Warum Echtzeit-Benachrichtigungen eine schlechte Idee sind

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Nicht selten hören wir im Support die Frage, warum unsere Benachrichtigungen über neue Notizen, Aufgaben und Co. „erst nach 30 Minuten“ per E-Mail kommen. Der eine oder andere hätte die Benachrichtigungen am liebsten in Echtzeit, sobald das Ereignis geschehen ist. Wir halten davon sehr wenig.

Wenn Sie in Ihrem CRM System zu einem Kunden eine Notiz schreiben, mit dem Ihr Kollege ebenfalls Kontakt hat, erhält der Kollege darüber automatisch eine Benachrichtigung. Gleiches gilt für Aufgaben, die Sie Ihrem Kollegen zuweisen, etwa „aktualisiere doch bitte mal den Neuigkeiten Bereich auf unserer Webseite”. Solche für ihn relevanten Benachrichtigungen sieht er in seinem CentralStationCRM zum einen, wie man das von Facebook und Co. kennt an einem Symbol, die Glocke rechts oben leuchtet gelb, sobald es ungelesene Benachrichtigungen gibt. Und wer es dort nicht sieht, der kann die Benachrichtigungen per E-Mail bekommen.

Volle Konzentration voraus

Dass die Glocke nicht wackelt, blinkt oder einen Ton abgibt, hat denselben Grund, weshalb wir die Benachrichtigungen nicht SOFORT per E-Mail versenden. Uns ist sehr daran gelegen, dass Sie möglichst konzentriert durch Ihren Arbeitstag kommen und einer der größten Störfaktoren sind bekanntlich E-Mails. Sobald Ihr E-Mail-Programm blinkt, eine kleine Zahl am Icon trägt oder es den gängigen Ton spielt, klicken Sie und gucken, was es Neues gibt. Sie müssen sich nicht schämen, das tun wir alle. Wie unwichtig und zeitlich flexibel die Aufgabe auch ist, die E-Mail wird Sie kurz von Ihrer aktuellen Tätigkeit abbringen.

Es gibt Dinge, die will man in Echtzeit wissen - zum Beispiel den Telefonanruf, denn in 5 Minuten klingelt es nicht mehr. Dass Ihr Kollege den gemeinsamen Kunden kontaktiert hat, ist in 99% der Fälle zumindest nicht dringend, dass Sie nicht ein paar Stunden auf die Information warten könnten. Vielleicht denkt man oft man kann es nicht, wenn man sich aber mal etwas Abstand gönnt, stellt man fest, wie zeitlich unkritisch es wirklich ist.

Und jetzt nehmen wir beides zusammen: Die starke Ablenkung durch E-Mails und die niedrige Dringlichkeit der genannten Dinge verbieten es geradezu, dass wir Sie in Echtzeit informieren. Unser Standard für die Benachrichtigungen ist deshalb mittlerweile „next business day“, das heißt wir sammeln die für jeden Nutzer relevanten Benachrichtigungen und präsentieren sie gesammelt zu Beginn des nächsten Arbeitstages. In den allermeisten Fällen ist das a) übersichtlicher, b) fokussierter und c) weniger ablenkend. Das Ergebnis? Etwas mehr Seelenfrieden und Produktivität, jedenfalls streben wir genau danach.

Sie sind CentralStationCRM Nutzer? Dann lesen Sie hier, wie Sie die CRM E-Mail Benachrichtigungen anpassen können. Aber Vorsicht, wir raten stark davon ab die Benachrichtigungen allzu zeitnah anzufordern. Sie verwalten Ihre Kunden noch nicht mit CentralStationCRM? Davon raten wir genauso ab, wie von zu vielen Benachrichtigungen ;-)

PS: Wenn Sie dem Kollegen eine Aufgabe für heute einstellen, dann setzen wir die Einstellung desjenigen übrigens aus und benachrichtigen ihn sofort. Es wäre ja schade, wenn er mit seinen allmorgendlichen Benachrichtigungen keine Chance mehr hätte, die Aufgabe zu erledigen.

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