Auf Zencover hat Christoph Magnussen darüber geschrieben, wie man die E-Mail Flut oder “Friendly Spam” im eigenen Unternehmen reduzieren kann. Das Thema ist spannend, denn viele Firmen und Kollegen teilen das Übel.
Was können Sie also tun, um die Anzahl der E-Mails in Ihrem Postfach zu reduzieren ohne dabei auf für Sie relevante Informationen verzichten zu müssen? Wir haben einige Tipps gesammelt, erheben aber natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Sind wirklich alle Verteiler die Sie eingerichtet haben notwendig? Der schlimmste ist der große, mitarbeiter@ Verteiler. Am besten Sie führen ein, dass die Nutzung dieses Verteilers 1€ in die Kaffeekasse kostet. Dann kommt die klassische “Küche bitte aufräumen” oder “Geschirr wegstellen” E-Mail sicherlich seltener.
Bei dem Abarbeiten von E-Mails passiert es wie von Geisterhand, dass wir eine “Danke” oder “bis später” Antwort verschicken. Wenn sich jeder in Ihrem Unternehmen diese Art von E-Mails spart, haben Sie schon viel gewonnen. Am besten Sie machen den Anfang.
Mit der Überprüfung Ihrer E-Mail Verteiler sind Sie einen ersten Schritt gegangen, doch es geht noch weiter. Mit CC Empfängern in E-Mails ist es wie bei der Einberufung von Meetings. Bevor jemand geknickt ist, holt man lieber alle möglichen und damit auch nur zum Teil beteiligten Personen ins Boot. Bei Meetings führt das zum einen zu verschwendeter Arbeitszeit, weil zu viele Personen dabei sind, die ihrer Arbeit nachgehen könnten. Zum anderen werden die Besprechungen dadurch nicht produktiver. Zu viele Köche verderben den Brei.
Das Gleiche gilt für E-Mails mit unzähligen CC Empfängern. Die meisten werden zurück schreiben und die Antwort natürlich über den gesamten Verteiler schicken. Am Ende haben Sie eine Flut aus E-Mails die in allen Postfächern liegt und erst einmal sortieren werden muss.
Wir versuchen so viel wie möglich von der E-Mail Kommunikation in unser CRM System zu verlagern. Viele nicht zeitkritische Informationen erfährt man so bei dem nächsten Blick in das CRM, man wird allerdings nicht bei seiner aktuellen Tätigkeit unterbrochen, weil das Mail Programm blinkt.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie die Kommunikation mit dem Einsatz solcher Tools bündeln und gleichzeitig archivieren. Anstatt E-Mails hin- und her zu schreiben können Ihre Kollegen Kommentare hinterlassen und Sie finden alles zu diesem Fall an einer Stelle und müssen nicht noch zwischen anderen E-Mails suchen.
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