Der kollaborative und gemeinschaftliche Charakter unserer CRM Software ist uns sehr wichtig - wir wollen gerade im Vertrieb keine “Abschottung” der Kollegen untereinander unterstützen, sondern denken, dass Transparenz im Vertrieb ein enormes Potential für die Motivation aller Mitarbeiter hat. Anstatt nur den eigenen Umsatz im Blick zu haben und diesen zu maximieren, wollen wir auch bei den Angeboten auf die Gemeinschaft setzen. Jeder Mitarbeiter kann alle Angebote und deren Status inklusive dem Geldwert einsehen. Durch die Transparenz und die Dokumentation aller Ereignisse im Angebot ist die Sorge um einen Missbrauch bislang auch unbestätigt geblieben. Im Gegenteil: Unsere Erfahrungen und das Kundenfeedback zeigen, dass die Transparenz zu einem positiveren Klima im Team geführt hat und die Fixierung auf Kennzahlen und die Kunden des einzelnen etwas abgelegt werden konnte.
Diese Transparenz wollen wir also unbedingt beibehalten, denn wir denken sie ist genau der richtige Weg für kleine und mittelständische Unternehmen. Bei aller Transparenz ist es aber wichtig den Fokus zu behalten, um die dringenden und wichtigen Angebote direkt zu sehen. Bei einigen unseren Kunden sind parallel mehrere hundert Angebote offen, die verwaltet und gewonnen werden wollen.
Wir freuen uns einige Details vorzustellen, mit denen Sie zukünftig keine dringende Aufgabe mehr übersehen und besser die Ordnung bei Ihren Angeboten behalten.
Meine beobachteten Angebote
Die Funktion zum beobachten von Personen oder Angeboten zieht sich durch das gesamte CRM System und hilft uns zu erkennen, welche Seiten besonders wichtig für den einzelnen Mitarbeiter sind. Wenn Sie ein Angebot anlegen, dort Notizen verfassen oder ein Kollege Sie informieren lässt, dann beobachten Sie ein Angebot automatisch. So können wir die Zahl aller Angebote bei mehreren Mitarbeitern schon einmal deutlich reduzieren und nur noch die relevanten, beobachteten Angebote anzeigen. In der rechten Spalte der Angebote finden Sie dazu die Option “nur meine beobachteten Angebote” anzeigen zu lassen.
Angebote filtern nach Verantwortlichkeit
Gerade in Firmen, die tagtäglich mit mehreren Kollegen an einzelnen Angeboten arbeiten, kann es neben dem Filter der beobachteten Angebote auch sinnvoll sein, nur die Angebote zu sehen, für die man selber verantwortlich ist. Zu diesem Zweck haben wir bei Angeboten und Projekten nun eine eindeutige Verantwortlichkeit definiert, damit diese nicht mehr über Tags abgebildet werden muss.
Wenn Sie ein Angebot oder Projekt anlegen, können Sie nun einen Verantwortlichen benennen und nach diesem können Sie auf der Übersichtsseite ebenfalls filtern.
Durch die beobachteten und die verantwortlichen Angebote oder Projekte schaffen Sie es die Liste Ihrer Angebote auf das für Sie sinnvolle Maß zu reduzieren. Damit Sie sich jetzt noch besser zurechtfinden helfen wir Ihnen dabei die dringenden Angebote zu erkennen.
Dringende Angebote erkennen
Damit Sie überfällige Angebote schneller erkennen, heben wir das Datum der überfälligen Angebote jetzt rot hervor, wie Sie es von den Aufgaben bereits gewöhnt sind. Hinzu kommt ein neuer Hinweis, der Ihnen etwas über die Aufgabenplanung und damit über die zu erledigende Arbeit aussagt. Sobald Sie überfällige Aufgaben in einem Angebot oder einem Projekt haben, zeigen wir Ihnen dies nun bereits auf der Übersichtsseite an. Angebote mit überfälligen Aufgaben haben einen roten Punkt vor dem aktuellen Status.
Fast noch schlimmer als überfällige Aufgaben in Angeboten ist es, wenn keine Aufgabe definiert wurde. Diese Angebote drohen besonders schnell in Vergessenheit zu geraten, weil niemand daran erinnert wird und es augenscheinlich nichts zu tun gibt. Damit das nicht passiert, heben wir auf der Übersichtsseite auch diese Angebote hervor. Angebote ohne anstehende Aufgabe erkennen Sie an einem kleinen grauen Punkt vor dem Angebot.
Die Änderungen gelten ebenso für den Bereich der Projekte. Auch dort können Sie nach Ihren beobachteten Projekten und den Projekten einzelner Kollegen filtern. Auch dort sehen Sie nun auf der Übersichtsseite, wenn eine Aufgabe überfällig ist oder noch keine Aufgabe definiert ist.
Wir hoffen, das Update hilft Ihnen bei der Arbeit mit Ihren Angeboten.
