. „Es ist schwieriger geworden“, sagt sie - aber auch, wieviel Spaß ihr die Arbeit immer noch macht.

„Bei der FUMA sind sehr viele Anfragen zu bewältigen“, wie Susanne erklärt. „Entweder geht es um Informationen zu einem bestimmten Thema oder wir sollen eine Fortbildung machen.“ Bis ins Jahr 2020 werden diese Anfragen noch recht einfach abgelegt: einfach mit einer Nummer versehen und lokal gespeichert.

Das funktioniert zu Anfang noch ganz gut - mit gewachsenen Renommee des gemeinnützigen Vereins werden die Anfragen allerdings immer zahlreicher. „Da war den KollegInnen klar, dass ein CRM her muss“, erinnert sich Susanne. „Wir sind also auf die Suche gegangen und haben erstmal eine ganze Reihe von Systemen ausprobiert.“

Die erste Anforderung an das neue CRM ist die Benutzerfreundlichkeit. Im sozialen Bereich hat niemand die Zeit, stundenlang ein neues Programm zu lernen. “In erster Linie war uns wichtig, dass das CRM relativ einfach ist und man sich relativ schnell einarbeiten kann”, so die Betriebswirtin.

Darüber hinaus müssen in erster Linie die Anfragen abgebildet und mit den jeweiligen Trägern oder Personen verknüpft werden. Auch muss die Kommunikation mit den Anfragenden vor und nach den Fortbildungen dokumentiert werden.

Die Kontakte müssen schließlich aus Datenschutzgründen nach einer gewissen Zeit wieder gelöscht werden.

Zunächst werden mehrere große CRM Systeme getestet. Es wird schnell klar, dass dort Einrichtungsaufwand und Nutzen in keinem Bezug zueinanderstehen. Es gibt zu viele Features, die nicht gebraucht werden und man müsste Workshops abhalten, um die Systeme überhaupt zu verstehen.

FUMA gelangt über eine Suchmaschinen-Recherche zu CentralStationCRM. „Uns hat sehr gut gefallen, dass ihr ein kostenloses Paket mit allen Funktionen anbietet. Das hat sich sehr gut zum Testen geeignet. Auch sonst hat die Software sehr, sehr gut zu unseren Anforderungen gepasst.“ Die angebotenen Webinare oder Aufzeichnungen als Youtube-Videos waren ebenfalls sehr hilfreich.

Das liegt vor allem am einfachen Aufbau von CentralStationCRM. Das System ist in kurzer Zeit eingerichtet. Die Funktionen sind klar und einfach gehalten - genau das, was man als kleines Team braucht. Der kostenlose Tarif beinhaltet den vollen Funktionsumfang. Dank Servern in Deutschland ist die neue CRM Software voll DSGVO-konform.

Die ursprünglichen Herausforderungen wurden durch den Einsatz von CentralStationCRM erfolgreich gelöst. Das Zusammendenken von Kontakten und Anfragen funktioniert - genauso wie die Nachverfolgung und Löschung von älteren Kontakten aus Datenschutzgründen.

Darüber hinaus hilft CentralStationCRM in Bereichen, die im ursprünglichen Anforderungsprofil gar nicht vorgesehen waren. „Das Verteilen von Aufgaben und das Delegieren von Aufgaben im Team hat sich als sehr nützlich dargestellt“, erklärt Susanne.

Besonders hilfreich erweist sich CentralStationCRM im Vertretungsfall: „Vorher mussten wir immer gucken, wo alles abgelegt war und ob der vertretene Mitarbeiter Zugriff auf die Daten hatte. Jetzt ist wirklich alles an einem Platz und die vertretenden KollegInnen können über die E-Mail-Ablage ganz einfach ihre Korrespondenz dazu speichern. Das macht es im Krankheitsfall sehr einfach, auf Anrufe oder Nachfragen zu reagieren.“

Wir freuen uns, mit unserem Programm Teil eines so wichtigen und mutigen Projekts wie der FUMA Fachstelle Gender & Diversität NRW sein zu können! Wir wünschen Susanne Löhndorf und dem Team weiterhin alles Gute und viel Erfolg!