Die Einführung oder der Wechsel eines CRM beginnt meistens mit dem Import der bestehenden Daten.
Bevor du deine Daten in die CRM Software einspielst, solltest du die Excel Datei auf einige Punkte hin überprüfen. Die Arbeit, die du vor dem Import in die Qualität deiner Daten investierst, zahlt sich später doppelt aus. Gerade wenn du Kontaktdaten aus mehreren Outlook Konten sowie verschiedenen Excel Listen zusammenfasst, ist die Wahrscheinlichkeit auf Dubletten und fehlerhafte Datensätze erfahrungsgemäß sehr hoch.
1. Vollständigkeit
- Verfügt jede Zeile oder jeder Kontakt über einen Nachnamen?
- Sind alle Informationen die du bislang angesammelt hast enthalten oder vermisst du etwas?
- Häufig hast du bereits Kategorien zu einzelnen Personen vergeben. Diese kannst du meist problemlos mit importieren.
2. Anordnung
Kontrolliere zunächst, ob in den einzelnen Spalten deiner Datei auch die richtigen Informationen vorhanden sind. Stehen in der Spalte der Telefonnummern wirklich nur Telefonnummern oder ist vielleicht auch ein anderer Eintrag in der Spalte verrutscht?
3. Eindeutigkeit / Dubletten
Bevor du eine Datei mit einer großen Menge an Kontakten importierst solltest du grob überprüfen, ob es Personen mehrfach gibt. Bei einzelnen Fällen kannst du dieses auch später im CRM System einfach beheben, handelt es sich allerdings zu großen Teilen um Dubletten, so solltest du dieses vor dem Import beheben.
In den meisten Excel Versionen ist es ohne tiefgehende Kenntnisse möglich nach Dubletten zu suchen und die Liste von Dubletten zu bereinigen. Eine gute Anleitung für Microsoft Excel findest du hier.
Für einen kurzen Überblick reicht es allerdings meistens auch aus, die Zeilen nach der Spalte mit dem Nachnamen zu sortieren und so wenigstens für ein wenig mehr Ordnung zu sorgen. Über den “Daten” Reiter in deinem Excel kannst du die Funktion zum Sortieren anwählen. Bei dem “Benutzerdefinierten Sortieren” kannst du die Spalte angeben, welche die Nachnamen enthält. So solltest du mögliche Dubletten einfach entdecken und entfernen können.
Der Import selbst geht ganz einfach
Wenn du diese Punkte beachtest, geht der anschließende Import innerhalb kürzester Zeit. In CentralStationCRM geschieht das in zwei Schritten:
- lade die Excel Datei mit beliebig vielen Datensätzen in deinem Account hoch
- überprüfe anschließend die Zuordnung der Felder
Nachdem du den Import Auftrag abgeschickt hast, wird die Datei bearbeitet und importiert. Im Anschluss erhältst du eine ausführliche Nachricht, falls einzelne Personen aufgrund fehlender Nachnamen nicht importiert werden konnten. Firmen, die deinen Personen zugeordnet waren, werden ebenfalls direkt angelegt und enthalten später alle Personen mit dem gleichen Firmennamen.
