Neukonzeption der CRM E-Mail Benachrichtigungen

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Die E-Mail Benachrichtigungen sind ein zentrales Element in CentralStationCRM und werden permanent genutzt. Nun haben wir die Benachrichtigungen einmal grundsätzlich überarbeitet, um den Faktor der Ablenkung durch zu viele Benachrichtigungen besser in den Griff zu bekommen.

Bislang wurden Benachrichtigungen einzeln verschickt, sobald etwas im CRM passiert ist. Sobald ein Kollege eine Notiz zu einer Ihrer Personen geschrieben hat, haben wir unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail verschickt. Gleiches gilt für Aufgaben, die einem zugeteilt wurden. 




Diese sehr einfache Logik funktioniert in Teams mit geringen Überschneidungen, also geringer Kollaboration, noch ganz gut. In Teams mit viel Kollaboration hingegen führt das zu sehr vielen einzelnen E-Mails oder anders gesagt zu einer möglicherweisen häufigen Unterbrechung der Arbeit, weil das E-Mail Postfach ruft. Bei uns kam es also ab und an zu dem Beispiel aus dem Screenshot, wo gleich mehrere Benachrichtigungen hintereinander im Postfach landeten. 

Lösung: Sammlung der Benachrichtigungen und Intelligenz im Versand

Ab sofort sammeln wir alle Benachrichtigungen pro Person und warten zunächst einige Zeit, um ggf. weitere Benachrichtigungen direkt mit senden zu können. Gerade den Fall des Screenshots, dass eine Kollegin am Nachmittag innerhalb einiger Stunden etliche Dinge im CRM erledigt, lösen wir mit unserer neuen Logik sehr elegant. Wir warten ab sofort stets 30 Minuten mit der Benachrichtigung zu einer Notiz oder Aufgabe und sogar noch länger, wenn sich in den letzten Minuten noch weitere Benachrichtigungen angesammelt haben. Spätestens nach einigen Stunden oder wenn sich zu viele Benachrichtigungen angesammelt haben, lösen wir die E-Mail Benachrichtigung schließlich aus. So minimieren wir die Unterbrechungen und sind mit einer maximalen Verzögerung von einigen Stunden noch immer hochaktuell. Über zeitlich dringende Aufgaben - heute oder morgen fällige Aufgaben - wird weiterhin sofort benachrichtigt, um dort keine Verzögerung zu erzeugen. Wir werden mit der Zeit auch noch weitere Faktoren einfließen lassen, um zum Beispiel keine Benachrichtigung kurz nach dem Feierabend, sondern in dem Fall kurz davor zu senden. 

Überarbeitete Darstellung der E-Mail

Der Umbau der Logik führte uns auch zu einer Überarbeitung der einzelnen E-Mails. Diese gruppieren ab sofort nach der Seite, also zum Beispiel nach einer Person oder nach einem Angebot im CRM, und nutzen zur Übersichtlichkeit die aus dem CRM bekannten Farben für eine Notiz oder ein Telefonat. 



Kommentare per E-Mail schreiben

Damit auch weiterhin per E-Mail auf Notizen oder Kommentare geantwortet werden kann, gibt es jetzt pro Eintrag in der Benachrichtigungs-E-Mail einen Link mit dem Sie eine Antwort per E-Mail verfassen können. 





Eine weitere kleine Ergänzung betrifft die Benachrichtigungen bei neuen Kommentaren. Bislang konnte bei Kommentaren zu einer Notiz oder einem Status nicht mehr verändert werden, welcher Kollege eine Benachrichtigung bekommen soll. Ab sofort können Sie bei dem Schreiben eines Kommentares stets Kollegen hinzufügen oder entfernen und so die Benachrichtigungen anpassen. 



Wir hoffen die Überarbeitung der so zentralen Funktion hilft Ihnen ebenso wie uns. Viel Spaß weiterhin mit der Arbeit im CRM. 

von Axel von Leitner über Updates und Benachrichtigungen
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