Viele Kunden nutzen das Firmenlogo oder andere Grafiken in ihrer E-Mail Signatur, so dass diese Grafiken bei jeder eingehenden E-Mail als Anhang abgelegt wurden. Der Dateispeicherplatz schnellt so Innerhalb kürzester Zeit in die Höhe und der Reiter Dateien besteht zum Großteil aus dem eigenen Logo aus der E-Mail Signatur.
Hierfür haben wir jetzt eine einfache, aber effektive Lösung gefunden. Wir haben eine Art schwarze Liste eingeführt, auf die Sie einzelne Dateien oder Teile von Dateinamen schreiben können. Sobald dann eine E-Mail mit einem Anhang von Ihnen an Ihre E-Mail Ablage gesendet wird, überprüfen wir, ob eine der Anhänge auf der schwarzen Liste steht. Wenn das der Fall ist wird die Datei nicht angehangen, sondern verworfen.
Beispiel gefällig? Gerne!
Sie haben eine E-Mail-Signatur mit einem Logo. Die Datei in der Signatur trägt den Namen „Logo-Signatur.jpg“. Wenn Sie den Dateinamen auf Ihrer „Meine Einstellungen“ Seite im unteren Bereich eintragen wird diese Datei ab sofort verworfen, wenn Sie an Ihre E-Mail Ablage gesendet wird.
Sie verschicken regelmäßig E-Mails mit großen Dateien, vielleicht Grafik oder Videodateien. Damit die Dateien Ihren Speicherplatz nicht innerhalb kürzester Zeit auffressen könnten Sie alle Dateien mit den Formaten .tiff oder .mov ebenfalls auf die schwarze Liste schreiben. Geben Sie hierzu „*.tiff,*.mov“ in dem Textfeld ein. Das Sternchen fungiert als Joker - es ist ganz gleich, welcher Text jetzt vor der Dateiendung steht: die Datei wird nicht angehangen.
Der Joker funktioniert auch anders herum, wenn Sie beispielsweise regelmäßig große Unternehmenspräsentationen von sich als E-Mail Anhang versenden. Solange die Datei einheitlich beginnt könnten Sie zum Beispiel „Unternehmenspraesentation*“ in das Textfeld eintragen. Wenn Sie mehrere Filterregeln verwenden möchten können Sie diese einfach durch ein Komma getrennt in das Textfeld schreiben. Wir werden dann jede einzelne Regel beachten, wenn Sie eine Datei an Ihre E-Mail Ablage senden.
Wir hoffen die schwarze Liste hilft Ihnen den CentralStationCRM Account noch aufgeräumter zu halten. Wenn Sie keine Dateien haben, die Sie ausschließen möchten ändert sich für Sie rein garnichts. Sie können wie immer weiter arbeiten.
Weitere Beispiele zur E-Mail Ablage finden Sie in unserer Hilfe. Wir wünschen allen eine gute Woche.
