CRM in der Praxis: Externes Sekretariat zur Büroorganisation

Joana Schulz ist Sekretärin. Allerdings plant sie nicht die Termine und Tagesabläufe von einer einzelnen Person, auch nicht von zwei, sondern von einer Vielzahl an Kunden. Ihr Unternehmen Joana Schulz Büroorganisation übernimmt die Terminkoordination, Reisebuchung, Auftragskoordination und sogar Buchhaltung für ihre Klienten, Einzelunternehmer ohne große Büro Infrastruktur.


Angefangen hat sie mit dem Ordnen und Aufräumen von Büroräumen, wurde dann jedoch immer öfter nach Back Office Diensten gefragt. Mittlerweile betreibt sie einen stationären Büroservice mit drei Mitarbeiterinnen. Zu ihren Kunden gehören größtenteils Speaker und Coaches, aber auch Einzelunternehmer jeder Art.

So funktioniert der Büroservice

Über eine webbasierte Telefonanlage per Voice Over IP werden alle von ihr betreuten Klienten mit Namen und Telefonnummer hinterlegt. Dadurch erkennt Frau Schulz mit einem Blick, welcher Klient angerufen wird, als dessen Assistentin sie sich dann meldet.
Mittlerweile läuft beinahe die gesamte Kommunikation komplett über Joana Schulz, sie verhandelt sogar die Preise für ihre Klienten. Lediglich, wenn Anrufer inhaltliche Fragen haben, werden ihre Klienten mit eingebunden. Trotzdem behalten Schulz’ Klienten zu jeder Zeit die gesamte Übersicht und volle Kontrolle: Durch den CentralStationCRM Account, den sie sich teilen. 

Aufmerksam geworden auf CentralStationCRM ist Frau Schulz selbst durch einen ihrer Klienten. “Als ich das erste Mal damit gearbeitet habe, hab ich sofort gedacht: Das ist so klasse!”, lobt Schulz. Das ist mittlerweile eineinhalb Jahre her, seitdem empfiehlt sie jedem Klienten, ebenfalls mit dem Programm zu arbeiten.

Vorher hatte sie ihre Daten über Excel und Outlook gesteuert, das Ergebnis waren zig Adresslisten mit Nachhakterminen im offline Wiedervorlage-System. Das war handhabbar und auch in Ordnung, niemals ist ihr ein Termin unter den Tisch gefallen. Aber mit der CentralStationCRM Wiedervorlage ist es “sehr viel schöner und um einiges leichter”, so Schulz.

Vier bis fünf CRM-Accounts parallel im Browser

Außerdem hilft CentralStationCRM bei der Transparenz zu ihren Klienten: Mit jedem Klienten teilt sie sich einen eigenen Account. Dort können die Klienten Schulz’ Arbeit überprüfen, kommentieren und Aufgaben vergeben. Die Kommunikation läuft beinahe ausschließlich über CentralStationCRM, E-Mails und Anrufe gibt es kaum noch.

Joana Schulz hat geschätzte 12 E-Mail Adressen, im alltäglichen Tagesgeschäft hat sie vier bis fünf CRM-Accounts teilweise parallel im Browser geöffnet.
Wie sie da den Überblick behält? Sie lacht. Bisher ist es ihr glücklicherweise noch nie passiert, dass sie zwei CRM-Accounts verwechselt und einen Kunden falsch eingetragen hat.
“Dabei hilft auch die E-Mail-Ablage und Suchvervollständigung”, freut sich Schulz. Kommt kein Treffer, ist das wie ein Frühwarnsystem, dass sie im falschen Fenster ist.

“Ich liebe auch das Blindcopy System”, fährt sie fort. Nachdem sie einen Neukunden eingetragen hat, schickt sie ihm sofort eine Bestätigungs-E-Mail im Namen des Klienten und bleibt jederzeit im Bild über die Korrespondenz. Sie bemüht sich, möglichst jeden Kunden zu taggen, um ihn leichter wiederzufinden.

CentralStationCRM hat mit Joana Schulz einen großen Fan. Besonders freut sich die Büroorganisatorin darüber, dass sich auch eine etwas ältere Mitarbeiterin, die “eigentlich ganz zögerlich mit Internet und CRM umgeht”, sehr schnell hineingefunden hat. “CentralStationCRM ist intuitiv, einfach, schnell und selbsterklärend”, so Schulz stolz.
Außerdem freut sie sich über den überdurchschnittlich schnellen und kurzfristigen Support.

Wir freuen uns mit Frau Schulz und ihren Klienten, dass CentralStationCRM so zahlreich eingesetzt und genutzt wird, und wünschen allen Beteiligten weiterhin viel Erfolg.

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