Ganz gleich, ob Sie Ihre bestehenden Kontakte bislang mit einer CRM-Software, Microsoft Outlook oder in Excel bearbeitet haben - bei einem Dateiexport sammeln Sie meistens alle Kontakte in einer Excel Datei. Eine Zeile entspricht einer Person und je Spalte findet sich eine spezielle Information (z.B. der Nachname).
Bevor Sie Ihre Daten in die CRM Software einspielen, sollten Sie die Excel Datei auf einige Punkte hin überprüfen. Die Arbeit, die Sie vor dem Import in die Qualität Ihrer Daten investieren, zahlt sich später doppelt aus. Gerade wenn Sie Kontaktdaten aus mehreren Outlook Konten sowie verschiedenen Excel Listen zusammenfassen ist die Wahrscheinlichkeit auf Dubletten und fehlerhafte Datensätze erfahrungsgemäß sehr hoch.
Vollständigkeit
Verfügt jede Zeile oder jeder Kontakt zu mindestens über einen Nachnamen? Sind alle Informationen die Sie bislang angesammelt haben enthalten oder vermissen Sie etwas? Häufig haben Sie bereits Kategorien zu einzelnen Personen vergeben. Diese können Sie meist problemlos mit importieren.
Anordnung
Kontrollieren Sie zunächst, ob in den einzelnen Spalten Ihrer Datei auch die richtigen Informationen vorhanden sind. Stehen in der Spalte der Telefonnummern wirklich nur Telefonnummern oder ist vielleicht auch ein anderer Eintrag in der Spalte verrutscht?
Eindeutigkeit / Dubletten
Bevor Sie eine Datei mit einer großen Menge an Kontakten importieren sollten Sie grob überprüfen, ob es Personen mehrfach gibt. Bei einzelnen Fällen können Sie dieses auch später im CRM System einfach beheben, handelt es sich allerdings zu großen Teilen um Dubletten, so sollten Sie dieses vor dem Import beheben. In den meisten Excel Versionen ist es ohne tiefgehende Kenntnisse möglich nach Dubletten zu suchen und die Liste von Dubletten zu bereinigen. Eine gute Anleitung für Microsoft Excel finden Sie hier.
Für einen kurzen Überblick reicht es allerdings meistens auch aus, die Zeilen nach der Spalte mit dem Nachnamen zu sortieren und so wenigstens für ein wenig mehr Ordnung zu sorgen. Über den “Daten” Reiter in Ihrem Excel können Sie die Funktion zum Sortieren anwählen. Bei dem “Benutzerdefinierten Sortieren” können Sie die Spalte angeben, welche die Nachnamen enthält. So sollten Sie mögliche Dubletten einfach entdecken und entfernen können.
Wenn Sie diese Punkte beachten, geht der anschließende Import innerhalb kürzester Zeit. In CentralStationCRM geschieht das in zwei Schritten.
Laden Sie die Excel Datei mit beliebig vielen Datensätzen in Ihrem Account hoch und überprüfen anschließend die Zuordnung der Felder, die wir bereits vorgenommen haben.
Nachdem Sie den Import Auftrag abgeschickt haben, wird die Datei bearbeitet und importiert. Im Anschluss erhalten Sie eine ausführliche Nachricht, falls einzelne Personen aufgrund fehlender Nachnamen nicht importiert werden konnten. Firmen, die Ihren Personen zugeordnet waren, werden ebenfalls direkt angelegt und enthalten später alle Personen mit dem gleichen Firmennamen.
